Le PNUD, Programme des Nations unies pour le développement fait partie des programmes et fonds de l’ONU. Son rôle est d’aider les pays en développement en leur fournissant des conseils mais également en plaidant leurs causes pour l’octroi de dons.
Description de l’emploi
Contexte organisationnel
Sous l’autorité du Représentant Résident Adjoint (DRR) et la supervision directe du Spécialiste des Opérations, l’Analyste des Opérations (Services Généraux, Achats des biens et services, RH et IT) performe avec autonomie et sert de conseiller à l’équipe de Direction sur les aspects de gestion et des opérations du bureau. Il/elle est responsable de l’exécution effective des services administratifs, des achats, des RH et du NTIC. Son rôle premier est de gérer et de coordonner les activités des opérations au quotidien, en assurant un fonctionnement cohérent des différentes unités sous sa supervision tout en contribuant à la redéfinition des systèmes existants pour prendre en compte les changements dans l’environnement opérationnel, comme requis. L’analyste des Opérations promet une collaboration orientée vers la satisfaction du client dans le respect des règles et procédures du bureau.
Le PNUD adopte une approche de portefeuille afin de répondre à l’évolution des besoins opérationnels et de tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler au sein d’unités, de fonctions, d’équipes et de projets dans des équipes pluridisciplinaires afin d’améliorer et de permettre la collaboration horizontale.
Fonctions et responsabilités
L’analyste des opérations travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations et du programme du bureau de pays et d’autres agences des Nations Unies pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérentes. II/elle travaille également avec le Siège pour résoudre des questions complexes relatives aux programmes et aux opérations.
II/elle gère l’unité financière du bureau, supervise et dirige le personnel des opérations (achats, des services généraux, des RH et de l’IT). Il/elle travaille avec les équipes chargées des programmes et des projets au sein du bureau de pays, avec le personnel du siège du PNUD et de GSSC, ainsi qu’avec les représentants du gouvernement, afin d’assurer la bonne performance financière du bureau de pays dans les domaines de sa responsabilité.
Il/elle est responsable de la promotion d’un environnement de collaboration axé sur les clients et les résultats en conformité avec les règles et procédures du PNUD (Programme and Operations Political and Procedures – POPP) et du Cadre de Contrôle Interne du Bureau Pays.
- Mise en œuvre des stratégies du bureau afin d’obtenir les résultats suivants :
- Conformité des opérations avec les règles, les procédures et les politiques de mise en œuvre et de stratégies de base du PNUD et des Nations Unies ;
- Développer définir et veiller à la mise en œuvre des stratégies de gestion opérationnelle et financière pour le service Finance/Administration
- Appuyer à la préparation et à la gestion des budgets
- Assurer la gestion financière
- Mise en œuvre des stratégies opérationnelles, établissement des cibles de gestion et suivi de l’atteinte des résultats dans les domaines des achats de biens et services, des services généraux et de l’IT ;
- Etablissement des arrangements de collaboration avec les partenaires potentiels, d’un système de gestion des relations avec les clients en vue de la mobilisation des ressources ainsi que des arrangements appropriés opérationnels de partenariats ;
- Respect des procédures opérationnelles standards internes dans les domaines des achats et logistiques et de l’IT ;
- Suivi régulier et analyse de l’environnement de travail, en s’assurant d’un réajustement à temps des opérations, conseils sur les considérations juridiques et évaluation des risques ;
- Développement et partage des connaissances relatives à la gestion et aux opérations du bureau, organisation de formations dans le domaine des opérations, synthèses des leçons apprises et des meilleures pratiques et contribution efficace aux réseaux des connaissances et aux communautés de pratiques.
2. Gestion efficace des services d’achat, Finances, ICT, RH, des services généraux et logistiques et supervision du personnel de ces unités :
- Développer et définir des procédures opérationnelles pour le service Administration
- Assurer la gestion des budgets et l’administration des budgets et au fonctionnement du système optimal de recouvrement des coûts
- Mettre en place une organisation efficace pour la mise en œuvre des activités en matière d’administration générale, les achats associés et de logistique conformément aux règlements et procédures du PNUD et la mise à jour des différents tableaux de bord
- Mettre en place une stratégie pour une gestion efficace du matériel du bureau y compris le matériel roulant (parc véhicule) et organiser efficacement les services de voyage, du courrier, des arrangements pour les expéditions, les exonérations de taxes et, dédouanement
- Mettre en place tous les outils de suivi nécessaires pour une Gestion efficace du service voyage et la mise à jour des différents tableaux de bord
- Assurer l’élaboration et la transmission des rapports périodiques et mandataires (Certification& clôture des Comptes) en collaboration avec toutes les unités du bureau et des projets
- Elaborer et mettre en place un système de conduite d’inventaire et de vérification physique aussi bien pour les fournitures de bureau que pour les biens et les équipements de l’organisation
- Faire le suivi des rapports d’inventaires, identifier les anomalies, faire des enquêtes et rester en contact permanent avec le Bureau de l’administration au siège à qui il/elle fournit toutes les informations financières et administratives qui lui sont demandées.
