À propos de la région
Le Bureau régional d’UNOPS pour l’Afrique, basé à Nairobi (Kenya), supervise la mise en œuvre de plus de 250 projets dans 40 pays, en particulier dans les contextes fragiles et touchés par des conflits. Fort d’une équipe de plus de 1 000 personnes réparties dans cinq bureaux multipays – couvrant l’Afrique du Nord, de l’Ouest, centrale, orientale et australe, ainsi que la Corne de l’Afrique – le Bureau contribue à la réalisation des priorités nationales par le biais d’initiatives stratégiques dans les domaines suivants : action climatique, santé, infrastructures, paix et sécurité, appui aux pays à revenu intermédiaire et petits États insulaires en développement (PEID). Le Bureau régional assure un leadership stratégique, un appui opérationnel et un contrôle dans des domaines clés tels que les partenariats, la communication, la gestion et le suivi, les infrastructures et la gestion de projets, la santé et la sécurité, et la sûreté. En promouvant l’excellence dans la mise en œuvre des projets, en favorisant le partage des connaissances et en encourageant l’amélioration continue, le Bureau contribue à la mise en place d’infrastructures durables, à une gestion transparente des ressources et à une meilleure qualité de vie pour les communautés à travers le continent.
POSTE : Responsable principal des finances et de l’administration
Mise en valeur du poste
Supervise les opérations financières, les fonctions administratives et la conformité afin de garantir la santé financière et l’efficacité de l’organisation.
À propos du bureau pays/multipays
Basé à Dakar, au Sénégal, le Bureau multipays pour l’Afrique de l’Ouest (WAMCO) fournit des services de gestion de projets, d’infrastructures et d’approvisionnement de haute qualité dans 16 pays d’Afrique de l’Ouest et du Sahel, notamment le Bénin, le Burkina Faso, le Tchad, la Côte d’Ivoire, la Guinée, le Mali, le Niger et le Togo. En accord avec la mission d’UNOPS, le WAMCO soutient ses partenaires dans les domaines de la consolidation de la paix, de l’aide humanitaire et du développement durable. Son portefeuille d’activités couvre des secteurs clés tels que la santé, le changement climatique, les énergies renouvelables, l’agriculture, l’eau et l’assainissement, l’environnement, les infrastructures, la justice, la paix et la sécurité. Parmi ses projets notables figurent la construction d’écoles préscolaires pour le développement de la petite enfance au Sénégal (en partenariat avec la KOICA et l’UNICEF), le renforcement des capacités des agences nationales en matière de réduction des risques de catastrophe et de gestion des ressources, ainsi que le développement de systèmes d’électrification rurale par mini-réseaux en Sierra Leone. Par ces initiatives, le WAMCO contribue à une croissance inclusive et à la réalisation des Objectifs de développement durable (ODD) dans toute la région.
Contexte spécifique à l’emploi
Le rôle
Sous la direction du responsable des services de soutien, le responsable principal des finances et de l’administration coordonne et supervise les fonctions financières et administratives dans les pays couverts par le bureau multipays. Il dirige et gère les opérations financières et comptables des unités opérationnelles, en étroite collaboration avec les équipes de projet, financières et administratives.
Objectif du rôle
Clé responsabilitésCe poste comprend la préparation et le rapprochement des rapports financiers et de gestion, ainsi que la fourniture d’un soutien analytique et de planification afin de garantir la conformité aux politiques et procédures budgétaires et de rapports financiers d’UNOPS. Il englobe également la supervision des fonctions comptables générales, notamment les comptes clients, les comptes fournisseurs, la comptabilisation des dépenses et le rapprochement des comptes partagés. Le titulaire est en outre responsable de la coordination et de la supervision efficaces des équipes Finances et Administration afin de garantir la qualité des services rendus.
Fonctions / Résultats clés attendus
Gestion financière et rapports
- Piloter la cartographie des processus financiers au sein du MCO et établir des procédures opérationnelles standard (POS) internes. Superviser les flux de travail afin d’assurer l’efficacité et la cohérence des processus.
- Conseiller le responsable des services de soutien (RSS) sur l’utilisation efficace et conforme des ressources financières et administratives.
- Analyser en permanence la situation financière, fournir des prévisions précises et recommander des actions stratégiques pour répondre aux besoins évolutifs des programmes, des projets et des opérations du bureau.
- Mettre en œuvre et optimiser régulièrement la base de données financières et les systèmes d’information de gestion afin de répondre aux exigences robustes en matière de budgétisation, de planification et de rapports aux partenaires.
- Réviser et renforcer les mécanismes de suivi financier afin d’améliorer le contrôle et la supervision des projets clients et administratifs.
- Fournir des directives faisant autorité sur le traitement des transactions conformément aux politiques et règles financières et administratives d’UNOPS. Approuver les ajustements de dépenses selon les pouvoirs délégués.
- Assurer un suivi approprié de la gestion et de la comptabilisation des contributions afin de garantir que les fonds dus à l’UNOPS soient correctement identifiés, classés de manière cohérente et uniforme, enregistrés en temps opportun et reçus avec une documentation justificative suffisante.
