World Vision est une ONG dont le travail est centré sur les enfants. Ainsi, World Vision se réserve le droit d’éliminer tout candidat qui aurait un antécédent relatif à l’abus sur un enfant ou des comportements contraires à la protection des enfants ; ce, même après la proclamation des résultats du test.
OBJET DU POSTE
En consultation et en coordination avec le P&C Manager, soutenir la stratégie et la gestion du personnel à travers un soutien administratif à l’équipe des ressources humaines.
Ce poste est également responsable de la coordination des activités au niveau de la CNSS et du bon archivage des dossiers du personnel NO et expatriés.
RESPONSABILITÉS MAJEURES
% du temps Activité
30 % Recrutement et gestion des contrats
– Soutenir le P&C Manager dans la programmation du processus de recrutement, la rédaction des tests écrits et la préparation de la documentation pour les entretiens.
– Aider le P&C Manager à vérifier les documents des nouvelles recrues et à assurer le suivi des vérifications des antécédents, le cas échéant.
– Superviser la signature des politiques clés par les nouveaux employés et les classer dans leurs dossiers personnels.
– Soutenir le P&C Manager dans le suivi des contrats et assurer le suivi avec les P&C Manager des Zones dans la validation des renouvellements des contrats.
20 % Gestion des dossiers des employés du Bureau National et Classement électronique :
– Travailler avec l’équipe P&C sous la supervision du P&C Manager sur le projet de transformation numérique de P&C, visant à passer du papier aux fichiers numériques selon les besoins et à numériser tous les documents papier clés des documents/dossiers P&C en copies électroniques et à les sauvegarder dans Box selon la structure convenue.
– Au quotidien, mettre en œuvre, maintenir et améliorer les systèmes d’archivage électronique et de gestion des connaissances.
– Classer et indexer avec précision les documents dans le système d’archivage électronique afin d’en faciliter la recherche.
– Gérer la transition des documents physiques aux documents électroniques de manière sûre et efficace, conformément aux instructions données.
– Mettre en œuvre les procédures et les lignes directrices élaborées pour la conservation et l’élimination des dossiers conformément à la politique de la WVI RDC et aux exigences légales.
– En collaboration avec le directeur de P&C et le P&C Manager, effectuer des audits réguliers du système d’archivage électronique pour s’assurer de son exhaustivité, de son exactitude et de sa conformité avec les politiques internes et les réglementations externes.
– Traiter en temps utile tout problème ou toute question concernant les systèmes d’archivage électronique et de gestion des connaissances et les transmettre à un échelon supérieur si nécessaire.
– Se tenir au courant des développements et des nouvelles tendances en matière de gestion des connaissances et d’archivage électronique et inciter les membres de l’équipe à apporter des améliorations.
20 % Administration du système Workday
– Saisir et contrôler avec diligence les données relatives au personnel, en veillant à la mise à jour en temps utile des dossiers du personnel dans le système Workday.
– Maintenir des normes élevées et la cohérence du système d’information de la base de données des employés Workday, en dépannant et en diagnostiquant les erreurs et les problèmes rencontrés par les employés, et en remontant rapidement à la hiérarchie si nécessaire.
-Répondre rapidement et résoudre les questions ou défis quotidiens des employés/managers liés à Workday de manière opportune et appropriée, en escaladant rapidement les échelons si nécessaire.
– En liaison avec le P&C Manager, produire et partager des rapports cohérents et de haute qualité sur la distribution du travail en fin de mois (LDR) pour WVI RDC pour le codage des salaires du personnel.
– Travailler avec le P&C Director sur le suivi des actions proposées par la direction afin de garantir une conformité à 100 %.
– Veiller à la qualité et à la cohérence des informations contenues dans la base de données Workday, en se concentrant particulièrement sur la gestion de l’organisation et l’administration du personnel, en téléchargeant les pièces jointes pertinentes, si nécessaire, à partir des dossiers papier du personnel.
20 % Soins du personnel
– Assurer le suivi des prestations sociales des employés à la CNSS (allocations prénatales et de maternité) ;
– Compiler les listes des employés et de leurs dépendants et les transmettre au gestionnaire de soins CALIBRE pour la couverture médicale, et agir en tant qu’interface pour s’assurer qu’ils reçoivent des soins médicaux ;
– Assurer un suivi régulier pour obtenir des cartes d’identification pour les nouveaux travailleurs de l’assurance médicale OurHealth ;
– Coordonner, sous la supervision du P&C Manager, la visite médicale annuelle de l’ensemble du personnel conformément aux exigences légales.
5 % Administration
– Coordonner les réunions mensuelles des cadres ;
– Assurer l’archivage physique et Électronique des dossiers des employés nationaux et expatriés.
5 % Autres
Effectuer toute autre tâche confiée par le Directeur de P&C et le Gestionnaire de P&C.
CONNAISSANCES/QUALIFICATIONS POUR LE RÔLE
Expérience professionnelle requise
Expérience
- Au moins deux ans d’expérience professionnelle.
- Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint).
- La connaissance d’un logiciel RH (HRIS)est un atout.
Éducation, formation, licence, inscription et certification requises.
Éducation
- Licence / BAC+5 en droit, sciences sociales ou en ressources humaines.
Connaissances et qualifications souhaitées
Connaissances et compétences
- Expérience en RH.
- Connaissances informatiques (Word, Excel, PowerPoint).
- Valeurs personnelles, attitudes et comportements conformes aux valeurs fondamentales de World Vision.
Types de candidats acceptés : Candidats locaux seulement.
