International Medical Corps met en œuvre, en consortium avec Save the Children, MEDAIR et CARE International, un projet de santé, de nutrition, de protection et d’hygiène de 2 ans pour les populations internes populations déplacées et communautés d’accueil vulnérables dans les provinces de l’Ituri, du Nord et du Sud Kivu. Ce projet, appelé « TUMAINI-Hope » financé par le Département d’Etat des Etats Unis, vise à sauver des vies, à réduire les souffrances, à renforcer la dignité et la résilience et à renforcer la protection des garçons, des filles et de leurs familles touchées par le conflit et la violence dans l’est de la République démocratique du Congo (RDC).
RÉSUMÉ DU POSTE
Le/la responsable de la logistique fournit des services et un soutien logistique, conformément aux politiques et procédures d’International Medical Corps ainsi qu’aux réglementations des donateurs et du pays hôte. Le/la responsable de la logistique soutient les activités logistiques au niveau du bureau, y compris l’entretien des bâtiments et les achats associés, la gestion des stocks du bureau, la gestion de la flotte et, si nécessaire, les actifs et le support informatique.
Pour mener à bien ce travail, une personne doit être capable de remplir chaque fonction essentielle avec ou sans aménagements raisonnables.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Gestion du bureau
- Point focal pour toutes les activités logistiques quotidiennes du bureau et leur suivi.
- Soutenir le lancement des demandes d’achat et la collecte des offres pour les achats liés au fonctionnement du bureau (entretien, approvisionnement en carburant, nettoyage, fournitures de bureau, etc.). S’assurer que tous les contrats/commandes sont correctement suivis et renouvelés en temps opportun, si nécessaire, auprès du service des achats.
- Responsable des stocks de fournitures de bureau et des rapports et afférents.
- Assurer la liaison avec le propriétaire de l’installation pour tout entretien et de l’espace.
- Veiller à ce que le bureau soit correctement entretenu.
- S’assurer que le bureau dispose des équipements de sécurité requis, en étroite collaboration avec le responsable de la sûreté et de la sécurité.
Gestion de la flotte
- Aide à compiler les emplois du temps fournis par tous les services sur une base hebdomadaire
- Planifier les déplacements hebdomadaires en conséquence et assigner les plannings aux conducteur(trice)s en conséquence.
- Gère de près les déplacements quotidiens et assure le ravitaillement en carburant en temps opportun des véhicules et des générateurs.
- Prendre en charge l’orientation des conducteur(trice)s, les briefings sur la sûreté et la sécurité.
Informations et technologies
- Fournit un support au service informatique, selon les besoins, dans :
- La création de compte pour les nouveaux utilisateurs
- Le dépannage de base
Connecter des appareils
- Rapports logistiques
- Aider à préparer les rapports logistiques comme demandé par le/la directeur(trice)
Gestion des actifs
Le/la responsable de la logistique pourrait être amené(e) à servir de point focal des actifs avec les responsabilités ci-dessous.
- Mettre en œuvre les politiques et procédures de gestion des actifs d’IMC.
- Responsable de la gestion des actifs sur le site de terrain respectif sur la base des procédures de gestion des actifs d’IMC.
- Veiller à ce que chaque actif et article amusant soit enregistré, émis avec un identifiant d’actif unique d’IMC, attribué au dépositaire et suivi conformément aux procédures de gestion des actifs.
- Documenter l’ensemble des transactions ou changements de statut liés aux actifs.
- Fournir un soutien à la direction dans les tâches liées aux actifs.
- Soutenir la direction dans le rapprochement mensuel, sur la base des informations générées par les rapports Cognos automatisés indiquant que tous les actifs achetés ont été enregistrés dans la liste des actifs et que les informations financières sont consignées avec précision par les documents de sauvegarde des bons correspondants.
- S’assurer que tous les actifs/éléments définissant sous sa responsabilité sont confiés au dépositaire qui est un(e) employé(e) actif(ve).
