En tant qu’acteur majeur de la première ligne d’intervention, International Medical Corps (IMC) apporte une aide d’urgence aux populations touchées par les conflits, les catastrophes et les maladies, où qu’elles se trouvent et quelles que soient les conditions. Nous les accompagnons dans leur rétablissement, la reconstruction de leur autonomie et l’acquisition des compétences nécessaires. Une fois l’urgence passée et notre mission d’aide humanitaire terminée, nous passons de l’intervention médicale d’urgence à un soutien médical et à une formation à long terme. Nous fournissons des ressources et des formations pour aider le personnel local à offrir un large éventail de services à leurs communautés, notamment en matière de soins de santé, d’alimentation, d’eau et d’assainissement.
Le/La Coordinateur/trice Logistique dirige et est responsable de la performance globale du département Logistique et Chaîne d’approvisionnement du pays, en se concentrant principalement sur la planification, l’acquisition, le stockage sécurisé et la livraison en temps voulu des fournitures, équipements et services nécessaires aux opérations d’International Medical Corps. Il/Elle travaille en étroite collaboration avec la Direction Pays et les équipes de programme, et dans le respect des procédures, règles et réglementations d’International Medical Corps, du pays hôte et des bailleurs de fonds.
Le/La Coordinateur/trice Logistique apporte un soutien technique à l’équipe logistique du pays. Il/Elle reste en contact étroit avec l’équipe logistique régionale (et l’équipe mondiale si nécessaire) pour obtenir des conseils, un soutien technique et des rapports. Il/Elle est responsable de la qualité du processus de reporting logistique mensuel et trimestriel et est chargé(e) de l’analyse des données logistiques du pays afin d’identifier les opportunités d’amélioration de l’efficacité et de la performance du département Logistique et Chaîne d’approvisionnement.
Le/La Coordinateur/trice Logistique est placé(e) sous la responsabilité du/de la Directeur/trice Pays (ou du/de la Directeur/trice Pays Adjoint(e) ou d’un autre membre de la direction, selon la structure du pays) et a un lien fonctionnel avec le/la Coordinateur/trice Logistique Régional(e).
Pour réussir dans ce poste, le/la candidat(e) doit être capable d’accomplir chaque fonction essentielle, avec ou sans aménagement raisonnable.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Coordination et représentation :
- Gère les activités logistiques et d’approvisionnement du pays, y compris les interventions d’urgence, le cas échéant. Assure la supervision technique, fournit des conseils et des orientations au personnel de la logistique et de la chaîne d’approvisionnement afin de garantir un soutien efficace et opportun à la mise en œuvre des projets.
- Responsable de la gestion des achats, de l’entreposage, des stocks, du transport, de la flotte, des actifs, des déclarations GIK, etc., conformément aux politiques, procédures, SOP et directives applicables.
- Responsable de l’évaluation initiale de la logistique et de la chaîne d’approvisionnement, ainsi que de la réévaluation continue du contexte opérationnel, notamment des infrastructures et des voies d’accès pour la mission dans le pays. Garantit une planification optimale des ressources en fonction de cette évaluation.
- Collaborer étroitement avec le responsable de la sécurité concernant les risques affectant la logistique et la chaîne d’approvisionnement, ainsi que les mesures d’atténuation associées. Veiller à l’application et au respect des protocoles et politiques de sécurité dans le cadre des tâches assignées.
- Participe activement à la planification, à la conception et à la budgétisation des projets afin de garantir que les ressources humaines et matérielles et les systèmes logistiques nécessaires soient pris en compte et adaptés pour soutenir les opérations prévues et la charge de travail attendue.
- Élabore et met en œuvre des stratégies logistiques conformes à la stratégie de programme/opérations et au plan de préparation du pays.
- Contribue au bon déroulement des programmes et opérations de l’IMC, notamment par sa participation à la planification des achats et des expéditions de marchandises vers la distribution, ainsi que par une coordination efficace des autres activités de la chaîne d’approvisionnement et de la logistique au niveau national.
- Améliore la coordination des activités entre les départements de la logistique, des programmes et des finances afin de dégager un consensus sur les priorités et la résolution conjointe des problèmes pour améliorer la fourniture de l’aide aux bénéficiaires.
- Identifie et anticipe les risques liés à la chaîne d’approvisionnement qui ont une incidence sur les activités du programme. Élabore et met en œuvre des activités d’atténuation et de réduction des risques connexes.
- En collaboration avec l’équipe de direction du pays, veille à ce que les besoins en matière de soutien logistique, en termes de personnel et d’infrastructure logistique interne, nécessaires à un soutien efficace des projets, soient correctement pris en compte et budgétisés dans toutes les propositions de projet.
