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POSTE : Agent des achats – P3
Introduction
Le poste est à pourvoir au sein du Service administratif régional du Bureau régional de l’OIT pour l’Afrique (ROAF) à Abidjan. Le bureau régional assume la responsabilité politique et managériale de la promotion des principes et politiques de l’OIT dans la région et fournit des orientations et un soutien stratégiques à tous les pays de la région où l’OIT est présente.
Le/La titulaire du poste a pour mission principale de planifier, d’élaborer et d’exécuter tous les aspects des opérations d’approvisionnement pour des projets de volume/risque moyen à élevé, depuis leur lancement jusqu’à la recommandation d’attribution des marchés pour un groupe restreint de biens ou services techniquement complexes et/ou une variété de biens et services de nature complexe. Il/Elle fournit notamment des conseils techniques en matière d’approvisionnement aux unités demandeuses (clientes) de tous les bureaux de pays de la Région Afrique sur l’ensemble des questions liées aux achats, conformément aux politiques et procédures d’achat de l’Organisation, et fournit un soutien et des orientations à toutes les étapes du cycle d’approvisionnement.
Le/La titulaire relève du/de la Chef(fe) des services administratifs régionaux (CRAS) et reçoit des orientations et conseils techniques du/de la Chef(fe) du Bureau des achats (ACHATS) au siège de l’OIT. Le/La Service des achats relève du/de la Trésorier(ère) et Contrôleur(rice) des finances et fournit des services aux unités du siège de l’OIT, aux bureaux extérieurs et aux programmes et projets financés par des ressources extrabudgétaires. Le/La Service des achats élabore, administre et diffuse les procédures d’achat, y compris les politiques, règles et procédures contractuelles, conformément au Règlement financier et aux Règles de gestion financière de l’OIT. Il/Elle planifie, coordonne et exécute les principaux processus d’achat, acquiert des services, du matériel et des biens, et fournit des services de passation de marchés. Il/Elle fournit également des informations, des conseils et des formations sur les questions d’achat.
Description des fonctions
1. Analyser les plans d’approvisionnement soumis par les unités demandeuses de la région Afrique. Planifier les actions d’approvisionnement associées, en analysant un large éventail de questions d’approvisionnement et en identifiant les pistes d’action possibles. Cela comprend l’identification des domaines dans lesquels les actions d’approvisionnement peuvent être consolidées afin de bénéficier d’économies d’échelle.
2. Participer à des consultations avec le(s) responsable(s) demandeur(s) et fournir des conseils sur les spécifications, les dates de livraison, les fournisseurs potentiels et la stratégie d’approvisionnement optimale.
3. Préparer, superviser la préparation et exécuter les demandes de devis (RFQ), les appels d’offres (ITB) et les demandes de propositions (DP) à l’aide du système eSourcing du BIT. Analyser et évaluer les propositions des fournisseurs au regard des exigences de l’Organisation.
Français 4. Examiner les documents d’appel d’offres relatifs aux programmes de l’OIT financés par des ressources extrabudgétaires et fournir des conseils sur l’intégration de la durabilité environnementale, sociale et économique, y compris les achats sensibles au genre, tout au long des processus d’achat lancés par les unités demandeuses
5. Fournir un soutien technique sur tous les aspects des évaluations des offres liées à l’achat mondial de divers services et produits, en tenant compte des conditions économiques locales et autres.
6. Participer aux négociations avec les représentants principaux des fournisseurs.
7. En consultation avec le superviseur, élaborer et formuler des stratégies de projet d’achat et concevoir des solutions pour résoudre les problèmes/conflits découlant de projets d’achat complexes.
8. Préparer les bons de commande et les soumettre pour approbation dans le système ERP de l’OIT (IRIS). Signer les bons de commande jusqu’à la limite autorisée et, dans les cas où le montant dépasse le pouvoir de signature autorisé, sous la supervision du CRAS, préparer les soumissions au Comité local d’examen des achats et, sous la supervision du Chef des ACHATS, préparer les soumissions au Comité d’examen des achats du Siège pour examen et approbation ultérieure par le fonctionnaire autorisé.
