Le Programme alimentaire mondial est la plus grande organisation humanitaire au monde. Il sauve des vies dans les situations d’urgence et utilise l’aide alimentaire pour construire une voie vers la paix, la stabilité et la prospérité, pour les personnes qui se remettent d’un conflit, de catastrophes et de l’impact du changement climatique.
POSTE 1 : Assistante Logistique (Contractation)
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
1. Gestion des contrats et conformité
- Participer à la rédaction, à la révision et à la gestion des contrats logistiques avec les prestataires de services.
- Appuyer le processus de contractualisation, notamment la préparation des demandes de devis (RfQs), l’organisation des réunions du LCC, et la mise à jour des contrats dans le système (Transporter Agreement).
- Assurer le suivi des contrats (renouvellements, avenants, extensions) pour les services logistiques et de transport.
- Soutenir les paiements clients dans la planification et la gestion des aspects contractuels, y compris l’identification des besoins et l’estimation budgétaire.
- Veiller au respect des politiques du PAM et des réglementations locales, en appliquant les principes d’équité, de transparence et de compétitivité.
2. Engagement du marché et des parties prenantes
- Surveiller le contexte national et régional pour anticiper les facteurs externes influençant la contractualisation.
- Maintenir une connaissance approfondie du cadre réglementaire affectant le secteur logistique.
- Interagir régulièrement avec les autorités portuaires, douanières, ferroviaires, les syndicats professionnels, le secteur privé et les partenaires humanitaires.
- Contribuer à la collecte d’informations sur le marché et à l’évaluation des prestataires logistiques pour appuyer sur la présélection.
3. Suivi des performances et rapports
- Compilateur et présentateur des rapports sur les activités logistiques, les indicateurs de performance et l’état des contrats.
- Participer à l’élaboration de plans d’amélioration des performances des prestataires.
- Mettre à jour la base de données des prestataires et leurs rapports d’évaluation.
- Collecter et analyser les données opérationnelles, contribuer aux rapports (Comité des Risques, SPRs, clôture financière, inventaire physique, etc.) et garantir l’exactitude des informations dans les systèmes corporatifs.
4. Soutien administratif et opérationnel
- Assurer un appui administratif au Responsable Logistique : planification des réunions, gestion des calendriers, organisation des déplacements.
- Veiller à la bonne interprétation des directives normatives par les équipes opérationnelles et solliciter l’avis du siège (RO/FSU) en cas de besoin.
- Répondre aux demandes techniques et de soutien en suivant les procédures standards.
- Contribuer à la préparation, au suivi et à la révision du budget logistique.
- Collaborer avec les parties prenantes internes et externes pour une gestion efficace des opérations.
- Maintenir un système d’archivage structuré pour une récupération rapide des documents.
5. Préparation et planification de la contingence
- Participant à l’Évaluation du Marché Logistique et à l’Évaluation de la Capacité Logistique.
- Appuyer sur les exercices de préparation logistique et de planification de contingence.
COMPÉTENCES REQUISES
- Analyse de marché, contractualisation et exécution opérationnelle.
- Capacité à compiler des données pertinentes pour appuyer sur la prise de décision.
EXPÉRIENCE SOUHAITÉE
- Expérience dans le suivi de la performance des prestataires selon des indicateurs clés.
- Expérience dans la préparation de documents contractuels.
- Expérience dans le soutien technique aux systèmes corporatifs.
QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES MINIMALES
- Diplôme universitaire souhaité dans l’un des domaines suivants : logistique et transport, économie, commerce international, droit commercial, administration des affaires.
LANGUES
- Maîtrise du français (niveau C).
- Maîtrise ou connaissance intermédiaire de l’anglais (niveau C ou B).
CONDITIONS GÉNÉRALES
Poste : Assistant Logistique (Contractation)
Type de contrat : Contrat de service (SC)
Niveau : SC5
Durée : 12 mois
Lieu d’affectation : Douala
Chargé de politique de programme (gestion des partenaires coopérants)