- Préparer des rapports financiers intermédiaires mensuels, trimestriels et annuels (IFR) pour la direction et les associés dans les formats prescrits.
- Surveiller les rapports d’anomalies financières afin de détecter les activités et transactions inhabituelles. Lancer les enquêtes et les actions correctives appropriées.
- Assurer une planification financière rigoureuse, un suivi des dépenses et un contrôle des ressources pour le fonctionnement du bureau.
- Approuver/signer les rapports intérimaires conformément aux pouvoirs délégués.
Budgétisation et contrôle des coûts
- Gérer les ressources financières par la planification, l’orientation et le contrôle des ressources conformément aux règles et réglementations de l’UNOPS.
- Préparer et suivre le budget du MCO.
- Révisions du budget du MCO soumises à l’approbation de la direction.
- Mettre en place des mécanismes appropriés pour éliminer les lacunes en matière de gestion budgétaire.
- Préparer des rapports sur les écarts budgétaires.
- Garantit la mise en œuvre du budget dans les catégories budgétaires approuvées entre les budgets de personnel et les budgets hors personnel, et en particulier pour le budget de personnel, veille à ce que le nombre de postes budgétaires approuvés ne soit pas dépassé.
- Élaborer et mettre en œuvre des stratégies de réduction des coûts.
Contrôles internes , conformité et gestion des risques
- Développer et mettre en œuvre un cadre de contrôle interne robuste pour assurer le traitement, le rapprochement et l’achèvement rapides et précis des demandes de paiement (DP) ; l’enregistrement et la comptabilisation corrects des transactions financières dans le système de planification des ressources de l’entreprise (ERP) ; le traitement approprié des remboursements de frais de voyage et autres droits ; et la réception rapide des biens et services dans le système ERP.
- Assurez-vous de l’enregistrement et du rapprochement en temps opportun de toutes les transactions financières.
- Protégez la sécurité de vos espèces, de vos biens et autres objets de valeur.
- Traiter et résoudre de manière proactive les demandes de paiement non comptabilisées, y compris celles présentant des problèmes de budget ou de contrôle des fonds, des écarts de rapprochement ou des approbations en attente.
- Se coordonner avec le siège social pour assurer le traitement rapide des questions et demandes financières.
- Identifier, évaluer et gérer les risques financiers grâce à des contrôles et des stratégies d’atténuation efficaces.
- Veiller à la mise en place et à l’application de mécanismes de surveillance et de contrôle appropriés au sein des bureaux de pays respectifs/concernés, afin de garantir l’exhaustivité et l’exactitude des transactions financières, et à ce que des mesures d’atténuation appropriées soient en place pour les principaux risques financiers et de conformité au niveau local.
Gestion de trésorerie et de liquidités
- Effectuer un examen régulier des besoins de trésorerie mensuels et trimestriels de l’organisme de gestion des soins (MCO) afin de garantir la disponibilité de fonds suffisants pour les décaissements. Identifier et enregistrer les recettes en temps opportun pour leur affectation aux recettes.
- Vérifier les soldes de trésorerie dans le système ERP et se coordonner avec la Trésorerie fédérale afin de garantir la disponibilité de liquidités suffisantes pour honorer les paiements et les engagements du ministère des Finances, des projets et des programmes. Assurer la liaison principale avec la banque pour les questions opérationnelles courantes.
- Collaborez avec l’équipe de rapprochement bancaire du Centre de services partagés de Bangkok (BSSC) pour vous assurer que les écarts sont expliqués en temps opportun et que les exceptions sont documentées.
- Veiller à ce que les demandes de paiement soient approuvées sans délai afin que le Trésor fédéral puisse approvisionner les comptes bancaires locaux en temps opportun.
- Établir en temps voulu les prévisions mensuelles de trésorerie à l’intention du Trésor d’UNOPS pour alimenter les comptes bancaires locaux.
- Vérifiez que le processus de gestion de trésorerie du projet et les flux d’approbation désignés sont conformes à la politique d’UNOPS et assurez-vous que toute exception est documentée et approuvée par le responsable de la politique avant sa mise en œuvre.
- Assurer la liaison avec les équipes de projet et la trésorerie du gouvernement fédéral afin de gérer et d’atténuer les risques de change inhérents aux opérations de projet dans le cadre du MCO.
Administration
- Assurer une gestion efficace et efficiente des acquisitions, y compris la maintenance, l’inventaire, l’enregistrement, la vérification et la protection des installations et des actifs du projet et du MCO.
- Superviser la gestion des installations, y compris les négociations et les renouvellements de baux en coordination avec les propriétaires d’immeubles et en consultation avec les équipes de direction régionales et de MCO.
- Promouvoir et mettre en œuvre des pratiques respectueuses de l’environnement, notamment des mesures d’économie d’énergie et l’application de politiques de bureaux écologiques.
- Veiller à la mise en œuvre du plan d’action de réduction des gaz à effet de serre conformément aux objectifs de développement durable de l’organisation.
- Évaluer et contrôler régulièrement la performance, la ponctualité et la qualité des services de soutien administratif tels que le nettoyage, la sécurité et l’entretien.
