Mother Trees, Inc. est une ONG internationale qui exploite la puissance des arbres pour restaurer les paysages dégradés grâce aux meilleures pratiques en matière d’agroforesterie régénératrice et de restauration des écosystèmes forestiers. Grâce à son approche phare, le programme LifeTree, Mother Trees déploie une initiative globale d’agroforesterie et de foresterie pour relever les défis critiques de la faim, de la perte de biodiversité et de la dégradation des terres dans les secteurs agricole et forestier en Afrique et ailleurs dans le monde en développement. Pour plus d’informations, veuillez consulter le site web de Mother Trees www.mothertrees.org.
Mother Trees, Inc. cherche un/une responsable administratif(ve) pour son bureau au Sénégal
Le/La responsable administratif(ve) du bureau pays du Sénégal sera chargé(e) de la gestion de tous les aspects financiers et des ressources humaines du bureau. Ses responsabilités en matière de gestion financière incluront : l’élaboration du budget, les achats, la gestion de la trésorerie, la gestion des stocks, la comptabilité et la préparation des rapports financiers et d’inventaire destinés au siège de Mother Trees et aux donateurs. La gestion des ressources humaines inclura : la définition des descriptions de poste, la conduite des processus de recrutement, le recrutement et l’intégration des nouveaux employés, le respect du droit du travail sénégalais et le prélèvement et le versement des impôts ; evaluations du personnel ; gestion du bureau de Mother Trees au Sénégal. Il/Elle sera rattaché(e) au directeur pays Sénégal et suivra les directives du directeur général des opérations de Mother Trees. Il/Elle veillera à ce que l’ensemble du personnel et des partenaires de Mother Trees au Sénégal respectent les procédures de gestion financière et des ressources humaines de l’organisation. A more detailed job description follows below.
Les candidats intéressés sont invités à soumettre leur CV et une lettre de motivation expliquant clairement pourquoi ils estiment être les mieux qualifiés pour ce poste. Les candidatures doivent être envoyées à l’adresse électronique suivante : [email protected]. Les candidats les plus qualifiés seront invités à un entretien virtuel. La rémunération pour ce poste s’élève à 800 000 à 1 200 000 par mois, selon les qualifications et l’expérience.
Bureau de pays du Sénégal – Responsable administratif Responsabilités en matière de gestion financière :
Comptabilité et finance :
- Examiner et recommander des mises à jour des manuels de politique relatifs aux arbres mères, afin d’assurer la conformité avec toutes les exigences réglementaires sénégalaises.
- S’assurer que Mother Trees respecte les exigences des donateurs en étudiant les conventions de subvention et autres documents pertinents des donateurs.
- S’assurer que tous les paiements effectués sous forme d’avances au personnel ou aux partenaires ont été autorisés et que les approbations budgétaires ont été obtenues.
- Veillez à ce que les paiements aux fournisseurs soient basés sur le respect des termes du contrat et la livraison satisfaisante des biens ou des services.
- S’assurer que les avances consenties aux membres du personnel ou aux partenaires soient rapprochées et réglées en temps opportun.
- Assurez-vous que toutes les transactions financières soient correctement codées par ligne, donateur et lieu. Anticiper les risques et proposer des solutions pour les gérer efficacement. Evaluer les écarts entre les prévisions et la réalité, et mettre en œuvre les actions correctives.
- Assurer l’établissement de rapports financiers mensuels précis et dans les délais impartis, conformément aux procédures internes décrites dans les manuels de politiques de Mother Trees.
- Classez tous les documents justificatifs des rapports financiers mensuels dans les dossiers électroniques appropriés. Il s’agit notamment des relevés bancaires, des demandes d’avance, des factures et des inventaires de petite caisse.
- Aider Mother Trees à se préparer aux audits annuels et à répondre aux questions des auditeurs.
- Participer aux réunions de direction et contribuer aux discussions lors de ces
réunions. Préparer et transmettre les rapports d’avancement aux décideurs.
Gestion budgétaire et de trésorerie :
- En collaboration avec le personnel du siège et le directeur pays, le responsable financier participera à l’élaboration des budgets annuels et de projets ainsi qu’à la gestion des budgets approuvés, notamment au suivi des dépenses, du taux de consommation de trésorerie et des obligations contractuelles.
- Préparer les demandes de fonds mensuelles à soumettre au siège pour signature par le directeur pays.
- Réduisez la circulation d’argent liquide en privilégiant les paiements par chèque, virement bancaire et paiement mobile.