- Informer son superviseur et la Direction sur tous les aspects concernant la gestion des biens et, équipements, le suivi et autres questions y relatives et fournir à la Direction des informations lui permettant de prendre les décisions.
- Assurer le suivi par les RH d’un bon système de gestion des performances et de développement personnel
- Élaborer les procédures opérationnelles (SOPS) des ressources humaines
- Garantir un bon suivi de la stratégie du personnel du bureau.
3. Appui à la gestion orientée sur les résultats du Programme Pays, suivi des performances du bureau, ainsi qu’à l’appui à la Stratégie de Mobilisation des ressources, à la gestion et au suivi des conventions de financement ;
- Appui dans l’élaboration du Plan Intégré de Travail (IWP) ainsi que les Plans de travail annuels, de même que l’identification des cibles annuelles
- Assurance que les budgets enregistrés dans QUANTUM sont conformes aux documents de projets et plans de travail annuels signés avec la contrepartie nationale
- Suivi régulier des indicateurs de performance du Bureau au niveau des différents Dashboard (Finance, HACT, IFD,…), identification des goulots d’étranglement, propositions de solutions idoines.
- Introduction dans Quantum+, CARTES des informations relatives au rapport statutaire du Programme Pays (ROAR, Plan d’audits, etc.)
- Contribution, en collaboration avec le gouvernement et les autres agences du SNU, à la Revue annuelle du programme, la revue à mi-parcours et final de l’UNDAF, CPD/ CPAP
- Appui au suivi et à la mise en œuvre des recommandations d’audit (Bureau et projets)
- Assurance du respect des exigences statutaires des conventions de financement/accords de partenariats dans les délais prescrits
- Appui dans l’élaboration des accords avec les bailleurs, les accords de partage de coûts et de fonds fiduciaires
- Suivi de la réception des contributions des bailleurs en collaboration avec le GSSC el l’unité des contributions du Siege, préparation d’éléments AR en suspens et les certifications annuelles
- Appui au Tracking et rapportage sur les ressources mobilisées en exécutant toutes les actions y relatives.
4. Organisation et gestion appropriée des services communaux et établissement d’un partenariat avec les agences des Nations Unies, en se focalisant sur :
- Contribution à la mise en place d’une approche pour mettre en œuvre les services communs en ligne avec les derniers développements en matière de services communs et des meilleures pratiques dans ce domaine;
- Identification, plaidoyer auprès des agences des NU et mise en place de services communs, maintenance d’un système de coordination en vue d’assurer l’intégration des activités sur les services communs et la mise en place de la réforme des NU;
- Planification adéquate et « suivi » des budgets des services communs et des contributions des agences sur le compte des services communs ;
- Participation au sous comité d’Administration regroupant les chargés d’administration des Agences du Système des Nations Unies;
- Etude sur les rendements d’échelle dans la mise en œuvre de services communs et leur évaluation en vue de réajustement si nécessaire.
Le titulaire exécute d’autres tâches pertinentes de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du bureau et de l’organisation.
Compétences et Expérience Requises
Éducation
- Diplôme universitaire supérieur (master ou équivalent) en administration des affaires, administration publique, finances, comptabilité, économie ou dans un domaine connexe est requis, ou
- Diplôme universitaire de premier niveau (licence) associé à deux années supplémentaires d’expérience qualifiante sera dûment pris en considération en lieu et place du diplôme universitaire supérieur
- Avoir une certification en Achats est souhaitable ;
- Avoir une certification professionnelle dans le domaine des finances sera considéré comme un avantage.
Expérience, Connaissances et Compétences
- Au minimum deux ans (avec le master) ou quatre ans (avec la licence) d’expérience professionnelle pertinente au niveau national ou international dans le domaine de la fourniture de services de conseil en gestion et/ou la gestion de systèmes opérationnels et l’établissement de relations avec des organisations internationales et des gouvernements nationaux ;
- Avoir des expériences variées et confirmées en matière de gestion (achats, services généraux, logistique, voyages, administration et finances) au niveau national ou international est un atout
- Une expérience de travail avec les organisations internationales ou le système des Nations Unies serait un atout
- Expérience dans la gestion/animation d’une équipe est un atout
- Connaissance avérée des procédures du PNUD et/ou organisations internationales en matière de Finances, comptabilité, budget et contrôle des coûts est un atout
- Avoir une bonne connaissance de la comptabilité d’exercice, des normes IPSAS ou IFRS est hautement souhaitable.
- Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs, de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.), et les logiciels de bases de données et de systèmes de gestion basés sur le web tels que ERP (Quantum…) est requis
- Expérience dans la préparation des rapports identifiant les actions clés est souhaitable
- Avoir une expérience préalable de la collaboration avec d’autres bureaux pays du PNUD et/ou organisations internationales dans le cadre de la gestion des opérations est souhaitable
- Expérience précédente de gestion des personnes et à travailler avec diverses équipes dans des pays en développement est souhaitable.
Exigences linguistiques :
- Excellente connaissance du français est requise
- Une bonne maîtrise de l’anglais est souhaitable.
