Contexte spécifique à l’emploi
Le Bureau des Nations Unies pour les services d’appui aux projets (UNOPS) est un organe opérationnel des Nations Unies qui soutient la mise en œuvre efficace des projets de ses partenaires dans les domaines humanitaire, de la consolidation de la paix et du développement. Conformément à son mandat, l’UNOPS est une ressource essentielle pour les Nations Unies et fournit des services durables de gestion de projets, d’approvisionnement et d’infrastructure à un large éventail de gouvernements, de donateurs et d’entités des Nations Unies. Fort de plus de 7 000 collaborateurs répartis dans 80 pays, l’UNOPS met à la disposition de ses partenaires les capacités logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin. L’organisation met en œuvre simultanément environ 1 000 projets par an pour ses partenaires, contribuant ainsi à l’obtention de résultats concrets sur le terrain, souvent dans certains des contextes les plus difficiles au monde.
Intitulé du poste : Soutien à la gestion de projet – Assistant principal
Lieu(x) d’affectation : Bamako
Date de fin de publication : 27 mars 2026
Durée : 1 an
Mise en valeur du poste
Contribuez au succès des projets à fort impact en fournissant un soutien administratif et de coordination essentiel tout au long des phases de planification, de mise en œuvre, de suivi et de reporting, garantissant ainsi une réalisation de projet sans faille.
La République du Mali est un pays d’Afrique de l’Ouest d’une superficie de 1 241 238 km², qui comptait environ 19,7 millions d’habitants en 2019. C’est le deuxième plus grand pays d’Afrique de l’Ouest. Le Mali est un pays enclavé, bordé par la Mauritanie et le Sénégal à l’ouest, le Burkina Faso et le Niger à l’est, la Côte d’Ivoire et la Guinée au sud, et l’Algérie au nord.
Avec 14 606 cas recensés au 4 août 2021, le Mali a été relativement épargné par la pandémie de COVID-19 (0,29 % des cas confirmés en Afrique). À ce jour, le pays a enregistré 13 962 guérisons et 534 décès, soit un taux de létalité de 3,82 % et un taux de guérison de 95,59 %.
Afin d’appuyer le gouvernement malien dans sa riposte à la pandémie de COVID-19, la Banque islamique de développement (BID) a alloué des fonds à l’Institut national de santé publique (INSP) pour le développement d’infrastructures médicales destinées à lutter contre la COVID-19 et à renforcer les capacités sanitaires du pays. L’UNOPS a été sollicitée pour assurer la mise en œuvre de ces travaux de construction, d’installation et d’équipement de ces infrastructures.
L’objectif de ce projet est de renforcer les capacités du système de santé malien en général et de l’INSP (Institut national de santé publique) en particulier en réponse à la pandémie de COVID-19 grâce au développement des infrastructures médicales.
Plus précisément, le projet vise à acquérir, installer et équiper sept (7) cliniques modulaires, à construire et équiper un (1) laboratoire P2, et à acquérir et installer deux (2) chambres froides à -65 °C (conteneurs de 6 mètres). À long terme, ce projet renforcera les capacités techniques du système de santé malien.
Objectif du rôle
L’assistant(e) principal(e) en gestion de projet apporte un soutien administratif afin de garantir la bonne réalisation des projets. Ce rôle comprend la planification, le suivi, le reporting, la logistique, la communication et la documentation des projets.
Fonctions / Résultats clés attendus
Soutien aux projets
- Fournir un soutien administratif et de coordination pour la planification, la mise en œuvre, le suivi et le compte rendu des projets conformément aux règles, réglementations et procédures opérationnelles standard (POS) de l’UNOPS.
- Contribuer au suivi de l’avancement des projets, des livrables, des contrats, des déplacements, des ateliers et des subventions, en assurant un suivi en temps opportun et une documentation précise.
- Appuyer la préparation des rapports, des documents d’information et des comptes rendus de réunions internes destinés à la direction et aux parties prenantes.
- Maintenir à jour les outils de suivi et veiller à ce que les données relatives aux projets et aux opérations soient actualisées et correctement archivées.
- Participer aux réunions d’équipe régulières pour faire le point sur les progrès réalisés, les priorités à venir et les besoins de coordination.
Assistance aux voyages, à la logistique et aux ateliers
- Coordonner et organiser la logistique des réunions, ateliers, conférences et événements du comité de pilotage, y compris les déplacements, l’hébergement, la restauration et les dispositifs de sécurité.
- Traiter les autorisations de voyage, les demandes de remboursement de frais et les demandes de remboursement du personnel et des partenaires conformément aux politiques et procédures d’UNOPS.
- Préparer et distribuer le matériel d’atelier et de mission, en veillant à ce que tous les préparatifs logistiques et administratifs soient effectués à l’avance.
