Intitulé complet du poste 1 : Adjoint(e) administratif(ve) – Division des affaires corporatives, ALSF
LE CENTRE DE SOUTIEN JURIDIQUE AFRICAIN (ALSF) :
Le Mécanisme africain d’appui juridique (ALSF) est une organisation internationale créée par un traité en 2008. Il est hébergé par la Banque africaine de développement (BAD). L’adhésion est ouverte à : (a) tous les États membres de la BAD ; (b) d’autres États ; (c) la BAD elle-même ; et (d) d’autres organisations ou institutions internationales. Les principaux objectifs de l’ALSF sont les suivants : (i) aider les pays membres régionaux (PMR) de la BAD à faire face aux litiges intentés contre eux par des fonds vautours (et autres entités similaires) ; (ii) faciliter l’accès des PMR de la BAD à des conseils techniques lors de la négociation d’opérations commerciales complexes (notamment dans les domaines des infrastructures et des ressources naturelles) ; et (iii) investir dans la formation des juristes des PMR participants et l’organiser afin de leur fournir l’expertise juridique nécessaire pour mieux représenter leurs pays.
Le Conseil d’administration est composé de représentants des États membres du Mécanisme, de la Banque et d’autres organisations internationales. Ses fonctions comprennent la définition et l’approbation des politiques, la nomination du Conseil de gestion, l’autorisation des reconstitutions de ressources et la nomination des commissaires aux comptes. Le Conseil de gestion est composé de cinq (5) personnes nommées par le Conseil d’administration et est notamment chargé d’approuver les budgets et les programmes de travail annuels, d’établir les statuts, les règles et les règlements, de prendre les décisions nécessaires au bon fonctionnement du Mécanisme, de superviser la gestion du Fonds de dotation du Mécanisme et d’exercer les pouvoirs qui lui sont délégués par le Conseil d’administration.
L’ALSF exerce des fonctions et des responsabilités à la fois consultatives et opérationnelles et fournit un soutien, des conseils et des services juridiques en lien avec tous les aspects de son activité, y compris la rédaction de tous les instruments juridiques nécessaires aux activités opérationnelles de l’institution et la fourniture d’avis juridiques à ses organes (Conseil de gestion et Conseil d’administration).
LE POSTE :
L’assistant administratif fait partie de la Division des affaires corporatives et aide la Division à effectuer des fonctions de soutien administratif et de secrétariat, notamment la prestation de services administratifs pour appuyer la planification et/ou la mise en œuvre de projets ou d’activités au sein de la Division des affaires corporatives.
RESPONSABILITÉS ET FONCTIONS DU POSTE (description des principales fonctions/activités/tâches) :
L’assistant administratif relève du directeur de la division des affaires corporatives. Ses fonctions comprennent notamment :
- Gestion des flux de travail :
- Développer et maintenir des systèmes de bureau pour gérer efficacement le flux de documents papier ; organiser et stocker les documents, les pièces et les informations informatiques ; cela inclut la gestion du système de classement et de recherche.
- Conseille sur l’affectation du personnel de soutien afin de répondre aux priorités, à la charge de travail et aux délais.
- Suivi et contrôle des documents, traitement des courriels, fax, courriers et correspondances entrants.
- Diffuser les documents pour la Division et maintenir les systèmes de suivi requis.
- Réunions :
- Préparer des documents, des notes d’information, des rapports, des feuilles de calcul et des présentations.
- Calendrier des réunions de la Division au sein de l’ALSF.
- Assure le secrétariat des réunions internes, rédige les comptes rendus et met en place des systèmes de reporting pour suivre la mise en œuvre des décisions prises en réunion.
- Organise la logistique des réunions des organes statutaires (en présentiel, par vidéoconférence et assemblées générales annuelles) et des séminaires du personnel, y compris la réalisation de missions connexes à la demande du chef de division.
- Il prend les dispositions nécessaires pour accueillir les délégations en visite.
- Administration:
- Développe et maintient des systèmes de bureau efficaces.
- Assure le suivi des documents, gère la correspondance et les notes de synthèse.
- Gère le flux d’informations en recevant, examinant, triant et surveillant les courriels entrants et sortants de l’ALSF, en tenant compte de la priorité et de l’urgence des documents concernés ; organise le classement logique de cette correspondance.
- Rédiger et réviser les courriels et les documents conformément aux instructions administratives, y compris le guide de style de l’ALSF.
- Examiner les notes de service, les documents, les contrats et la correspondance à soumettre, ainsi que leurs pièces justificatives, pour signature du chef de division ou du directeur.
- Consolide les rapports de la division et les rapports sur le niveau de travail exécuté, et assure le suivi auprès du responsable de division et du personnel concernant les documents pertinents.
- Apporter son concours en matière de protocole en assurant la liaison avec le Secrétariat général de la Banque pour toutes les questions relatives au protocole et aux obligations administratives, ainsi qu’aux privilèges et immunités.
- Rédige les correspondances nécessitant des recherches et/ou des discussions sur des questions administratives et techniques, y compris les notes d’information destinées au personnel et diverses notes explicatives visant à obtenir des informations auprès d’autres collègues.
