International Medical Corps (IMC) met en œuvre, en consortium avec Save the Children, MEDAIR et CARE International, un projet de santé, de nutrition, de protection et d’hygiène de 2 ans pour les populations internes populations déplacées et communautés d’accueil vulnérables dans les provinces de l’Ituri, du Nord et du Sud Kivu. Ce projet, appelé « TUMAINI-Hope » financé par le Département d’Etat des Etats Unis, vise à sauver des vies, à réduire les souffrances, à renforcer la dignité et la résilience et à renforcer la protection des garçons, des filles et de leurs familles touchées par le conflit et la violence dans l’est de la République démocratique du Congo (RDC).
RÉSUMÉ DU POSTE
L’assistant(e) aux achats est responsable du traitement des activités d’approvisionnement qui lui sont assignées, conformément aux politiques et procédures d’International Medical Corps, aux réglementations des donateurs et du pays hôte.
Pour réussir dans ce poste, un individu doit être capable d’accomplir chaque fonction essentielle, avec ou sans aménagement raisonnable.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
- Veiller à ce que toutes les activités d’approvisionnement assignées soient réalisées de manière éthique et transparente, conformément aux règles et réglementations applicables, afin d’optimiser les dépenses.
- S’assurer que les actions d’approvisionnement assignées sont documentées, correctement classées et prêtes pour un audit.
- Garantir que le suivi des approvisionnements pour les demandes d’achat assignées est à jour et accessible aux parties prenantes.
- S’assurer que les fournisseurs sont enregistrés et vérifiés avant toute commande et que leurs performances sont suivies.
- Assurer l’acquisition rapide et transparente des équipements, fournitures et services nécessaires au soutien et à la mise en œuvre des programmes, tout en garantissant la conformité aux procédures et réglementations d’IMC, du gouvernement hôte et du donateur.
- Garantir le respect des principes de concurrence ouverte, transparente, éthique et libre dans toutes les activités d’approvisionnement menées, dans le but d’optimiser les dépenses.
- S’assurer que les fournisseurs sont enregistrés, évalués, sélectionnés et préqualifiés (le cas échéant) avant toute commande.
- S’assurer que les performances des fournisseurs sont documentées pour les approvisionnements assignés.
- Garantir le lancement rapide des appels d’offres conformément aux demandes d’achat approuvées et aux critères de sélection définis.
- Responsable des processus d’appel d’offres assignés, incluant l’examen des demandes d’achat, la sollicitation et la collecte des devis, la comparaison des offres, l’appui à leur évaluation et la passation des commandes autorisées.
- S’assure que la documentation d’achat est complète et conforme aux exigences pour examen et approbation.
- Maintient des relations commerciales positives et éthiques avec les fournisseurs.
- Assure la mise à jour régulière du tableau de suivi des achats assignés.
- S’assure que les documents nécessaires au traitement des contrôles de quantité et de qualité (y compris les échantillons, le cas échéant) sont disponibles en temps voulu pour le personnel chargé du comptage et du contrôle qualité lors de la livraison des biens ou services.
- Vérifie la conformité des factures fournisseurs reçues avec la commande approuvée et la confirmation de livraison.
- S’assure de la transmission en temps voulu des demandes de paiement au service financier, conformément aux conditions de paiement des commandes.
- Transmet les commentaires des demandeurs/utilisateurs et des partenaires commerciaux/fournisseurs à son supérieur.
- S’assure de la bonne utilisation du catalogue de produits dans les activités d’achat.
Conformité, audit et contrôles connexes
- Garantit la conformité des actions menées avec les politiques et procédures d’IMC, les règles des bailleurs de fonds et la réglementation locale.
- Met en œuvre des mesures d’atténuation relatives aux achats assignés, en collaboration avec son supérieur hiérarchique.
- Maintient des systèmes de classement précis, avec des enregistrements documentés et vérifiables des transactions et rapports d’achat.
- Assure la soumission en temps voulu ou la disponibilité des informations requises pour les rapports obligatoires.
- Garantit la conformité aux exigences d’exportation pour tous les achats assignés, le cas échéant.
Prévention de la fraude
- Engagé dans la prévention, la détection, le signalement et la réduction des risques de fraude conformément aux politiques et procédures d’IMC, aux règles des donateurs et aux lois et réglementations locales.
Système de gestion et d’information logistique (LMIS)
- Veille à utiliser les solutions logicielles avec précision et conformément aux directives d’IMC.
Effectuer toute autre tâche assignée. Les tâches et responsabilités énumérées dans ce document sont représentatives de la nature et du niveau de travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.
QUALIFICATIONS MINIMALES
- Diplôme en logistique, gestion de la chaîne d’approvisionnement, gestion des transports ou domaine connexe. Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinentes peut être acceptée.
- Expérience de 6 mois minimum dans les achats et/ou la logistique.
- Bonnes aptitudes relationnelles et capacité à travailler en équipe.
- Adhésion et compréhension des objectifs, valeurs et principes d’IMC.
- Maîtrise de l’anglais écrit et oral.
- Qualifications ou formations pertinentes.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook)
- Capacité à travailler en collaboration avec le personnel pour évaluer les besoins, mettre en œuvre et suivre les activités.
- Capacité à s’intégrer et à travailler efficacement au sein d’une équipe multiculturelle et multiethnique.
- Capacité à travailler dans des conditions difficiles, souvent dans des régions isolées.