- Coordonner et soutenir les initiatives de stratégie des opérations commerciales (BOS) au sein des entités des Nations Unies opérant dans les pays sous la couverture du MCO.
- Superviser la mise à jour et la mise en œuvre régulières des plans de continuité des activités (PCA) et des protocoles de sécurité MCO afin d’assurer la résilience opérationnelle.
Gestion du personnel
- Élaborer le plan de travail annuel des équipes finances et administration. Définir les objectifs, les indicateurs de performance, les normes et les résultats attendus.
- Suivre la mise en œuvre du plan de travail annuel de l’équipe, superviser les progrès et veiller à l’obtention des résultats prévus et conformes aux attentes.
- Favorisez le travail d’équipe et la collaboration en fournissant à l’équipe des directives, des objectifs et des conseils clairs afin de lui permettre d’accomplir ses tâches de manière responsable, efficace et efficiente.
- Développer une main-d’œuvre flexible dotée des compétences nécessaires pour garantir une performance optimale
- Favoriser un environnement de travail positif et respectueux de tous, et veiller à ce que les normes de conduite les plus élevées soient observées.
Gestion des connaissances et innovation
- Contribuer au développement et à l’introduction de l’innovation afin de garantir que l’UNOPS intègre en permanence les meilleures pratiques.
- Contribuer à la diffusion et au partage des meilleures pratiques et des enseignements tirés de l’expérience en matière de planification du développement et d’acquisition de connaissances aux niveaux de l’entreprise, de la région et du pays
- Planifier, mettre en œuvre et organiser le renforcement stratégique des capacités du personnel, des partenaires et des parties prenantes.
Compétences
Administration, Gestion de trésorerie, Gestion de la conformité, Finance, Planification financière, Information financière, Financement de projets, Comptabilité financière
Compétences
Élabore et met en œuvre des stratégies commerciales durables, adopte une vision à long terme et externe afin d’influencer positivement l’organisation. Anticipe et perçoit l’impact et les conséquences des décisions et activités futures sur les autres composantes de l’organisation.
Traite chaque personne avec respect ; fait preuve de sensibilité face aux différences et encourage les autres à faire de même. Respecte les normes organisationnelles et éthiques. Incarne la fiabilité. Sert de modèle en matière de diversité et d’inclusion.
Contribue positivement à l’esprit d’équipe en incarnant un modèle inspirant. Collabore et soutient le développement des autres. ( Pour les responsables d’équipe uniquement) : Incarne un leadership positif, motive, oriente et inspire les autres à réussir, en utilisant des styles de leadership adaptés.
Démontre une compréhension de l’impact de son rôle sur tous les partenaires et place toujours le bénéficiaire final au premier plan. Établit et entretient des relations externes solides et se révèle un partenaire compétent pour les autres (le cas échéant).
Définit efficacement un plan d’action approprié pour soi-même et/ou pour les autres afin d’atteindre un objectif. Ses actions permettent une réalisation complète de la tâche grâce à un souci constant de la qualité. Identifie les opportunités et prend l’initiative de les saisir. Comprend qu’une utilisation responsable des ressources maximise notre impact sur les bénéficiaires.
Ouvert au changement et flexible dans un environnement dynamique, il adapte efficacement son approche aux circonstances et aux exigences changeantes. Il tire des enseignements de ses expériences et modifie son comportement. Ses performances sont constantes, même sous pression, et il recherche constamment l’amélioration.
Analyse les données et les options pour prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche objective et rationnelle, en évaluant les risques de manière calculée. Fait preuve d’innovation et de créativité dans la résolution de problèmes.
Exprime ses idées et les faits de manière claire, concise et ouverte. Sa communication témoigne d’une attention particulière aux sentiments et aux besoins d’autrui. Pratique l’écoute active et partage ses connaissances de manière proactive. Gère les conflits efficacement en surmontant les divergences d’opinions et en trouvant un terrain d’entente.
Exigences en matière d’éducation
Requis
- Baccalauréat (ou équivalent) en finance, comptabilité, administration des affaires ou autres disciplines avec 9 ans d’expérience pertinente.
- Diplôme de maîtrise (ou équivalent) dans l’une des disciplines ci-dessus avec 7 ans d’expérience pertinente.
Voulu
- certification professionnelle (par exemple, CPA, ACCA, CFA, CA, CIMA).
Exigences en matière d’expérience
Requis
- L’expérience pertinente comprend le travail en comptabilité, en finance et en budgétisation ou dans des domaines connexes.
- Au moins trois (3) ans d’expérience progressive en leadership, y compris la supervision d’équipes.
- Expérience des systèmes financiers ou des logiciels ERP.
- Expérience de travail dans des environnements multiculturels.
Souhaité .
- Expérience de travail au sein d’organisations du système des Nations Unies dans un pays en développement.
- Expérience dans le domaine du développement ou de l’aide humanitaire.
- Connaissance des règles et réglementations financières de l’UNOPS et de leur application.
Exigences linguistiques
| Langue | Niveau de compétence | Exigence |
| Anglais | Intermédiaire | Requis |
| Français | Courant | Requis |