- Assure la liaison avec le personnel professionnel de la Division ou d’autres Divisions afin d’obtenir les informations nécessaires au traitement des paiements aux prestataires de services.
- Assiste et conseille le directeur de division sur diverses questions administratives et de personnel.
- Négocie avec CHGS l’attribution d’un espace de bureau approprié pour l’ALSF en fournissant des justifications ; responsable de l’organisation et de la coordination des opérations de déménagement de bureaux.
- Il coordonne la logistique des missions du personnel et soumet les demandes de remboursement, les rapports de mission et les dépenses des programmes de formation relatifs à ces missions.
- Crée des demandes d’achat pour l’acquisition de biens et de services dans SAP, et des demandes de création de fournisseurs pour les prestataires de services auprès du service de création de fournisseurs.
- Crée dans SAP les bons de commande pour le paiement des salaires des agents contractuels et des consultants internes et externes.
- Suivi des paiements des prestataires de services.
- Contribue à la soumission du budget annuel de l’ALSF en collectant et en présentant des données ; surveille et rend compte de la mise en œuvre du budget de la division.
- Gère les systèmes et traite les rapports de dépenses dans les systèmes MIS et SAP.
4. Tâches de secrétariat :
- Veiller à maintenir des stocks suffisants de fournitures de bureau et autres fournitures de base.
- Gérer les demandes internes et externes ; filtrer les appels téléphoniques, traiter les courriels et les demandes entrants et les prendre en charge de manière appropriée ; accueillir et prendre en charge les visiteurs ; organiser et tenir à jour les agendas électroniques et prendre les rendez-vous.
- Conserver des dossiers confidentiels et classer les rapports, la correspondance et les documents connexes afin de faciliter leur transmission.
COMPÉTENCES REQUISES POUR LE POSTE (aptitudes, expérience et connaissances requises)
Les compétences requises sont celles liées au savoir-faire et aux aptitudes relationnelles :
- De bonnes compétences en matière d’organisation, de budgétisation et de planification seront hautement souhaitables.
- Bonnes aptitudes organisationnelles, analytiques et rédactionnelles, capacité à porter des jugements et à prendre des décisions judicieuses.
- Capacité à travailler sous pression dans un environnement international et multiculturel dynamique.
- Traitement rapide et efficace des demandes internes et externes.
- Capacité à travailler et à coopérer avec des personnes d’horizons divers.
- Excellente connaissance pratique et expérience des compétences et tâches administratives et sectorielles.
- Excellentes aptitudes au service à la clientèle, bonnes aptitudes organisationnelles, capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément, souci du détail et capacité à travailler sous pression et avec une main-d’œuvre diversifiée.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais et/ou en français, avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
- La maîtrise des logiciels standards de la banque (Word, Excel, Access et PowerPoint) et la connaissance de SAP ou d’un autre système ERP seraient un atout.
- Excellentes capacités d’initiative, d’enthousiasme, d’esprit d’équipe et de relations interpersonnelles.
- Capacité à interpréter les politiques, les directives et les procédures de l’ALSF.
CONDITIONS PARTICULIÈRES D’EXERCICE DU TRAVAIL (environnement, contraintes), le cas échéant :
- Doit être citoyen d’un pays membre de la Banque africaine de développement
- Nécessite des déplacements occasionnels.
- Doit faire preuve d’un haut niveau d’intégrité, de valeurs morales, de discrétion et de confidentialité.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES
- Un minimum de licence en gestion d’entreprise, commerce, administration ou discipline connexe, de préférence complétée par des cours en administration/gestion de bureau ou en études de secrétariat (BTS ou DUT).
- Un minimum de cinq (5) ans d’expérience pratique et pertinente progressive, dans un bureau de direction de préférence dans une organisation internationale.
CE POSTE N’EST PAS SOUMIS AUX CONDITIONS GÉNÉRALES INTERNATIONALES (LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME UN PERSONNEL LOCAL ET NE SERA PAS SOUMIS AUX CONDITIONS GÉNÉRALES D’EMPLOI INTERNATIONALES).
LE POSTE :
L’assistant administratif fait partie de la Division des opérations et aide les responsables de secteur, les chefs d’unité (conseil et renforcement des capacités) et le directeur de division et chef des opérations à effectuer des tâches de soutien administratif et de secrétariat, notamment la fourniture de services administratifs pour appuyer la planification et/ou la mise en œuvre de projets ou d’activités au sein de la Division des opérations.
RESPONSABILITÉS ET FONCTIONS DU POSTE (description des principales fonctions/activités/tâches) :
L’assistant administratif relève du chef de division et responsable des opérations. Ses fonctions comprennent notamment :
- Gestion des flux de travail :
- Concevoir et maintenir des systèmes de bureau pour gérer efficacement le flux de documents papier ; organiser et stocker les documents, les pièces et les informations informatiques ; cela inclut la gestion du système de classement et de recherche.
- Conseille sur l’affectation du personnel de soutien afin de répondre aux priorités, à la charge de travail et aux délais.
- Réunions :
- Préparer des documents, des notes d’information, des rapports, des feuilles de calcul et des présentations.