- Il coordonne de manière proactive ses actions avec les chefs de service, développe des solutions logistiques, fournit aux autres services des informations et des données logistiques pertinentes et utiles pour améliorer les livrables du projet, et sollicite des retours d’information afin de garantir la mise en œuvre des améliorations identifiées.
- Viser l’excellence opérationnelle pour atteindre une efficacité et une rentabilité optimales tout au long de la chaîne d’approvisionnement.
- Identifier et partager des idées, des innovations, des bonnes pratiques et des demandes d’amélioration concernant les processus métier et les outils associés, aux niveaux local et mondial.
- Met en œuvre, analyse et surveille les indicateurs clés de performance pour tous les aspects logistiques et de la chaîne d’approvisionnement.
- Garantit que les rapports standard sont préparés, analysés et partagés avec les parties prenantes conformément aux exigences et au calendrier standard.
- Responsable de la soumission en temps voulu des rapports logistiques aux donateurs
- Représente et défend les intérêts du département logistique au niveau national.
- Représente International Medical Corps de manière positive et professionnelle auprès des représentants gouvernementaux, des représentants communautaires, du pôle logistique, des forums d’ONG, des partenaires et des fournisseurs.
- Contribue à la création d’une image positive et à la crédibilité globale de l’organisation, par l’application du mandat, de l’éthique et des valeurs d’International Medical Corps, tant en interne qu’en externe.
- Responsable de la mise en œuvre des réglementations américaines en matière de conformité à l’exportation et de la politique de contrôle antiterroriste et des parties interdites, dans toutes les activités logistiques et de chaîne d’approvisionnement de la mission dans le pays.
- Garantit que les activités d’approvisionnement et de logistique minimisent leur impact négatif sur l’environnement.
Approvisionnement et chaîne logistique
- Responsable de l’acquisition en temps opportun et transparente des équipements, fournitures et services nécessaires au soutien et à la mise en œuvre des programmes, grâce à une direction efficace du service des achats, tout en assurant la conformité aux procédures et réglementations d’IMC, du gouvernement hôte et du donateur.
- Garantit également le respect d’une concurrence ouverte, transparente, éthique et libre pour les marchés publics.
- Veille à ce que des études de marché soient réalisées régulièrement afin d’éclairer la stratégie d’approvisionnement grâce à une bonne compréhension du marché (notamment la disponibilité et le coût des articles, l’identification des fournisseurs éligibles, etc.).
- Garantit que les fournisseurs sont enregistrés, évalués et préqualifiés (selon les besoins).
- Garantit que les accords de niveau de service (SLA) avec les autres départements sont convenus, revus périodiquement et mis à jour.
- Garantit que les échéanciers de planification des approvisionnements tiennent compte des SLA convenus.
- En collaboration avec les chefs de projet/responsables budgétaires, chargés de soutenir le développement du processus du plan d’approvisionnement du projet et le lancement des activités d’approvisionnement afin d’améliorer la mise en œuvre en temps voulu du plan de travail du projet grâce à une participation active aux réunions opérationnelles et de planification.
- Garantit que les plans d’approvisionnement soient partagés, consolidés et intégrés dans la stratégie d’approvisionnement du pays, ce qui conduit à la mise en œuvre de contrats stratégiques sur les marchés appropriés.
- Garantit la bonne mise en œuvre de l’utilisation du catalogue d’articles dans les activités d’approvisionnement, y compris l’ajout de tout nouvel article, le cas échéant.
- Garantit que les accords-cadres d’achat (ACA) sont mis en œuvre et suivis pour les biens/services/équipements essentiels et fréquemment achetés.
- Favorise l’amélioration des pratiques commerciales et de négociation, ainsi que des relations commerciales positives et éthiques avec les fournisseurs.
- Responsable de veiller à ce que des retours d’information réguliers sur l’avancement des activités d’approvisionnement soient mis à la disposition de toutes les parties prenantes grâce à la fourniture d’outils de suivi des achats précis et de mises à jour des plans d’approvisionnement.
- Garantit un contrôle documenté de la quantité et de la qualité de toutes les livraisons.
- Garantit que les performances des fournisseurs sont surveillées et documentées afin d’atténuer le risque de faire appel à des fournisseurs peu performants à l’avenir.
- Garantit la transmission en temps voulu des demandes de paiement au service financier, conformément aux conditions de paiement contractuelles.
- Collecte et analyse les indicateurs d’évaluation de la productivité et de la qualité, les commentaires des demandeurs/utilisateurs et des partenaires commerciaux/fournisseurs, et ajuste les stratégies d’approvisionnement et de contractualisation en conséquence afin d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix dans les activités liées aux achats.
- Assure une collaboration étroite avec l’équipe Logistique et Chaîne d’approvisionnement mondiale du siège social afin de coordonner la livraison en temps voulu des commandes internationales et d’autres activités ou projets de soutien à distance.