- Responsable du transfert documenté vers/depuis le dépositaire, en coordination avec les services concernés (par exemple, les RH pour le personnel nouvellement embauché/les licenciements).
- Contrôler régulièrement l’exactitude des informations de la liste des actifs, de leur statut et du dépositaire.
- Signaler à l’équipe de direction tout élément identifié comme manquant/perdu à des fins d’enquête (lorsque les raisons ne sont pas connues).
- Initier les demandes de maintenance des actifs, le cas échéant.
- Introduire une demande d’évaluation et d’élimination des articles inutilisables dès leur signalement.
- Commencer l’évaluation de l’article nécessitant une réparation et en assurer le suivi jusqu’à la réparation.
- S’assurer que l’élimination des articles est approuvée et documentée et que la documentation est partagée avec la direction pour communication ultérieure au bureau logistique.
- Soutenir la direction pour organiser des contrôles ponctuels et un inventaire complet.
- Avant de soumettre la demande d’assurance, examiner la liste des articles et afférents et s’assurer que les demandes sont accompagnées de toutes les pièces justificatives requises.
- Agir au nom du service des actifs lorsque cela est demandé.
- Effectue d’autres activités liées à la gestion des actifs comme indiqué. Prévention de la fraude
- S’engager à prévenir, détecter, signaler et réduire les risques de fraude, conformément aux politiques et procédures d’IMC, aux règles des donateurs et aux lois et réglementations locales.
- Maintient des systèmes de classement précis, avec des enregistrements documentés et vérifiables des transactions d’approvisionnement et des rapports/suivi.
Effectuer les autres tâches qui lui sont confiées. Les fonctions et responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du volume du travail assigné et ne sont pas essentiellement exhaustives.
Exigences du poste
QUALIFICATIONS MINIMALES
- Généralement, un diplôme de baccalauréat en logistique, chaîne logistique, gestion des transports. Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinente peut être acceptée le cas échéant.
- Généralement, plus de 3 ans d’expérience dans la logistique.
- Bonnes compétences relationnelles et esprit d’équipe.
- Engagement et compréhension des objectifs, valeurs et principes d’IMC.
- Connaissance de MS Office, comprenant MS Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
- Capacité à bien s’intégrer et travailler au sein d’équipes multiethniques et multiculturelles.
- Capacité à travailler dans des conditions difficiles, souvent dans des zones reculées, souhaitables.
- Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral
- Diplômes ou cours de formation pertinent.
RÉSUMÉ DU POSTE
Le responsable logistique assure les services et le soutien logistiques conformément aux politiques et procédures d’International Medical Corps, ainsi qu’aux réglementations des bailleurs de fonds et des pays hôtes. Il apporte son soutien aux activités logistiques au niveau du bureau, notamment l’entretien des bâtiments et les achats associés, la gestion des stocks de bureau, la gestion du parc automobile et, le cas échéant, le soutien en matière de matériel et d’informatique.
Pour réussir dans ce poste, un individu doit être capable d’accomplir chaque fonction essentielle, avec ou sans aménagement raisonnable.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Gestion de bureau
- Point de contact pour toutes les activités logistiques quotidiennes du bureau et leur suivi.
- Appui au lancement des demandes d’achat et à la collecte des offres pour les achats liés au fonctionnement du bureau (maintenance, carburant, nettoyage, fournitures de bureau, etc.). Suivi rigoureux et renouvellement en temps voulu de tous les contrats/commandes auprès du service des achats.
- Gestion des stocks de fournitures de bureau et des rapports y afférents
- Liaison avec le propriétaire des locaux pour toute question de maintenance et d’aménagement des espaces.
- Entretien adéquat des bureaux.
- Mise à disposition des équipements de sécurité nécessaires, en étroite collaboration avec le responsable de la sécurité.
Gestion de flotte
- Participe à l’élaboration des plannings hebdomadaires fournis par tous les services
- Planifie les déplacements hebdomadaires et répartit les tâches entre les conducteurs.
