Le Secrétaire général de l’ONU a lancé le 1er janvier 2019 une réforme mondiale ambitieuse visant à repositionner le système des Nations Unies pour le développement afin d’assurer une mise en œuvre plus efficace et efficiente du Programme 2030 et des Objectifs de développement durable (ODD). Dans le cadre de cette réforme, les Bureaux des Coordonnateurs résidents des Nations Unies (BCRNU), placés sous l’autorité d’un Coordonnateur résident indépendant – Représentant du Secrétaire général de l’ONU et plus haut responsable du système des Nations Unies pour le développement au niveau national – accompagnent les pays dans la réalisation de leurs priorités de développement et l’atteinte des ODD.
POSTE 1 : ADJOINT ADMINISTRATIF, G6
Ce poste est rattaché au Bureau du Coordonnateur résident des Nations Unies (Chef du BCRNU) en Guinée et relève du Chef d’équipe de la planification stratégique et du BCRNU.
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, le/la titulaire du poste sera responsable des tâches suivantes :
1. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :
• Sous la supervision du/de la chef du Bureau du Coordonnateur Résident (BCR), assurer le suivi des actions relatives à la gestion des ressources humaines de l’unité, notamment le recrutement de personnel et de consultants, la gestion des contrats de service, des stages et des Volontaires des Nations Unies.
2. BUDGET ET FINANCES :
• Participer à l’élaboration et à l’examen des propositions et des besoins en matière de ressources humaines et financières.
• Consolider le budget et le programme de travail du BCR et de l’Équipe de pays des Nations Unies (ECNU), y compris les ressources mobilisées localement et les fonds communs pour l’ECNU, en tenant compte du budget du Siège, des fonds d’affectation spéciale, des subventions et des achats.
• Suivre les dépenses et les comparer au budget approuvé ; procéder aux ajustements nécessaires.
• Aider les responsables à élaborer les besoins en ressources pour les demandes de budget.
• Participer à la préparation des rapports d’exécution budgétaire et à la finalisation de ces rapports, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
• Préparer ou adapter des rapports financiers à partir des rapports générés par le système.
• Assure la coordination avec les autres membres du personnel des finances et du budget sur les questions connexes lors de la préparation des rapports budgétaires.
• Saisit les transactions dans IRIS et le système de planification des ressources de l’entreprise (connu sous le nom d’Umoja aux Nations Unies), selon les besoins.
• Rapproche régulièrement les demandes saisies et traitées.
3. ADMINISTRATION GÉNÉRALE ET LOGISTIQUE :
• Assure l’intérim de l’assistant(e) exécutif(ve)/assistant(e) du/de la coordinateur(trice) résident(e) en son absence.
• Rédige la correspondance courante pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, d’audit financier et de personnel pertinentes.
• Rédige les comptes rendus et les rapports de réunion courants.
• Assure une coordination étroite avec les unités de service et communique fréquemment avec les membres de l’équipe interne, tant au siège que sur le terrain.
• Exécute d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins (par exemple, programme de déplacements opérationnels ; suivi des comptes et des paiements aux fournisseurs et aux contractuels pour les services rendus ; planification des espaces physiques ; identification des besoins en technologies de bureau et maintenance des équipements, des logiciels et des systèmes ; organisation et coordination de séminaires, de conférences et de traductions).
• Facilite et prépare les déplacements des membres de l’équipe, les paiements des indemnités journalières de subsistance (IJS) et la logistique.
• Établit et tient à jour les listes d’actifs ; Assure le suivi des questions relatives aux TIC auprès des membres de l’équipe.
• Apporte un soutien logistique et administratif à la planification et à l’organisation d’événements.
• Initie, examine, traite et assure le suivi des actions liées au recrutement de consultants.
• Sert de point de contact pour le responsable des demandes d’achat et le gestionnaire de la petite caisse d’Umoja pour le bureau pays.
• Peut être chargé d’encadrer, de former et de superviser le travail du personnel des services généraux moins expérimenté.
4. ADMINISTRATION DES CONTRATS/APPROVISIONNEMENT :
• Assure la coordination opérationnelle et les services administratifs dans Umoja, afin de soutenir les projets et activités d’approvisionnement.Conformément aux procédures standard, formuler des demandes de biens, de services et de recrutement de consultants/entrepreneurs individuels.
• Examiner et préparer les exigences, le périmètre des travaux et les spécifications des biens et services, ainsi que la documentation nécessaire, en consultation avec les parties prenantes concernées.
• Assurer la coordination administrative quotidienne des contrats entre l’ONU et les prestataires externes pour les biens et services.
• Tenir à jour les dossiers internes et la documentation relative aux activités d’approvisionnement.
• Inspecter et réceptionner les biens/services reçus conformément au bon de commande et aux factures fournies par le prestataire, et effectuer les activités de gestion des actifs.
• Traiter le paiement des factures des prestataires et en assurer le suivi après réception et exécution satisfaisantes.
• Préparer et traiter tous les formulaires et autorisations de l’ONU pour le personnel contractuel et de travail des unités, sections ou services de l’ONU, notamment : laissez-passer pour les terrains de l’ONU, laissez-passer pour les biens, permis de stationnement de l’ONU, cartes d’accès et clés de porte.
