Relève du : Responsable administratif

Personnel sous sa responsabilité : Aides de bureau

Responsabilités budgétaires : Non applicable

Dimensions du rôle : Ce rôle exige un niveau élevé de communication avec les parties prenantes, ainsi qu’avec les visiteurs, le personnel, les fournisseurs, etc.

• Gérer la logistique/les demandes de formation pour les lieux non contractuels (devis formels/simples/uniques) pour les besoins du personnel de SCI CO (processus complet commençant par la vérification, le processus de sélection, la préparation des contrats, la réservation des lieux, le paiement des factures et le suivi auprès du service financier pour l’émission des chèques ou le transfert d’argent aux fournisseurs).

• Gérer l’hébergement.
• Demandes de vérification et d’autorisation
• Fournir l’assistance Prosave aux différents membres du personnel en cas de besoin.
• Gérer et préparer le processus d’approvisionnement pour tous les besoins du service administratif.
• Gestion et suivi de tous les visiteurs étrangers arrivant sur le territoire et coordination avec les parties concernées de leur hébergement et de leurs besoins.
• Organisation de conférences et d’ateliers régionaux.
• Gestion de l’approvisionnement sur les contrats de location Prosave (hors ligne et en ligne) / recherche de différents centres et de nouveaux bureaux pour les projets SCI dans différentes zones et gouvernorats.
• Responsable du processus d’approvisionnement des contrats de location et de tout autre contrat administratif connexe
• Préparation des nouveaux contrats de location (exemplaires papier) à signer par les deux parties.
• Téléchargement de tous les contrats administratifs sur le système (en attente, en cours et à venir)
• Représenter le service administratif en tant que membre de différents comités d’administration et d’approvisionnement.

• Commander toutes les fournitures de bureau et préparer les demandes d’achat correspondantes

• Gérer les nouvelles demandes de location pour les plateformes du Caire et d’autres gouvernorats (gérer le processus de location depuis la réception du dossier, l’inspection, l’analyse coûts-avantages, la vérification des antécédents jusqu’à la signature du contrat et la préparation des paiements de loyer et la gestion du contrat jusqu’à son terme)

• Préparer les appartements pour leur occupation (meubles, services publics, téléphone fixe, internet, etc.) et soumettre toutes les demandes d’achat connexes.

• Traiter toutes les nouvelles demandes vocales et USB

• Personne autorisée à traiter avec Vodafone pour le compte d’entreprise SCI

• Examiner la facture VF mensuellement et la mettre à jour (nouveaux employés, projets clôturés, codes budgétaires modifiés, changements de plans tarifaires, utilisation professionnelle et personnelle).

• Fournir un soutien technique à l’administration dans les bureaux de terrain et les centres de projets

• Soumettre le paiement mensuel de la facture Vodafone et le règlement dans les délais impartis

• Préparation des rapports mensuels

• Gestion des relations publiques et des paiements hors ligne

• Gestion des demandes de visa auprès des agences de voyages

• Toute autre tâche assignée par le responsable direct

Ressources / Documentation :

• Conservez les ressources papier dans un ordre systématique ;
• Inscrire les nouvelles ressources dans les dossiers partagés et les partager avec le personnel selon les besoins ;

Responsabilité:

• Se tient responsable de ses décisions, de la gestion efficace des ressources, de la réalisation des objectifs et du respect des valeurs de Save the Children

· responsabilise l’équipe et les partenaires quant à l’exécution de leurs obligations, en leur laissant la liberté de travailler de la manière qu’ils jugent appropriée, en leur fournissant le développement nécessaire pour améliorer leurs performances et en appliquant les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Ambition:

• se fixe des objectifs ambitieux et stimulants, ainsi qu’à son équipe, prend en charge son propre développement personnel et encourage son équipe à faire de même.

• Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, mobilise et motive les autres

• Tourné vers l’avenir, il pense de manière stratégique et à l’échelle mondiale.

Collaboration:

• établit et entretient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les membres et les partenaires et soutiens externes.

• valorise la diversité et la considère comme une source de force concurrentielle

• Abordable, à l’écoute, facile d’approche.

Créativité:

• développe et encourage des solutions nouvelles et innovantes

• disposé à prendre des risques mesurés.

Intégrité:

• Honnête, encourage l’ouverture et la transparence ; fait preuve d’une intégrité irréprochable

 Essentiel:

• Diplôme universitaire en administration ou dans un domaine connexe.

• Minimum de 3 ans d’expérience, dont 1 an dans le domaine administratif

• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite et à l’organisation.

• Capacité à planifier, organiser et travailler de manière systématique et organisée.

· Soucieux du détail

• Axé sur le service à la clientèle.

• Capacité à hiérarchiser les demandes concurrentes.

• Diplomatie, tact et compétences en négociation.

• Excellent joueur d’équipe, doté d’un fort esprit d’équipe et d’une attitude positive.

• Capacité d’adaptation sous pression et en réponse à l’évolution des besoins.

• Productif et réactif aux instructions, aux politiques et aux réglementations du projet.

• Esprit d’initiative, résistance au stress et fiabilité.

• Maîtrise de l’informatique, notamment de la suite Microsoft Office (tableur, PowerPoint, Outlook) et de Lotus Notes.

· Bilingue anglais et arabe.

Souhaitable :

J’ai travaillé dans une ONG similaire.

· Résolution de problèmes

• Créatif/sortir des sentiers battus

Les tâches et responsabilités décrites ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être amené à effectuer des tâches supplémentaires dans la limite de ses compétences et de son expérience.

Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de SCI en matière d’égalité des chances et de diversité.

Nous devons assurer la sécurité des enfants ; c’est pourquoi notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, témoigne de notre engagement à protéger les enfants contre les abus.

Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de santé et de sécurité de SCI.