- Assurer la liaison avec les fournisseurs, les lieux et les participants afin de garantir le bon déroulement des événements et la résolution rapide des problèmes logistiques/événements des comités, notamment en ce qui concerne les voyages, l’hébergement, la restauration et les dispositions de sécurité.
Soutien aux achats et à l’administration
- Soutenir les processus d’approvisionnement, y compris la préparation des demandes d’achat, des bons de commande et des demandes de paiement dans le système de planification des ressources de l’entreprise (ERP).
- Vérifier l’exactitude des pièces justificatives, des factures et des livrables contractuels, ainsi que leur conformité aux règles et règlements financiers d’UNOPS.
- Participer à l’examen des appels d’offres, aux processus d’évaluation et à l’administration des contrats, y compris les modifications et les prolongations.
- Conserver une documentation précise et organisée de toutes les activités d’approvisionnement, financières et administratives à des fins d’audit et de référence.
- Assurer le suivi opérationnel et financier en mettant à jour les systèmes de suivi des achats et des paiements.
Soutien administratif et logistique à la haute direction
- Fournir un soutien administratif et logistique à la haute direction, notamment en matière de planification, d’organisation des missions et de préparation des documents de voyage.
- Assurer la coordination des réunions de haut niveau, des relations avec les donateurs/partenaires et des visites de haut niveau, y compris la prise de notes et le suivi des actions à entreprendre.
- Traiter les demandes d’avancement opérationnel, les demandes d’approvisionnement mineures et autres transactions administratives conformément au protocole établi.
Développement et partage des connaissances
- Appuyer l’organisation, l’animation et la mise en œuvre de sessions de formation et d’apprentissage en gestion de projet.
- Participez aux initiatives de partage des connaissances et aux communautés de pratique (CdP), en apportant vos idées et les leçons apprises.
- Effectuer des recherches sur des sujets liés à la gestion de projet et contribuer à la rédaction de rapports, de résumés et de notes d’information.
Compétences
Analyse des données, mise en œuvre de projets, gestion des parties prenantes
Compétences
Traite chaque personne avec respect ; fait preuve de sensibilité face aux différences et encourage les autres à faire de même. Respecte les normes organisationnelles et éthiques. Incarne la fiabilité. Sert de modèle en matière de diversité et d’inclusion.
Contribue positivement à l’esprit d’équipe en incarnant un modèle inspirant. Collabore et soutient le développement des autres. ( Pour les responsables d’équipe uniquement) : Incarne un leadership positif, motive, oriente et inspire les autres à réussir, en utilisant des styles de leadership adaptés.
Démontre une compréhension de l’impact de son rôle sur tous les partenaires et place toujours le bénéficiaire final au premier plan. Établit et entretient des relations externes solides et se révèle un partenaire compétent pour les autres (le cas échéant).
Définit efficacement un plan d’action approprié pour soi-même et/ou pour les autres afin d’atteindre un objectif. Ses actions permettent une réalisation complète de la tâche grâce à un souci constant de la qualité. Identifie les opportunités et prend l’initiative de les saisir. Comprend qu’une utilisation responsable des ressources maximise notre impact sur les bénéficiaires.
Ouvert au changement et flexible dans un environnement dynamique, il adapte efficacement son approche aux circonstances et aux exigences changeantes. Il tire des enseignements de ses expériences et modifie son comportement. Ses performances sont constantes, même sous pression, et il recherche constamment l’amélioration.
Analyse les données et les options pour prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche objective et rationnelle, en prenant des risques calculés. Fait preuve d’innovation et de créativité dans la résolution de problèmes.
Exprime ses idées et les faits de manière claire, concise et ouverte. Sa communication témoigne d’une attention particulière aux sentiments et aux besoins d’autrui. Pratique l’écoute active et partage ses connaissances de manière proactive. Gère les conflits efficacement en surmontant les divergences d’opinions et en trouvant un terrain d’entente.
Exigences en matière d’éducation
Requis
- Diplôme d’études secondaires (ou équivalent) avec 5 ans d’expérience pertinente OU
- Un diplôme de licence (ou équivalent) dans n’importe quelle discipline avec 1 an d’expérience pertinente est requis.
Voulu
- Une certification professionnelle ou une adhésion à un organisme de gestion de projet reconnu internationalement est souhaitée.
Exigences en matière d’expérience
Requis
- L’expérience pertinente consiste à travailler dans le domaine de la gestion de projets ou dans des domaines connexes.
- Une maîtrise démontrable des outils de collaboration et de productivité (par exemple MS Office, G-Suite, etc.) et des systèmes de gestion Web est requise.
Voulu
- Une expérience de travail dans des environnements multiculturels ou au sein d’organisations du système des Nations Unies dans un pays en développement est souhaitée.
- Une expérience dans le domaine du développement ou de l’aide humanitaire est souhaitée.
Exigences linguistiques
| Langue | Niveau de compétence | Exigence |
| Français | Courant | Requis |
| Anglais | Intermédiaire | Souhaitable |