- Supervise les trajets quotidiens et veille au ravitaillement des véhicules et des groupes électrogènes en temps voulu.
- Apporte son soutien à la formation des conducteurs et aux consignes de sécurité.
Technologies de l’information
- Apporte un soutien au service informatique selon les besoins, notamment pour :
- La création de comptes pour les nouveaux utilisateurs
- Le dépannage de base
- La connexion des appareils
- Les rapports logistiques
- Participe à la préparation des rapports logistiques à la demande du responsable
L’agent de logistique de gestion des actifs peut être amené à agir en tant que point focal pour les actifs, avec les responsabilités suivantes :
- Mettre en œuvre les politiques et procédures de gestion des actifs d’IMC
- Assurer la gestion des actifs sur le site concerné, conformément aux procédures de gestion des actifs d’IMC.
- Veiller à ce que chaque actif et article important soit enregistré, doté d’un identifiant unique IMC, attribué à un responsable et suivi conformément aux procédures de gestion des actifs.
- Documenter toutes les transactions relatives aux actifs et les changements de statut.
- Apporter un soutien à la direction pour les tâches liées aux actifs.
- Appuyer la direction dans le rapprochement mensuel, en s’appuyant sur les informations générées par les rapports automatisés Cognos, afin de garantir que tous les actifs acquis ont été enregistrés dans la liste des actifs et que les informations financières sont correctement consignées, conformément aux pièces justificatives correspondantes.
- S’assurer que tous les actifs et articles importants sous sa responsabilité sont attribués à un responsable en poste.
- Assurer la passation de pouvoir documentée avec le responsable, en coordination avec les services concernés (par exemple, les RH pour les nouvelles embauches et les départs).
- Contribuer régulièrement à l’exactitude des informations relatives à la liste des actifs, à leur statut et aux responsables.
- Signaler à la direction tout article manquant ou perdu, pour enquête (lorsque les raisons sont inconnues).
- Lancer les demandes de maintenance des actifs nécessaires.
- Lancer les demandes d’évaluation et de mise au rebut des articles inutilisables dès qu’ils sont signalés.
- Lancer l’évaluation des articles nécessitant une réparation et assurer le suivi jusqu’à leur réparation.
- S’assurer que les mises au rebut d’articles sont approuvées et documentées, et que la documentation est partagée avec la direction pour communication ultérieure au service logistique.
- Aider la direction à organiser des contrôles ponctuels et des inventaires complets.
- Vérifier la liste des articles pour une demande d’indemnisation avant sa soumission et s’assurer que les demandes sont accompagnées de toutes les pièces justificatives requises.
- Agir au nom du service des actifs lorsque cela est demandé.
- Effectuer d’autres activités liées à la gestion des actifs, selon les besoins. Prévention de la fraude
- S’engager à prévenir, détecter et signaler les fraudes, et à réduire les risques de fraude conformément aux politiques et procédures d’IMC, aux règles des bailleurs de fonds et aux lois et réglementations locales.
- Maintenir des systèmes de classement précis, avec des enregistrements documentés et vérifiables des transactions d’achat et des rapports/outils de suivi.
Effectuer toute autre tâche assignée. Les tâches et responsabilités énumérées dans ce document sont représentatives de la nature et du niveau de travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.
QUALIFICATIONS MINIMALES
- Licence en logistique, gestion de la chaîne d’approvisionnement ou gestion des transports. Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinentes peut être acceptée.
- Expérience de 3 ans minimum en logistique.
- Bonnes aptitudes relationnelles et capacité à travailler en équipe.
- Adhésion et compréhension des objectifs, valeurs et principes d’IMC
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook)
- Capacité à s’intégrer et à travailler efficacement au sein d’équipes multiculturelles et multiethniques.
- Capacité à travailler dans des conditions difficiles, souvent dans des zones reculées. Atouts
- Maîtrise de l’anglais écrit et oral.
- Formations ou qualifications pertinentes.
