Save the Children Internationale (SCI) est la principale organisation indépendante œuvrant pour les enfants. Save the Children croit que chaque enfant mérite un avenir. Partout dans le monde, nous travaillons chaque jour pour offrir aux enfants un bon départ dans la vie, l’accès à l’éducation et une protection contre les dangers. En cas de crise, lorsque les enfants sont les plus vulnérables, nous sommes toujours parmi les premiers à intervenir et les derniers à partir. Nous veillons à ce que les besoins spécifiques de chaque enfant soient pris en compte et que sa voix soit entendue. Nous obtenons des résultats durables pour des millions d’enfants, y compris les plus difficiles à atteindre.
Description de l’emploi
TITRE : Adjoint(e) administratif(ve)/Réceptionniste.
ÉQUIPE/PROGRAMME :
Unité administrative
LIEU : Le Caire, Égypte
NIVEAU : 5 DURÉE DU CONTRAT : 12 mois (renouvelable) Durée fixe
PROTECTION DE L’ENFANCE : (sélectionnez une seule option)
Niveau 3 : les responsabilités du poste peuvent exiger que le titulaire du poste ait un contact ou un accès limité avec les enfants ou les jeunes.
OBJECTIF DU RÔLE :
Fournit un soutien administratif au service administratif. Effectue diverses tâches administratives liées au bon fonctionnement du bureau et au personnel. Organise et anime les réunions. Coordonne certaines activités administratives entre les différents services de l’organisation, au sein du siège et des antennes. L’agent d’accueil effectue diverses tâches administratives liées au bon fonctionnement du bureau, accueille les visiteurs et les oriente vers les personnes concernées.
En cas d’urgence humanitaire majeure, le titulaire du poste devra travailler en dehors de son profil de poste habituel et adapter ses horaires de travail en conséquence.
ÉTENDUE DU RÔLE :
Relève du : Responsable administratif
Responsabilités budgétaires : Non applicable
Dimensions du rôle : Ce rôle exige un niveau élevé de communication avec les parties prenantes, ainsi qu’avec les visiteurs, les clients de passage, les fournisseurs, etc.
PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITÉ :
Tâches de réceptionniste :
- Accueillir les visiteurs et les orienter vers la zone appropriée, et s’assurer qu’ils sont accompagnés par un membre du personnel de bureau.
- Gestion des appels téléphoniques, des messages, envoi de fax, de la correspondance et mise à jour des listes de contacts.
- Réserver des salles de réunion internes/des salles Skype au bureau à la demande du personnel.
- Responsable de tout le courrier/les pochettes entrants et sortants.
- Surveiller et préparer les paiements pour les services de messagerie, le téléphone de bureau, Internet, etc., en temps voulu.
- Réception des demandes de pauses/repas nécessaires lors des réunions au bureau.
- Possède une parfaite connaissance des politiques et des formulaires d’approvisionnement
- Responsable de la préparation et de la réception de tous les documents et approbations nécessaires aux paiements des fournisseurs et du suivi des paiements auprès du service financier pour des demandes d’achat spécifiques.
- Faciliter la réception des factures par les fournisseurs dans les délais convenus, en collaboration avec le service financier.
- Tenir à jour les systèmes de classement des dossiers, de la correspondance et autres documents relatifs aux fichiers administratifs.
- Orienter les bénéficiaires vers le bon endroit pour obtenir le service qu’ils demandent
- Enregistrement d’une base de données relative aux appels d’offres
- Suivi des stocks administratifs dans le bureau principal (stockage de fournitures de bureau et de boissons).
- Apporter son aide dans les tâches administratives pendant les congés des membres du personnel administratif.
- Toute autre tâche assignée par le supérieur hiérarchique direct.
Tâches administratives :
Mise en place et gestion des systèmes de classement des dossiers, de la correspondance et autres documents administratifs.
Responsable des tâches administratives courantes et de la gestion générale des classements au sein du bureau, conformément au Guide de gestion, assurant un suivi régulier des dossiers et contenus des projets.
- Apporter son aide pour répondre aux besoins logistiques de formation du personnel et des projets de SCI.
- Assurez le suivi auprès du service financier pour l’émission des chèques ou le transfert d’argent aux fournisseurs.
- Aider à la réservation d’hôtels pour le personnel venant au Caire
Aider à la réservation des vols internes pour le personnel de SCI
Soumission des factures sur Prosave.
Demandes de vérification et d’autorisation
Gestion et paiements de la petite caisse.
Gérer et préparer le processus d’approvisionnement pour tous les besoins du service administratif.
Toute autre tâche assignée par le responsable direct
Ressources / Documentation :
Conservez les ressources papier dans un ordre systématique ;
Inscrire les nouvelles ressources dans les dossiers partagés et les partager avec le personnel selon les besoins ;
COMPORTEMENTS (Valeurs en pratique )
Responsabilité :
- Se tient responsable de ses décisions, de la gestion efficace des ressources, de la réalisation des objectifs et du respect des valeurs de Save the Children
- responsabilise l’équipe et les partenaires quant à l’exécution de leurs obligations, en leur laissant la liberté de travailler de la manière qu’ils jugent appropriée, en leur fournissant le développement nécessaire pour améliorer leurs performances et en appliquant les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.
Ambition :
- se fixe des objectifs ambitieux et stimulants, ainsi qu’à son équipe, prend en charge son propre développement personnel et encourage son équipe à faire de même.
- Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, mobilise et motive les autres
- Tourné vers l’avenir, il pense de manière stratégique et à l’échelle mondiale.
Collaboration :
- établit et entretient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les membres et les partenaires et soutiens externes.
- valorise la diversité et la considère comme une source de force concurrentielle
- Abordable, à l’écoute, facile d’approche.
Créativité :
- développe et encourage des solutions nouvelles et innovantes
- disposé à prendre des risques mesurés.
Intégrité :
- Honnête, encourage l’ouverture et la transparence ; fait preuve d’une intégrité irréprochable.
QUALIFICATIONS
Essentiel :
- Diplôme universitaire en administration ou dans un domaine connexe.
- Minimum de 2 ans d’expérience, dont 1 an dans le domaine administratif
- Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite et à l’organisation.
- Capacité à planifier, organiser et travailler de manière systématique et organisée.
- Soucieux du détail
- Axé sur le service à la clientèle.
- Capacité à hiérarchiser les demandes concurrentes.
- Diplomatie, tact et compétences en négociation.
- Excellent joueur d’équipe, doté d’un fort esprit d’équipe et d’une attitude positive.
- Capacité d’adaptation sous pression et en réponse à l’évolution des besoins.
- Productif et réactif aux instructions, aux politiques et aux réglementations du projet.
- Esprit d’initiative, résistance au stress et fiabilité.
- Maîtrise de l’informatique, notamment de la suite Microsoft Office (tableur, PowerPoint, Outlook) et de Lotus Notes.
- Bilingue anglais et arabe.
EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES
Souhaitable :
J’ai travaillé dans une ONG similaire.
- Résolution de problèmes
- Créatif/sortir des sentiers battus
Responsabilités supplémentaires liées au poste
Les tâches et responsabilités décrites ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être amené à effectuer des tâches supplémentaires dans la limite de ses compétences et de son expérience.
Égalité des chances
Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de SCI en matière d’égalité des chances et de diversité.
Protection de l’enfance :
Nous devons assurer la sécurité des enfants ; c’est pourquoi notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, témoigne de notre engagement à protéger les enfants contre les abus.
Santé et sécurité
Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de santé et de sécurité de SCI.
