L’UIT – principale institution des Nations Unies pour les technologies de l’information et de la communication – a pour tâche de connecter le monde. A cette fin, elle gère sur le plan international le spectre des fréquences radioélectriques et les orbites de satellites, s’emploie à renforcer l’infrastructure des communications dans les pays en développement et élabore des normes mondiales qui garantissent la parfaite interconnexion de systèmes de communication très divers.
Le Département est également responsable des ressources humaines et des finances du Bureau.
Assistant de groupe d’étude
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
L’assistant(e) de groupe d’étude apporte un soutien administratif et logistique au secrétariat, sous la supervision du/de la coordinateur(trice) du projet de groupe d’étude et en étroite collaboration avec le(s) conseiller(ère)(s) responsable(s) d’un ou plusieurs groupes d’étude ou autres groupes de travail. À cette fin, il/elle :
- Fournit un soutien aux membres de l’UIT-T et aux participants aux réunions : enregistre et traite les documents de réunion, notamment les circulaires du BST et les lettres collectives. Publie les documents formels et informels (contributions, documents techniques, documents de travail, déclarations de liaison, projets de recommandations, etc.) à l’aide du système de gestion documentaire (GED)/gDoc.2, de SharePoint, de la base de données du programme de travail et de l’espace FTP informel.
- Contribue à la préparation des comptes rendus de réunion. En coordination avec le Service de traduction, harmonise les documents dans les six langues officielles de l’Union, le cas échéant. Veille à ce que les informations les plus récentes soient disponibles entre et pendant les réunions via le site web de l’UIT.
- Aide les participants aux réunions à accéder aux documents électroniques et aux systèmes de participation à distance.
- Contribue au travail éditorial en vue de la préparation des publications de l’UIT-T : prépare les nouvelles recommandations/révisions, les suppléments, les amendements et les corrigenda en vue de leur prépublication et de leur édition.
- Il traite les autres publications jusqu’à leur version finale. Le cas échéant, il assure la cohérence entre les publications dans les six langues officielles de l’Union.
- Fournit des conseils, des suggestions et des services de secrétariat et d’administration au Conseiller, aux membres de l’UIT-T et aux participants aux réunions ; saisit et traite des textes, rédige des lettres selon les directives. Élabore des rapports statistiques et des listes de documents spécifiques avant et après les réunions. Traite les questionnaires ; examine, enregistre et publie les réponses.
- Répond aux demandes de renseignements, accueille et assiste les visiteurs. Tient à jour les listes et les coordonnées des participants aux réunions et autres contacts. Assure la mise à jour des archives électroniques et physiques du groupe d’étude ou autre groupe de travail.
- Assure le soutien logistique des réunions virtuelles et autres réunions organisées hors du lieu d’affectation, notamment en assurant la liaison avec l’organisation hôte (ou les organisations hôtes).
- Fournit des commentaires sur les outils et les processus en vue de leur amélioration, le cas échéant.
- Accomplit d’autres tâches au besoin, notamment le remplacement du personnel occupant une fonction similaire pendant les absences et la fourniture d’un soutien administratif aux assemblées de l’UIT-T.