Logistique
- Supervise la bonne mise en œuvre des systèmes et procédures standard d’International Medical Corps pour la gestion des entrepôts, des transports, de la flotte, des actifs et des rapports GIK.
- Responsable de la conception, du déploiement et de la mise en œuvre du système de gestion et de reporting des informations logistiques, conformément aux normes de l’organisation.
- Assure la collecte, le suivi, l’analyse et le reporting des données logistiques.
- Garantit que les transactions sont documentées, stockées et accessibles conformément aux procédures standard, et qu’une piste d’audit est en place.
- Supervise et coordonne toutes les questions logistiques liées au transport et à la gestion du carburant, afin de garantir que les véhicules sont immatriculés, assurés, gérés et entretenus, qu’ils disposent d’un équipement adéquat (sécurité, communication, outils, etc.) et de pièces de rechange/accessoires, et que tous les accidents sont signalés et traités correctement.
- Garantit que l’utilisation du carburant des véhicules et des générateurs est correctement supervisée, enregistrée et rapprochée.
- Garantit le transport sécuritaire des marchandises et des personnes, la formation des conducteurs et l’application systématique des procédures de conduite sécuritaire, conformément aux exigences d’IMC et aux lois locales.
- Assure le maintien d’une flotte nationale de véhicules/générateurs adaptée à l’usage et optimisée.
- Garantit qu’un plan adéquat d’acquisition et de remplacement des équipements/actifs (y compris les éléments TIC) est en place et reflété dans les propositions de projets et les budgets.
- Garantit que la liste des actifs est à jour et que tous les actifs et biens de valeur sont correctement enregistrés, attribués à un dépositaire, suivis et signalés jusqu’à leur élimination finale, conformément aux exigences du manuel des actifs d’IMC et aux réglementations applicables des donateurs.
- Garantit que les opérations d’entrepôt disposent du personnel, de l’équipement, du mobilier, des fournitures et des améliorations d’infrastructures nécessaires pour maintenir des conditions de stockage, de sûreté et de sécurité optimales.
- Garantit que les entrepôts sont sélectionnés et enregistrés conformément aux procédures IMC.
- Garantit une gestion d’entrepôt précise, conforme et transparente, conformément aux manuels IMC et à la réglementation du pays.
- Garantit que les détenteurs de stocks aient accès aux rapports sur l’état des stocks afin de faciliter le réapprovisionnement en temps opportun et la planification de la distribution.
- Garantit le partage rapide des documents relatifs aux avantages en nature nouvellement reçus avec le service logistique du siège afin de faciliter l’enregistrement financier.
- Coordonne l’obtention des permis d’importation/de transit/d’exportation pour les expéditions internationales et assure un dédouanement en temps opportun.
- Il coordonne le transport international et local des marchandises et, le cas échéant, veille à l’obtention des permis nécessaires à l’expédition auprès des autorités locales.
- Responsable de faciliter l’acquisition d’assurances pour les équipements et les fournitures en fournissant des informations opportunes et précises.
- Le cas échéant, veille à ce que les licences d’équipement de télécommunication soient obtenues auprès des autorités compétentes (HF, VHF, téléphones satellites, BGAN, VSAT, etc.), correctement exploitées et entretenues de manière rentable.
Renforcement des capacités du personnel et gestion de la performance, apprentissage et développement :
- Assure le leadership et le soutien de l’ensemble du personnel logistique et de la chaîne d’approvisionnement d’IMC.
- Constitue et maintient une structure d’équipe adaptée aux besoins, avec une séparation appropriée des tâches, grâce à une planification et une optimisation continues des ressources humaines au sein du département.
- Recrute, intègre, forme, supervise et accompagne les collaborateurs directs, notamment en communiquant des attentes claires, en fixant des objectifs de performance, en fournissant un retour d’information constructif régulier et opportun sur leurs performances, et en réalisant des évaluations de performance documentées. Veille à ce que ce processus soit également appliqué par les responsables d’équipe, jusqu’au niveau d’assistant, afin qu’ils mettent en œuvre une démarche similaire.
- Identifie les besoins et les lacunes en matière de formation, et veille à ce que des plans de formation soient élaborés, pleinement mis en œuvre et que des formations de recyclage soient dispensées à tout le personnel de la logistique et de la chaîne d’approvisionnement, selon les besoins et les exigences.
- Maintient des relations ouvertes et professionnelles avec les membres de l’équipe, favorisant un fort esprit d’équipe et assurant la supervision et l’encadrement nécessaires pour permettre au personnel de réussir dans ses fonctions.
- Dans le cadre du plan de succession et des objectifs de nationalisation, il s’agit d’identifier, de former et de développer les compétences et les capacités du personnel national afin d’assurer une transition réussie des rôles et des responsabilités, chaque fois que cela est possible.