5. APPUI À LA COORDINATION :
• Assurer le secrétariat de l’Équipe de gestion des opérations (EGO) et tenir le Coordonnateur résident (CR) et le Coordonnateur résident des opérations (CRO) informés des développements relatifs à la stratégie des opérations.
• Participer aux réunions, ateliers et séminaires de l’EGO.
• Se tenir informé(e) des discussions et propositions des sous-groupes de l’OMT.
• Examiner les contrats, accords, propositions et rapports proposés par l’OMT avant leur transmission au chef du RCO et du RC.
• Contribuer à la collecte et à l’analyse des données, ainsi qu’à la préparation de présentations et de rapports de données pour le partage d’informations, la réponse aux demandes de renseignements, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision.
• Contribuer à la visualisation et à la mise à jour des supports d’information tels que les pages web ou les brochures.
• Effectuer toute autre tâche connexe qui lui est confiée.
• Élabore les propositions et les rapports soumis par l’OMT avant leur transmission au chef du RCO et du RC.
• Participe à la collecte et à l’analyse des données, ainsi qu’à la préparation des présentations et des rapports destinés au partage d’informations, à la réponse aux demandes de renseignements, à la gestion des connaissances, à la planification et à la prise de décision.
• Contribue à la création de visualisations et à la mise à jour des supports d’information, tels que les pages web ou les brochures.
• Effectue toute autre tâche connexe qui lui est confiée.
• Élabore les propositions et les rapports soumis par l’OMT avant leur transmission au chef du RCO et du RC.
• Participe à la collecte et à l’analyse des données, ainsi qu’à la préparation des présentations et des rapports destinés au partage d’informations, à la réponse aux demandes de renseignements, à la gestion des connaissances, à la planification et à la prise de décision.
• Contribue à la création de visualisations et à la mise à jour des supports d’information, tels que les pages web ou les brochures.
• Effectue toute autre tâche connexe qui lui est confiée.
Compétences
PROFESSIONNALISME : Capacité à accomplir un large éventail de fonctions administratives, par exemple, gestion budgétaire et de programmes de travail, gestion des ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Capacité à appliquer les connaissances des différentes règles et réglementations administratives, financières et de ressources humaines des Nations Unies dans le cadre de son travail. Capacité à analyser, modéliser et interpréter des données à l’appui de la prise de décision. Fierté du travail accompli et des résultats obtenus ; compétence professionnelle et maîtrise du sujet ; conscience professionnelle et efficacité dans le respect des engagements, des échéances et l’atteinte des résultats ; motivation par des considérations professionnelles plutôt que personnelles ; persévérance face aux difficultés ; calme en situation de stress ; engagement à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
PLANIFICATION ET ORGANISATION : Élaboration d’objectifs clairs et cohérents avec les stratégies convenues ; identification des activités et tâches prioritaires ; adaptation des priorités selon les besoins ; allocation du temps et des ressources nécessaires à la réalisation du travail ; anticipation des risques et prise en compte des imprévus lors de la planification ; suivi et ajustement des plans et actions selon les besoins ; gestion efficace du temps.
ORIENTATION CLIENT : Considère comme « clients » toutes les personnes bénéficiant de ses services et s’efforce de comprendre leur point de vue. Établit et entretient des partenariats productifs avec ses clients en gagnant leur confiance et leur respect. Identifie leurs besoins et leur propose des solutions adaptées. Suit l’évolution de la situation, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’environnement du client, afin de rester informé et d’anticiper les problèmes. Informe régulièrement les clients de l’avancement ou des difficultés rencontrées dans les projets. Respecte les délais de livraison des produits ou services.
Éducation
L’obtention d’un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est requise. Une certification ou une formation supplémentaire en ressources humaines, administration, audit, finance, gestion et/ou organisation d’événements ou dans un domaine similaire est fortement souhaitable.
Expérience professionnelle
Un minimum de sept (7) années d’expérience professionnelle à responsabilités croissantes dans les services administratifs, la finance, la comptabilité, l’audit, les ressources humaines ou un domaine connexe est requis. Cette durée minimale est réduite de deux (2) ans pour les candidats titulaires d’un diplôme universitaire de premier cycle. Une expérience de travail avec un système de planification des ressources de l’entreprise (ERP), tel qu’Umoja ou un ERP similaire, est souhaitable. Une expérience de travail auprès des Nations Unies ou d’une organisation internationale similaire est également souhaitable. Une expérience d’au moins un (1) an en analyse de données ou dans un domaine connexe est un atout.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais et du français est requise. Le tableau ci-dessous indique le niveau minimal requis pour chaque compétence dans ces langues, conformément au Cadre linguistique des Nations Unies (pour plus de détails, veuillez consulter le site https://languages.un.org ).
Langues requises
| Langue | En lisant | En écrivant | Écoute | Parlant |
| Anglais | Niveau II des Nations Unies | Niveau II des Nations Unies | Niveau II des Nations Unies | Niveau II des Nations Unies |
| Français | Niveau II des Nations Unies | Niveau II des Nations Unies | Niveau II des Nations Unies | Niveau II des Nations Unies |
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien axé sur les compétences.
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