L’ONUDC recherche des professionnels qualifiés dans un large éventail de domaines pour nous rejoindre dans nos efforts de lutte contre les menaces posées par la drogue, la criminalité et le terrorisme. Au siège de Vienne et dans des bureaux de terrain dans 98 pays à travers le monde, l’ONUDC propose des missions exigeantes : surveiller les tendances de l’abus et du trafic de drogue, aider les États à réduire substantiellement l’offre et la demande de drogue, et aider les pays à établir de nouveaux partenariats pour traiter des questions importantes telles que le blanchiment d’argent, la contrebande de migrants et la traite des êtres humains. Les problèmes mondialisés de criminalité et de drogue d’aujourd’hui peuvent être affrontés, mais uniquement avec les meilleurs et les plus brillants de notre équipe, visant à représenter les communautés que nous servons.
Organisation : Établissement et rapport
Ce poste est situé au Bureau régional pour le Moyen-Orient et l’Afrique du Nord (ROMENA), Division des opérations (DO), Bureau des Nations Unies contre la drogue et la criminalité (UNODC). L’incumbent travaillera sous la supervision directe du coordinateur de programme (TIP/SOM) et sous l’orientation générale de l’Officier administratif et des achats (TIP/SOM). L’incumbent travaillera également en étroite collaboration avec l’équipe des opérations et les programmes de ROMENA. Pour plus d’informations sur l’ONUDC, veuillez visiter www.unodc.org
Responsabilités
Responsabilités : Dans le cadre de l’autorité déléguée, l’Assistant Administratif sera responsable des tâches spécifiques suivantes : Administration générale • Soutenir l’élaboration de plans de travail détaillés, d’élaboration des plans d’approvisionnement ainsi que des budgets et révisions budgétaires associés pour toutes les activités du projet afin d’atteindre les objectifs en temps voulu et réaliste, et surveiller les dépenses par accord de financement. • Répondre ou rédiger des réponses à la correspondance de routine et à d’autres communications ; Utilisez un logiciel de traitement de texte standard pour produire une grande variété de documents et de rapports volumineux et complexes. • Coordonner de manière intensive avec les unités de service de l’équipe des opérations à ROMENA et assurer fréquemment la liaison avec les membres internes de l’équipe sur le terrain. • Accomplir d’autres tâches administratives et logistiques connexes, selon les besoins, par exemple organiser et coordonner les arrangements administratifs pour les séminaires, conférences et traductions, missions sur le terrain, etc. • Aider à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation de présentations et de rapports de données pour le partage d’informations, la réponse aux questions, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision. • Aider à la visualisation et à la mise à jour des informations telles que les pages web ou brochures. • Soutenir le coordinateur de projet dans la rédaction de rapports d’avancement, de mission, de rapports d’évaluation, etc. • Examiner, enregistrer, distribuer et/ou traiter le courrier et autres documents ; Faire le suivi des actions en cours et tenir à jour les dossiers des unités de travail (papier et électroniques). • Tenir un calendrier/plannings ; Surveiller les changements et communiquer les informations pertinentes au coordinateur de projet ainsi qu’au personnel approprié à l’intérieur et à l’extérieur de l’unité de travail immédiate. • Soutenir le gestionnaire de programme en coordination avec les responsables nationaux de projet embauchés dans le cadre du projet afin d’assurer une exécution rapide et coordonnée des tâches. • Maintenir le contrôle sur l’équipement non extensible et effectuer des vérifications physiques. Voyages • Préparer, traiter et suivre les arrangements administratifs et les formulaires liés aux déplacements officiels du personnel. • Créer des demandes de déplacement/rapports de dépenses à Umoja. • Fournir un soutien pour l’obtention de visas, l’organisation du transport et de l’hébergement, etc., pour des ateliers, réunions, conférences, missions, etc. • Préparer des modèles, collecter la liste des participants lors des événements, formations, réunions, etc. menés par le Programme. Ressources humaines • Initier, traiter, surveiller, examiner et suivre les actions liées à l’administration des activités en ressources humaines. • Préparer des mandats pour les consultants. • Soutenir dans le processus d’embauche des consultants nationaux et internationaux. Approvisionnement • Préparation des chariots de courses, demande de devis (RFQ), acquisitions à faible valeur (LVA) et feuilles d’entrée de service (SES) à UMOJA. • Préparer une demande de proposition, des termes de référence (ToR) ou des spécifications techniques pour l’acquisition des biens et services à acquérir pour le programme. • Gérer les arrangements pour l’impression et la traduction si nécessaire ; coordonner les arrangements d’expédition, les services de messagerie, etc. • Recevoir et examiner les factures des entrepreneurs par rapport aux biens et services fournis par le contractant conformément au contrat d’achat signé et approuvé par l’ONU. Préparez la feuille d’entrée de service pour les services fournis, demandez la création d’un reçu de marchandises et partagez tous les documents justificatifs avec le point focal financier de l’équipe TIP/SOM pour lancer le processus de paiement. • Conserver des dossiers (papier et électroniques) à des fins d’audit et de vérification des financements de l’UE, y compris les archives appropriées de tous les événements, formations, réunions, ainsi que les ordres du jour, la liste des participants, les procès-verbaux des réunions, etc. par événement. • Effectuer d’autres tâches liées au travail selon leur assignation.