9. Rédiger et superviser la rédaction des contrats types et fournir des conseils techniques aux unités demandeuses et aux entités bénéficiaires de la région Afrique sur les clauses contractuelles, en consultation avec les juristes compétents du service des achats, en cas de divergences. Veiller au respect des accords contractuels, recommander des modifications et des prolongations de contrats, et conseiller les parties concernées sur leurs droits et obligations contractuels.
10. Extraire des données spécifiques, compiler et tenir à jour des statistiques et préparer des rapports analytiques pour la direction concernant les activités d’achat du Bureau.
11. Réaliser des études de marché pour se tenir informé des évolutions importantes du marché, rechercher et analyser des données statistiques et des rapports de marché sur la situation mondiale des matières premières, les schémas de production et la disponibilité des biens et services. Identifier de nouvelles technologies et de nouveaux produits/services, évaluer et proposer des sources d’approvisionnement potentielles au superviseur, et participer à l’intégration des résultats de ces études au programme d’approvisionnement.
12. S’acquitter de toute autre tâche pertinente qui lui sera confiée.
Qualifications requises
Éducation
Un diplôme universitaire supérieur (maîtrise ou équivalent) en administration des affaires, commerce, droit ou autre domaine pertinent. Un diplôme universitaire de premier cycle (licence ou équivalent) dans l’un des domaines susmentionnés ou dans un autre domaine pertinent, avec deux années supplémentaires d’expérience pertinente, en plus de l’expérience indiquée ci-dessous, sera accepté à la place d’un diplôme universitaire supérieur. Des études ou une formation supplémentaires ou une qualification reconnue en matière d’approvisionnement (par exemple, la certification PNUD/CIPS de niveau 3 ou équivalent) sont un atout.
Expérience
Au moins cinq années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans des opérations d’achats à volume élevé, dans les secteurs public ou privé et/ou au sein d’une organisation internationale. Une expérience au sein d’une organisation des Nations Unies serait un atout. Une expérience et une connaissance des plateformes d’approvisionnement électronique seraient également un atout. Une expérience en formation et/ou en communication serait également un atout.
Langues
Excellente maîtrise de l’anglais et/ou du français et connaissance pratique de l’autre langue.
Compétences
Outre les compétences de base du BIT, ce poste requiert :
⦁ Capacité à utiliser des outils d’analyse et des techniques qualitatives et quantitatives.
⦁ Capacité à conceptualiser, planifier, coordonner et mener des travaux de recherche simples et à appliquer les lois, les règlements et les politiques.
⦁ Connaissance des règles et règlements financiers du bureau.
⦁ Connaissance des procédures d’approvisionnement négociées et des lois et règlements pertinents.
⦁ Compétences en informatique et en gestion des données, y compris dans les systèmes informatiques d’approvisionnement (par exemple, un module ERP procure-to-pay), les appels d’offres électroniques, le traitement de texte, les tableurs et les applications Internet.
⦁ Connaissances et compétences suffisantes pour évaluer les offres et recommander des gammes compétitives.
⦁ Compétences en négociation pour façonner et influencer les accords avec les unités demandeuses et les fournisseurs.
⦁ Capacité à aborder des questions plus larges d’approvisionnement en termes d’impact au niveau du programme et de l’institution.
⦁ Expertise dans le traitement des questions contractuelles conformément aux politiques et aux normes ; solides compétences analytiques et bonne connaissance des méthodes quantitatives pour mesurer les systèmes de capacité des fournisseurs.
⦁ Bonne connaissance des sources d’approvisionnement, des tendances du marché, des prix, etc.
⦁ Bon jugement dans l’application de l’expertise technique pour résoudre une gamme de problèmes.
⦁ Capacité à guider et à coordonner le travail des autres.
⦁ Capacité à planifier les tâches, à répondre à des demandes concurrentes et à travailler sous la pression de délais fréquents et serrés.
⦁ Excellentes compétences en communication (orale et écrite), y compris la capacité de communiquer efficacement avec divers publics sur des questions liées aux achats et de préparer une variété de documents écrits, de contrats, de rapports, etc. dans un style clair et concis.
⦁ Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et à démontrer un comportement et des attitudes sensibles au genre et non discriminatoires.