Conformité, audit et contrôles connexes
- Responsable de la conformité du département logistique aux politiques et procédures d’IMC, aux réglementations des donateurs et aux lois locales applicables.
- Responsable de la mise en œuvre des mécanismes de contrôle du département en matière de conformité des processus métier et des activités connexes.
- Se tient informé des politiques et procédures des donateurs relatives à la logistique et à la chaîne d’approvisionnement et est responsable de leur diffusion en temps opportun et de leur application cohérente dans l’ensemble du programme national.
- Effectue une évaluation des risques ayant un impact sur la logistique et la chaîne d’approvisionnement et veille à ce que des plans d’action soient en place pour atténuer, minimiser ou éliminer l’impact de ces risques.
- Maintient des systèmes de classement précis, avec des enregistrements documentés et vérifiables de toutes les transactions et tous les rapports relatifs à la logistique et à la chaîne d’approvisionnement.
- Garantit la soumission en temps voulu des rapports logistiques obligatoires à l’équipe de direction du pays et à l’équipe mondiale Logistique et Chaîne d’approvisionnement, conformément aux politiques et procédures d’IMC.
- En collaboration avec les services Finance, Conformité, Audit, Logistique pays et l’équipe Logistique régionale, évalue la conformité des processus métier et de la documentation associée afin d’identifier les écarts et de mettre en œuvre les mesures correctives et d’atténuation des risques nécessaires. Met en œuvre ces mesures correctives en coordination avec la direction pays et le siège. Répond aux demandes d’audit, le cas échéant.
- Garantit que les exigences de conformité à l’exportation pour toutes les activités logistiques et de chaîne d’approvisionnement sont vérifiées, appliquées et correctement documentées conformément aux termes et conditions des licences applicables, afin d’éviter toute violation potentielle. Consulte les points focaux du siège pour la conformité à l’exportation concernant les exigences des licences existantes et la nécessité de toute nouvelle licence ou renouvellement de licences requis pour mener les opérations.
Prévention de la fraude
- Engagés dans la prévention, la détection, le signalement et la réduction des risques de fraude conformément aux politiques et procédures d’IMC, aux réglementations des donateurs et aux lois locales.
Système de gestion et d’information logistique (LMIS)
- Soutient la mise en œuvre de solutions logicielles pour la logistique et les achats au niveau national.
- Garantit que les utilisateurs du LMIS sont formés et utilisent les solutions logicielles de manière cohérente et précise.
- Garantit que les rapports/tableaux de bord LMIS relatifs au pays soient disponibles ou accessibles aux parties prenantes
Effectuer toute autre tâche assignée. Les tâches et responsabilités énumérées dans ce document sont représentatives de la nature et du niveau de travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.
Exigences du poste
QUALIFICATIONS MINIMALES
- Un diplôme de licence en logistique humanitaire, gestion de la chaîne d’approvisionnement, transport international, commerce international ou gestion de la chaîne d’approvisionnement humanitaire est généralement requis. Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinentes peut être acceptée.
- En règle générale, plus de 10 ans d’expérience pertinente et progressive dans un domaine connexe, dont plus de 5 ans d’expérience humanitaire en logistique et/ou en chaîne d’approvisionnement à un niveau de direction.
- Engagement et compétences avérées pour renforcer les capacités du personnel national dans les domaines de la gestion logistique, de la supervision et du suivi.
- Solides compétences organisationnelles et de résolution de problèmes, avec une approche analytique.
- Solides compétences interpersonnelles, de gestion et de leadership. Expérience en gestion à distance.
- Capacité à créer et à maintenir un esprit d’équipe efficace, à travailler de manière participative avec le personnel sous sa supervision et les autres parties prenantes pour évaluer les besoins, mettre en œuvre et suivre les activités.
- Capacité à s’intégrer et à bien travailler au sein d’une équipe multiethnique et multiculturelle.
- Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office. Capacité à développer les compétences du personnel en matière de conception et d’utilisation de formulaires Excel.
- Maîtrise de l’anglais (capacité à lire, analyser et interpréter des contrats commerciaux, des procédures techniques ou des réglementations gouvernementales ; capacité à rédiger des rapports). La maîtrise du français, de l’espagnol ou de l’arabe est un atout.
- Une connaissance et une compréhension préalables des règles et réglementations des donateurs applicables à la logistique et aux achats (USAID/BHA, ECHO, CE, DFID, etc.) sont souhaitables.
- Preuves de déploiements humanitaires d’urgence et de déploiements internationaux souhaitées.
- Capacité à définir les problèmes, à recueillir des données, à établir les faits et à tirer des conclusions valides.
- Capacité à interpréter une grande variété d’instructions techniques (y compris dans le domaine médical) et à faire preuve de débrouillardise, de flexibilité et de créativité, qualités essentielles pour travailler sur un large éventail d’activités liées aux programmes.
- Permis de conduire valide (de préférence).
