RECRUTEMENT : ASSISTANTE ADMINISTRATIVE
CAHIER DES CHARGES – ASSISTANTE ADMINISTRATIVE
Missions
Discrète, présentable et organisée, l’Assistante Administrative joue un rôle clé dans la gestion quotidienne des activités de l’entreprise.
Elle assure la coordination administrative, la fluidité de la communication interne et externe ainsi que le soutien logistique nécessaire au bon fonctionnement des services.
Ce cahier des charges a pour objectif de définir clairement les attentes liées au poste et de garantir une collaboration efficace au sein de l’entreprise.
Responsabilités
L’assistante administrative est chargée de :
- Assurer la gestion des tâches administratives courantes (courriers, e-mails, appels) ;
- Gérer les agendas, organiser les réunions, prendre des notes et rédiger les comptes rendus ;
- Rédiger, classer et archiver les documents conformément au manuel de procédures ;
- Coordonner les activités avec les différents services ;
- Veiller au respect des délais définis dans le manuel de procédures ;
- Hiérarchiser les priorités en cas de forte charge de travail ;
- Garantir la confidentialité des informations sensibles ;
- Définir et appliquer des protocoles de gestion des documents confidentiels ;
- Assurer l’accueil des visiteurs ;
- Organiser les voyages et déplacements professionnels ;
- Élaborer des documents, rapports et présentations ;
- Veiller à l’exécution des plannings de maintenance clients et internes ;
- Mettre à jour les fiches du personnel ;
- Assurer le suivi des dossiers clients, fournisseurs et partenaires ;
- Assurer le suivi des contrats du personnel et des prestataires ;
- Effectuer les relances et veiller au respect des procédures internes et des protocoles des partenaires ;
- Gérer la téléphonie mobile et la messagerie électronique ;
- Veiller au respect strict du manuel de procédures.
Qualifications et exigences
- Être titulaire d’un Bac +3 en Secrétariat de Direction ou domaine équivalent ;
- Justifier d’au moins 03 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire ;
- Être présentable ;
- Avoir un excellent sens de l’organisation ;
- Faire preuve d’adaptabilité face aux changements et aux interlocuteurs ;
- Avoir un sens aigu du détail et de la rigueur ;
- Avoir une bonne connaissance de l’environnement professionnel ;
- Faire preuve de curiosité, d’esprit de recherche et de capacité de synthèse.
Compétences requises
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, etc.) ;
- Compétences solides en organisation et gestion du temps ;
- Bonne communication écrite et orale ;
- Discrétion et respect strict de la confidentialité ;
- Maîtrise des nouvelles technologies ;
- Sens relationnel développé, rigueur et organisation ;
- Sens élevé de la responsabilité dans la gestion des documents confidentiels.
Lignes de communication
- Respect du protocole de communication interne et externe ;
- Utilisation appropriée des canaux de communication (e-mail, téléphone, etc.).
Outils logiciels
- Utilisation de logiciels administratifs (ERP, CRM, etc.) ;
- Maîtrise des plateformes de communication interne.
Critères de performance
- Qualité du travail fourni ;
- Respect des délais et des procédures établies ;
- Participation aux évaluations périodiques ;
- Prise en compte des mécanismes de feedback pour l’amélioration continue.
Dossier de candidature
Le dossier de candidature doit comprendre :
- Un CV détaillé ;
- Une lettre de motivation ;
- Une copie des diplômes, attestations de formation et certifications ;
- Les copies des attestations de travail.
Dépôt des candidatures
Les candidatures doivent être envoyées par courriel à l’adresse suivante :
[email protected]
Date limite de réception des dossiers : 17 février 2026.
