POSTE 1 : Assistant de bureau
Configuration et rapports organisationnels
Ce poste est basé au sein de l’Équipe d’appui aux projets (Opérations) du Bureau de pays de l’ONUDC pour le Nigéria (CONGA), à Abuja. Cette équipe fournit des services intégrés en matière de finances, d’approvisionnement, de ressources humaines et d’administration générale à toutes les unités et tous les projets. Sous la supervision directe de l’Assistant(e) aux achats (Responsable de la fonction Achats) et sous la direction générale du Responsable des opérations de l’ONUDC CONGA, le/la titulaire du poste sera chargé(e) de l’enregistrement et de la mise à jour précis et ponctuels des coordonnées bancaires dans le système Umoja pour tous les fournisseurs, les consultants individuels et les participants aux réunions. Pour plus d’informations sur l’ONUDC, veuillez consulter le site www.unodc.org.
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, l’assistant(e) administratif(ve) sera responsable des tâches spécifiques suivantes :
Gestion des coordonnées bancaires :
• Traiter les demandes d’enregistrement des coordonnées bancaires des fournisseurs, des prestataires indépendants, des consultants et des participants aux réunions, ainsi que de tous les employés de CONGA, en veillant à l’exhaustivité et à l’exactitude de tous les documents justificatifs.
• Saisir les données relatives aux informations bancaires avec une grande précision, conformément aux procédures financières établies.
• Vérifier l’exactitude des informations bancaires par rapport aux pièces justificatives afin de prévenir les erreurs de traitement des paiements.
• Tenir à jour les dossiers et fichiers bancaires, en veillant à ce que toutes les données soient à jour et correctement classées, sous format électronique et papier selon les besoins.
• Répondre aux demandes de renseignements et aux relances courantes des collègues et partenaires concernant l’état d’avancement des enregistrements bancaires.
Assistance administrative générale :
• Fournir une assistance administrative générale aux équipes Finances et Achats, notamment pour la photocopie, la numérisation, le classement et la distribution de documents.
• Contribuer à la gestion d’un système d’archivage efficace des documents financiers.
• Participer à la collecte et à l’analyse des données, ainsi qu’à la préparation de présentations et de rapports pour le partage d’informations, la réponse aux demandes de renseignements, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision.
• Contribuer à la visualisation et à la mise à jour des supports d’information, tels que les pages Web et les brochures.
• Effectuer toute autre tâche administrative connexe qui pourrait être confiée.
Compétences
• PROFESSIONNALISME : Maîtrise des tâches administratives courantes. Capacité à utiliser le matériel de bureau standard. Fierté du travail accompli et des résultats obtenus ; compétence professionnelle et maîtrise du sujet ; conscience professionnelle et efficacité dans le respect des engagements, des échéances et l’atteinte des objectifs ; motivation par des considérations professionnelles plutôt que personnelles ; persévérance face aux difficultés ; calme en situation de stress.
• TRAVAIL D’ÉQUIPE : Collaboration avec les collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation ; prise en compte des idées et de l’expertise d’autrui ; volonté d’apprendre des autres ; priorité donnée aux objectifs de l’équipe ; respect des décisions finales du groupe, même si elles ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage des succès de l’équipe et assume la responsabilité collective des échecs.
• ORIENTATION CLIENT : Considération de tous les bénéficiaires de services comme des « clients » et volonté de comprendre leur point de vue ; établissement et maintien de partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identification des besoins des clients et proposition de solutions adaptées. Surveille l’évolution de la situation à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients afin de rester informé et d’anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des revers dans les projets ; respecte les délais de livraison des produits ou services au client.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est requis.
Qualification spécifique à l’emploi
Pas disponible.
Expérience professionnelle
Une expérience professionnelle d’au moins un an dans le domaine du secrétariat, de la saisie de données ou du soutien administratif est requise. Aucune expérience n’est exigée des candidats titulaires d’un diplôme universitaire de premier cycle ou supérieur. Une expérience du traitement de données financières ou bancaires est souhaitable. La maîtrise de SAP, et plus particulièrement d’Umoja, est également souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais est requise. La maîtrise du français est un atout. Le tableau ci-dessous indique le niveau minimal requis pour chaque compétence dans ces langues, conformément au Cadre linguistique des Nations Unies (pour plus de détails, veuillez consulter le site https://languages.un.org ).
