À PROPOS DU PAM
Le Programme alimentaire mondial est la plus grande organisation humanitaire au monde. Il sauve des vies en situation d’urgence et utilise l’aide alimentaire pour construire un chemin vers la paix, la stabilité et la prospérité pour les populations qui se remettent de conflits, de catastrophes et des conséquences du changement climatique.
Poste : Assistant(e) Logistique
Unité : Chaîne d’Approvisionnement (Supply Chain)
Lieu d’affectation : Pointe Noire
Supervision directe : Chargé(e)/Chef(fe) de la Logistique
Type & durée du contrat : Contrat de Service (06 mois)
Date de début : 01/12/2025
DATE LIMITE DE CANDIDATURE
13 novembre 2025-23:59-UTC+01:00 heure normale d’Afrique de l’Ouest (Brazzaville)
1) Contexte et justification
Dans le cadre du renforcement des opérations logistiques, l’Assistant(e) Logistique appuie la planification des besoins, la gestion budgétaire FTC, le cycle PR/PO, le traitement des factures et la tenue de la documentation dans les systèmes SAP (dont WINGS au PAM), afin d’assurer la conformité, la traçabilité et la célérité des activités de transport et services logistiques.
2) Objectif du poste
Apporter un appui opérationnel et administratif complet aux activités logistiques (transport, services associés, entrepôts), en garantissant : (i) une estimation et un suivi fiable des besoins financiers, (ii) un traitement rapide et conforme des achats et des factures, (iii) une tenue rigoureuse des bases de données, et (iv) une coordination efficace avec les unités concernées.
3) Responsabilités / Attributions principales
1. En coordination avec les responsables des sous-bureaux, établir le plan de dépenses mensuelles de fonds pour toutes les activités liées au transport et aux services logistiques associés.
2. Suivre les PR initiés sur les fonds FTC selon les différents projets mis en œuvre dans le pays et en assurer le suivi jusqu’à l’approbation finale des PO dans le système.
3. Recevoir, vérifier et traiter toutes les factures liées au transport et services logistiques associés ; suivez le traitement des paiements par les Finances.
4. Suivre et comptabiliser tous les paiements liés au transport et aux services logistiques, ainsi que les dépenses liées aux réservations de fonds.
5. Participer et assurer la liaison avec le Programme, l’Administration, les bureaux auxiliaires et l’Entrepôt pour garantir une budgétisation et une saisie précise des données de dépenses FTC.
6. Faire l’analyse trimestrielle du budget FTC et soumettre pour approbation au Chef de la Logistique et au directeur pays via le bureau régional.
7. Tenir à jour le registre de facturation et produire des rapports réguliers sur les activités logistiques, selon les besoins.
8. Maintenir la base de données de suivi des factures logistiques (ITS), avec un statut actualisé de façon hebdomadaire (réception, validation, paiement).
9. Maintenir des dossiers adéquats de dépôt et de comptabilité de tous les paiements logistiques (physiques et électroniques).
10. Appliquer les procédures et recommandations visant à améliorer le suivi et le traitement des factures ; informer les Finances et la Logistique de tout problème à résoudre.
11. Travailler en collaboration étroite avec Commodity Accounting et l’unité BPO pour un suivi approprié des données relatives au FTC.
12. Assurer l’utilisation appropriée de SAP pour toutes les activités liées au traitement des factures et des engagements.
4) Immuables attendus
• Prévisions mensuelles de fonds logistiques consolidées et validées.
• PR/PO logistiques initiées et suivis jusqu’à approbation, avec journal de suivi à jour.
• Tableau de bord factures (réception → paiement) à jour ; dossiers d’archivage complets.
• Notes de revue budgétaire FTC et rapports logistiques périodiques transmis dans les délais.
• Registre des améliorations de processus (actions correctives et préventives) mis à jour.
5) Indicateurs de performance (KPI)
Les indicateurs ci-dessous serviront à évaluer la performance et la qualité des résultats :
Indicateur
Câble / Standard
Délai moyen PR → PO (achats logistiques)
≤ 10 jours ouvrés (selon complexité)
Taux de factures payées < 30 jours après réception conforme
≥ 90 %
Exactitude des besoins de fonds (écart prévisionnel vs. Dépenses)
Écart ≤ 10 %
Taux d’archivage conforme et traçable
≥ 95 % des dossiers complets
Ponctualité et complétude des rapports logistiques
100 % dans les délais convenus
6) Profil recherché (qualifications et compétences)
• Diplôme post-secondaire en logistique, administration, comptabilité, gestion ou domaine apparent.
• Expérience pertinente (3–5 ans) en appui logistique, gestion de factures/paiements, PR/PO et suivi budgétaire (idéalement en contexte humanitaire).
• Maîtrise d’Excel et des bases de données de suivi ; connaissance des systèmes/procédures WFP souhaités (SAP, IPSAS, FTC).
• Connaissances en Commodity Accounting et archivage électronique.
• Rigueur, sens de l’organisation, respect des délais, attention aux détails, intégrité ; excellente coordination et communication écrite/orale en français (anglais atout).
7) Relations de travail
Collaboration étroite avec : Logistique (transport/entrepôts),BPU, Finances, Programme, Administration/Management Service.
