International Medical Corps (IMC) met en œuvre, en consortium avec Save the Children, MEDAIR et CARE International, un projet de santé, de nutrition, de protection et d’hygiène de 2 ans pour les populations internes populations déplacées et communautés d’accueil vulnérables dans les provinces de l’Ituri, du Nord et du Sud Kivu.
Les opérations d’IMC dans la région de l’Extrême-Nord sont mises en œuvre dans de nombreux districts et services. Afin d’assurer le bon déroulement de ces activités, le strict respect des procédures d’approvisionnement et de logistique d’IMC est indispensable, garantissant ainsi des opérations fluides et un environnement de travail favorable. Le responsable logistique jouera un rôle clé à cet égard.
Description de l’emploi
RÉSUMÉ DU POSTE : L’agent logistique fournit des services et un soutien logistiques conformément aux politiques et procédures d’International Medical Corps, ainsi qu’aux réglementations des bailleurs de fonds et des pays hôtes. Il soutient les activités logistiques au niveau du bureau, notamment l’entretien des bâtiments et les achats connexes, la gestion des stocks de bureau, la gestion du parc automobile et, le cas échéant, le soutien informatique et matériel.
Il/Elle contribue au bon déroulement des procédures logistiques et apporte son soutien aux autres fonctions de soutien et de programme.
Pour réussir dans ce poste, le/la candidat(e) doit être capable d’accomplir chaque fonction essentielle, avec ou sans aménagement raisonnable.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Gestion de bureau
- Point de contact pour toutes les activités logistiques quotidiennes du bureau et leur suivi.
- Appui au lancement des demandes d’achat et à la collecte des offres pour les achats liés au fonctionnement du bureau (entretien, carburant, nettoyage, fournitures de bureau, etc.). Veiller à ce que tous les contrats/commandes soient correctement suivis et renouvelés en temps voulu auprès du service des achats.
- Responsable des stocks de fournitures de bureau et des rapports y afférents.
- Liaison avec le propriétaire des locaux pour tout besoin d’entretien et d’amélioration des espaces.
- Veiller au bon entretien du bureau.
- S’assurer que le bureau dispose des équipements de sécurité requis, en étroite collaboration avec le responsable de la sécurité.
Gestion de flotte :
- Participe à l’élaboration des plannings hebdomadaires fournis par tous les services
Planifie les déplacements hebdomadaires et répartit les tâches entre les conducteurs.
- Supervise les trajets quotidiens et veille au ravitaillement des véhicules et des groupes électrogènes en temps voulu.
- Apporte son soutien à la formation des conducteurs et aux consignes de sécurité.
Technologies de l’information
- Apporte un soutien au service informatique selon les besoins, notamment pour :
– la création de comptes pour les nouveaux utilisateurs
– le dépannage de base
– la connexion des appareils
Rapports logistiques
- Participer à la préparation des rapports logistiques selon les directives du responsable
L’agent de logistique de gestion des actifs peut être amené à agir en tant que point focal pour les actifs, avec les responsabilités suivantes :
- Mettre en œuvre les politiques et procédures de gestion des actifs d’IMC
- Assurer la gestion des actifs sur le site concerné, conformément aux procédures de gestion des actifs d’IMC.
- Veiller à ce que chaque actif et article important soit enregistré, doté d’un identifiant unique IMC, attribué à un responsable et suivi conformément aux procédures de gestion des actifs.
- Documenter toutes les transactions relatives aux actifs et les changements de statut.
- Apporter un soutien à la direction pour les tâches liées aux actifs.
- Appuyer la direction dans le rapprochement mensuel, en s’appuyant sur les informations générées par les rapports automatisés Cognos, afin de garantir que tous les actifs acquis ont été enregistrés dans la liste des actifs et que les informations financières sont correctement consignées dans les pièces justificatives correspondantes.
- S’assurer que tous les actifs et articles importants sous sa responsabilité sont attribués à un responsable en poste.
- Assurer la passation de pouvoir documentée avec le responsable, en coordination avec les services concernés (par exemple, les RH pour les nouvelles embauches et les départs).
- Contribuer régulièrement à l’exactitude des informations relatives à la liste des actifs, à leur statut et aux responsables.
- Signaler à la direction tout article manquant ou perdu, pour enquête (lorsque les raisons sont inconnues).
- Lancer une demande de maintenance des actifs si nécessaire.
- Lancer une demande d’évaluation et de mise au rebut des articles inutilisables dès qu’ils sont signalés.
- Lancer une évaluation des articles nécessitant une réparation et assurer le suivi jusqu’à leur réparation.
- S’assurer que les mises au rebut d’articles sont approuvées et documentées, et que la documentation est partagée avec la direction pour communication ultérieure au service logistique.
- Aider la direction à organiser des contrôles ponctuels et des inventaires complets.
- Vérifier la liste des articles pour une demande d’indemnisation avant sa soumission et s’assurer que les demandes sont accompagnées de toutes les pièces justificatives requises.
- Agir au nom du service des actifs lorsque cela est demandé.
- Effectuer d’autres activités liées à la gestion des actifs, selon les besoins.
Prévention de la fraude
- S’engager à prévenir, détecter et signaler les fraudes, et à réduire les risques de fraude conformément aux politiques et procédures d’IMC, aux règles des donateurs et aux lois et réglementations locales.
- Maintenir des systèmes de classement précis, avec des enregistrements documentés et vérifiables des transactions d’achat et des rapports/suivi.
Effectuer d’autres tâches assignées. Les tâches et responsabilités énumérées dans ce document sont représentatives de la nature et du niveau de travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.
Exigences du poste
QUALIFICATIONS MINIMALES
- Diplôme de licence en logistique, gestion de la chaîne d’approvisionnement ou gestion des transports (ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinentes).
- Expérience de 3 ans minimum en logistique.
- Bonnes aptitudes relationnelles et esprit d’équipe.
- Adhésion et compréhension des objectifs, valeurs et principes d’IMC
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook).
- Capacité à s’intégrer et à travailler efficacement au sein d’une équipe multiculturelle et multiethnique.
- Capacité à travailler dans des conditions difficiles, souvent en zones reculées.
Atouts :
- Maîtrise de l’anglais écrit et oral.
- Formations ou qualifications pertinentes.