- Veillez à ce que la petite caisse soit rapprochée mensuellement et qu’un comptage physique de l’argent soit effectué par deux membres du personnel.
- Doit approuver les décaissements aux coordinateurs de terrain et tous les paiements effectués directement aux fournisseurs.
- Assurer le suivi et la conservation des documents justifiant les frais journaliers, de voyage et d’hébergement des participants au programme et du personnel de terrain au Sénégal.
Approvisionnement et logistique :
- Participe à l’élaboration des buts et objectifs opérationnels du bureau de terrain du Sénégal ;
- Soutenir les plans du programme en assurant l’acquisition en temps opportun des biens et services conformément à la politique d’approvisionnement de Mother Trees.
- Tenir à jour l’inventaire des actifs de Mother Trees en veillant à l’étiquetage et à l’enregistrement rapides des nouveaux actifs. Procéder à un inventaire des actifs au moins une fois par an et formuler des recommandations concernant la mise au rebut des articles cassés ou endommagés.
- Effectue d’autres tâches et projets pour soutenir le programme à la demande du directeur pays ou du personnel du siège.
- Si un assistant logistique est embauché, supervisez ce collaborateur.
- Organiser les expéditions liées au programme, notamment en coordonnant les opérations avec les compagnies maritimes et en veillant à ce que tous les documents et protocoles douaniers soient respectés.
Responsabilités en matière de gestion des ressources humaines
Politiques en matière de ressources humaines
- Réviser le manuel du personnel de Mother Trees et l’adapter au contexte sénégalais, en veillant à respecter le droit du travail sénégalais.
- Élaborer une grille salariale compétitive pour Mother Trees Sénégal, avec des échelons basés sur les compétences permettant une évolution de carrière au sein de l’organisation.
- S’assurer que tous les membres du personnel connaissent la politique du personnel et la respectent.
Intégration du personnel
- Collaborer avec les autres membres du personnel basés au Sénégal et au siège pour élaborer les descriptions de poste des nouveaux membres de l’équipe.
- Veillez à ce que les procédures de recrutement du personnel compétitives et transparentes, telles que décrites dans le Manuel de politique du personnel de Mother Trees, soient respectées.
- Faites de la publicité par divers moyens afin d’attirer un vivier de candidats de haute qualité
- S’assurer que tous les nouveaux employés comprennent la mission de Mother Trees ; la structure organisationnelle du bureau du Sénégal et leur place au sein de celui-ci ; comprennent leurs responsabilités professionnelles telles que décrites dans leur fiche de poste ; et toutes les politiques et procédures qu’ils sont tenus de suivre.
Politiques relatives aux charges sociales
- S’assurer que Mother Trees calcule et verse correctement toutes les charges sociales exigées par le gouvernement sénégalais et se tient informée des évolutions réglementaires.
Évaluations annuelles du personnel
- Collaborer avec le personnel du siège social de Mother Trees pour élaborer un processus annuel d’évaluation et de récompense du personnel.
- Collaborer avec les responsables au Sénégal pour mettre en œuvre un processus annuel d’évaluation du personnel
Projets spéciaux :
- Représente le programme tel que demandé par le directeur pays.
- Veillez à maintenir l’enregistrement auprès du pays en déposant toutes les
notifications requises et en effectuant les rapports en temps opportun. - Effectue la traduction de documents ou de supports selon les besoins, ainsi que l’interprétation requise par la direction.
Qualifications souhaitées :
- Diplôme universitaire en gestion d’entreprise, finance et comptabilité
- Expérience d’au moins cinq ans dans l’administration et la gestion financière au sein d’une ONG internationale ou d’une entreprise.
- Parle couramment le wolof, le pulaar et le français.
- Capacité à travailler et à communiquer en anglais.
- Elle jouit d’une réputation d’honnêteté et d’intégrité irréprochables.
- Possède une expérience avérée en matière de résolution de problèmes, tout en respectant les procédures administratives.
- Connaissance approfondie des méthodologies de gestion de projet.
- Solides compétences en Microsoft Word, Excel et autres logiciels informatiques pertinents.
- Capacité à analyser des données et à produire des rapports synthétiques.
- Bonne compréhension des aspects financiers et contractuels des projets.
Aptitudes
- Excellente organisation et gestion des priorités.
- Leadership et capacité à motiver des équipes pluridisciplinaires.
- Sens de la communication et aptitude à gérer les relations interpersonnelles.
- Rigueur, proactivité et attention aux détails.
