International Medical Corps (IMC) met en œuvre, en consortium avec Save the Children, MEDAIR et CARE International, un projet de santé, de nutrition, de protection et d’hygiène de 2 ans pour les populations internes populations déplacées et communautés d’accueil vulnérables dans les provinces de l’Ituri, du Nord et du Sud Kivu. Ce projet, appelé « TUMAINI-Hope » financé par le Département d’Etat des Etats Unis, vise à sauver des vies, à réduire les souffrances, à renforcer la dignité et la résilience et à renforcer la protection des garçons, des filles et de leurs familles touchées par le conflit et la violence dans l’est de la République démocratique du Congo (RDC).
RÉSUMÉ DU POSTE
Le/la responsable des achats est chargé(e) de traiter les activités d’approvisionnement qui lui sont confiées, conformément aux politiques et procédures d’International Medical Corps et aux réglementations des donateurs et du pays hôte.
Le/la responsable des achats relève du/de la directeur(trice) des achats ou d’un(e) autre superviseur, conformément à la structure d’équipe applicable.
Pour mener à bien ce travail, une personne doit être capable de remplir chaque fonction essentielle avec ou sans aménagements raisonnables.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
- Veiller à ce que tous les achats gérés soient directement effectués de manière éthique et transparente, conformément aux règles et réglementations applicables, en s’assurant du meilleur rapport qualité-prix.
- Veiller à ce que les actions d’approvisionnement soient documentées, correctement classées et prêtes pour les audits.
- Aide à l’accueil des paires du personnel des achats.
- Veiller à ce que le suivi des achats pour les demandes d’achat assignées soit à jour et à disposition des parties impliquent.
- S’assurer que les fournisseurs sont enregistrés / contrôlés avant de passer commande et que leurs performances sont surveillées.
- Responsable de l’acquisition rapide et transparente d’équipements, de fournitures et de services, du soutien et de la mise en œuvre du programme, tout en garantissant le respect des procédures et réglementations d’IMC, du gouvernement hôte et des donateurs.
- Garantit la conformité, une concurrence ouverte, transparente, éthique et libre dans les activités d’approvisionnement menées dans le mais d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix.
- Participant à des études de marché.
- S’assurer que les fournisseurs sont enregistrés, évalués, sélectionnés et préqualifiés (selon les besoins) avant de passer commande.
- S’assurer que les performances des fournisseurs sont contrôlées et documentées pour les achats attribués.
- Avertit le/la superviseur(se) si des accords de niveau de service (SLA) pour une catégorie d’articles obligatoire des mises à jour en raison de l’évolution du marché.
- Soutenir l’équipe du programme à l’aide d’estimations de coûts, chaque fois que nécessaire.
- Assurer une sollicitation d’offres en temps opportun par rapport à la demande d’achat sélectionnée et aux critères de sélection définis.
- Responsable des processus d’appel d’offres attribuées, y compris l’examen des demandes d’achat, la sollicitation de devis, la collecte de devis, la comparaison des offres ou le support de leurs évaluations, l’enregistrement des conclusions du comité et la passation de commandes autorisées.
- Garantit l’utilisation des contrats d’achat généraux (BPA) disponibles.
- S’assurer que la documentation d’approvisionnement complète et conforme est soumise pour examen et approbation.
- Promouvoir l’amélioration des pratiques commerciales et de négociation, ainsi que des relations commerciales positives et éthiques avec les fournisseurs.
- Assurer des mises à jour régulières du système de suivi des achats.
- S’assurer que les documents requis pour traiter les contrôles de quantité et de qualité (y compris les échantillons, le cas échéant) sont disponibles en temps opportun auprès du personnel chargé de traiter le décompte et le contrôle de qualité au moment de la remise des produits ou des services.
- Vérifier les factures reçues des fournisseurs par rapport à la commande certifiée et à la confirmation de livraison.
- Veille à ce que les demandes de paiement soient envoyées au service financier dans les délais impartis, conformément aux conditions de paiement de la commande.
- Recueille et partage les commentaires des demandeurs/utilisateurs et des partenaires commerciaux/fournisseurs avec le/la superviseur(se).
- Assurer l’utilisation correcte du catalogue d’articles dans les activités d’approvisionnement.
Renforcement des capacités du personnel et apprentissage et développement
- Fournit un soutien et participe à l’orientation des autres membres du personnel selon les tâches. Entretient des relations ouvertes et professionnelles avec les membres de l’équipe, en promouvant un fort esprit d’équipe et en fournissant des conseils pour permettre au personnel de remplir ses fonctions avec succès.
Conformité, audit et contrôles connexes
- Responsable de la conformité des actions effectuées avec les politiques et procédures d’IMC, les règles applicables des donateurs et les lois et réglementations locales.
- Identifier les risques liés aux achats confiés et mis en œuvre des mesures d’atténuation en collaboration avec le/la superviseur(se).
- Maintient des systèmes de classement précis à l’aide d’enregistrements documentés et vérifiables des transactions et rapports d’approvisionnement.
- Assurer la soumission en temps opportun ou la disponibilité des informations requises pour les rapports obligatoires.
- Responsable de la mise en œuvre des mesures correctives identifiées à la suite d’un autocontrôle, d’un audit ou d’un examen de conformité.
- Garantir les exigences de conformité à l’exportation pour toutes les actions d’approvisionnement assignées.
Prévention de la fraude
- S’engager à prévenir, détecter, signaler et réduire les risques de fraude conformément aux politiques et procédures d’IMC, aux règles des donateurs et aux lois et réglementations locales.
Système d’information et de gestion logistique (SIGL)
- S’assurer d’utiliser toutes les solutions logicielles avec précision et conformément aux lignes directrices d’IMC.
Effectuer les autres tâches qui lui sont confiées. Les fonctions et responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du volume du travail assigné et ne sont pas essentiellement exhaustives.
Exigences du poste
QUALIFICATIONS MINIMALES
- Généralement, un diplôme de baccalauréat en logistique, en gestion de la chaîne logistique ou dans un domaine connexe. Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinente peut être acceptée le cas échéant.
- Généralement, plus de 3 ans d’expérience pertinente dans le domaine des achats et/ou de la logistique.
- Bonnes compétences relationnelles et esprit d’équipe
- Engagement et compréhension des objectifs, valeurs et principes d’IMC
- Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral
- Diplômes ou cours de formation pertinent.
- Connaissance de MS Office, y compris MS Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
- Bonnes compétences interpersonnelles.
- Capacité à travailler de manière participative avec le personnel pour évaluer les besoins, mettre en œuvre et les activités.
- Capacité à bien s’intégrer et travailler au sein d’une équipe multiethnique et multiculturelle.
- Capacité à travailler dans des conditions difficiles, souvent dans des zones reculées.