Compétences
Professionnalisme – Possède une connaissance du soutien général du bureau et de l’administration, y compris les politiques, processus et procédures administratifs. Est capable d’exercer un large éventail de fonctions administratives, notamment en matière de budget/programme de travail et de ressources humaines. Est capable de comprendre et d’appliquer les règles et réglementations administratives, financières et des ressources humaines dans les situations professionnelles. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; démontre une compétence professionnelle et une maîtrise des sujets ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’atteinte des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles ; Reste calme dans les situations stressantes. . Engagement à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en garantissant la participation égale et l’implication complète des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail. Capable d’effectuer des analyses, de la modélisation et de l’interprétation des données pour soutenir la prise de décision. Travail d’équipe : Travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs organisationnels ; sollicite des avis en valorisant sincèrement les idées et l’expertise des autres ; est prêt à apprendre des autres ; place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel ; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement leur propre position ; partage le crédit pour les réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe. Planification et organisation : Développe des objectifs clairs cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et affectations prioritaires ; ajuste les priorités selon les besoins ; alloue le temps et les ressources appropriés pour accomplir le travail ; prévoit les risques et prévoit des éventualités lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et actions selon les besoins ; Utilise le temps efficacement.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou équivalent est requis.
Poste – Qualification spécifique
Expérience professionnelle
Un minimum de cinq ans d’expérience professionnelle pertinente dans les services administratifs, le soutien administratif général, la finance, les ressources humaines ou un domaine connexe est requis. Le nombre minimum d’années d’expérience pertinente est réduit à trois pour les candidats titulaires d’un diplôme universitaire de premier niveau ou supérieur. Une expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels standards MS Office (MS Word, Excel, PowerPoint, etc.) ainsi qu’une connaissance des logiciels de tableaux Excel et de bases de données, une expérience dans la gestion de systèmes de gestion web est requise. Une expérience en administration de programmes/projets et/ou en coopération technique est souhaitable. Au moins un an d’expérience dans les données L’analytique ou domaines connexes est souhaitable : une expérience professionnelle avec le système des Nations Unies et/ou d’autres organisations internationales est souhaitable. L’expérience dans un grand système de planification des ressources d’entreprise est souhaitée.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour cette offre d’emploi, l’anglais est obligatoire. L’arabe est obligatoire. Le tableau ci-dessous montre le niveau minimum requis pour chaque compétence dans ces langues, selon le Cadre linguistique des Nations Unies (veuillez consulter https://languages.un.org pour plus de détails).
Langues obligatoires
| Langue | Lecture | Écriture | Écoute | Intervention |
| Anglais | Niveau II de l’ONU | Niveau II de l’ONU | Niveau II de l’ONU | Niveau II de l’ONU |
| Arabe | Niveau II de l’ONU | Niveau II de l’ONU | Niveau II de l’ONU | Niveau II de l’ONU |
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.
Avis spécial
Considérations des Nations Unies
Sans frais
LES NATIONS UNIES NE FACTURENT AUCUN FRAIS À AUCUNE ÉTAPE DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (CANDIDATURE, ENTRETIEN D’ENTRETIEN, TRAITEMENT OU FORMATION). LES NATIONS UNIES NE S’INTÉRESSENT PAS AUX INFORMATIONS SUR LES COMPTES BANCAIRES DES CANDIDATS.