- Calendrier des réunions de la Division au sein de l’ALSF.
- Il prend les dispositions nécessaires pour accueillir les délégations en visite.
- Administration:
- Conçoit et maintient des systèmes de bureau efficaces.
- Assure le suivi des documents et des décaissements conformément au cycle de projet de l’ALSF.
- Gère le flux d’informations en recevant, examinant, triant et surveillant les courriels entrants et sortants de l’ALSF, en tenant compte de la priorité et de l’urgence des documents concernés ; organise le classement logique de cette correspondance.
- Rédiger et réviser les courriels et les documents conformément aux instructions administratives, y compris le guide de style de l’ALSF.
- Examiner les notes de service, les documents, les contrats et la correspondance à soumettre, ainsi que leurs pièces justificatives, pour signature du chef de division ou du directeur.
- Consolide les rapports de la division et les rapports sur le niveau de travail exécuté, et assure le suivi auprès du chef de division et du personnel concernant les documents pertinents.
- Rédige les correspondances nécessitant des recherches et/ou des discussions sur des questions administratives et techniques, y compris les notes d’information destinées au personnel et diverses notes explicatives visant à obtenir des informations auprès d’autres unités.
- Assurer la liaison avec le personnel professionnel de la Division ou d’autres Divisions afin d’obtenir des informations pour les projets.
- Il assiste et conseille le chef de division sur diverses questions administratives et de personnel.
- Négocie avec CHGS l’attribution d’un espace de bureau approprié pour l’ALSF en fournissant des justifications ; responsable de l’organisation et de la coordination des opérations de déménagement de bureaux.
- Il coordonne la logistique des missions du personnel et soumet les demandes de remboursement, les rapports de mission et les dépenses des programmes de formation relatifs à ces missions.
- Apporter son soutien logistique aux activités de formation et de renforcement des capacités, y compris entreprendre des missions connexes à la demande du chef de division.
- Créer des demandes d’achat pour l’acquisition de biens et de services dans SAP, demander la création de fournisseurs pour les cabinets d’avocats et les prestataires de services auprès du service de création de fournisseurs et demander la création de comptes bancaires pour les cabinets d’avocats et les prestataires de services auprès du service de caisse.
- Suivi des débours des cabinets d’avocats et des prestataires de services.
- Fonctions de secrétariat :
- Veiller à maintenir des stocks suffisants de fournitures de bureau et autres articles de base.
- Gérer les demandes internes et externes ; filtrer les appels téléphoniques, traiter les courriels et les demandes entrants et les prendre en charge de manière appropriée ; accueillir et prendre en charge les visiteurs ; organiser et tenir à jour les agendas électroniques et prendre les rendez-vous.
- Conserver des dossiers confidentiels et classer les rapports, la correspondance et les documents connexes afin de faciliter leur transmission.
COMPÉTENCES REQUISES POUR LE POSTE (aptitudes, expérience et connaissances requises)
Les compétences requises sont celles liées au savoir-faire et aux aptitudes relationnelles :
- De bonnes compétences en matière d’organisation, de budgétisation et de planification seront hautement souhaitables.
- Bonnes aptitudes organisationnelles, analytiques et rédactionnelles, capacité à porter des jugements et à prendre des décisions judicieuses.
- Capacité à travailler sous pression dans un environnement international et multiculturel dynamique.
- Traitement rapide et efficace des demandes internes et externes.
- Capacité à travailler et à coopérer avec des personnes d’horizons divers.
- Excellente connaissance pratique et expérience des compétences et tâches administratives et sectorielles.
- Excellentes aptitudes au service à la clientèle, bonnes aptitudes organisationnelles, capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément, souci du détail et capacité à travailler sous pression et avec une main-d’œuvre diversifiée.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais et/ou en français, avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
- La maîtrise des logiciels standards de la banque (Word, Excel, Access et PowerPoint) et la connaissance de SAP ou d’un autre système ERP seraient un atout.
- Excellentes capacités d’initiative, d’enthousiasme, d’esprit d’équipe et de relations interpersonnelles.
- Capacité à interpréter les politiques, les directives et les procédures de l’ALSF.
CONDITIONS PARTICULIÈRES D’EXERCICE DU TRAVAIL (environnement, contraintes), le cas échéant :
- Doit être citoyen d’un pays membre de la Banque africaine de développement
- Nécessite des déplacements occasionnels.
- Doit faire preuve d’un haut niveau d’intégrité, de valeurs morales, de discrétion et de confidentialité.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES
- Un minimum de licence en gestion d’entreprise, commerce, administration ou discipline connexe, de préférence complétée par des cours en administration/gestion de bureau ou en études de secrétariat (BTS ou DUT).
- Un minimum de cinq (5) ans d’expérience pratique et pertinente progressive, dans un bureau de direction de préférence dans une organisation internationale.
CE POSTE N’EST PAS SOUMIS AUX CONDITIONS GÉNÉRALES INTERNATIONALES (LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME UN PERSONNEL LOCAL ET NE SERA PAS SOUMIS AUX CONDITIONS GÉNÉRALES D’EMPLOI INTERNATIONALES).
