Créée en 1979, notre association est une organisation non gouvernementale internationale. Action contre la Faim (ACF) lutte contre la faim dans le monde. Sa mission est de sauver des vies en éliminant la faim par la prévention, la détection et le traitement de la sous-nutrition, en particulier pendant et après les situations d’urgence liées aux conflits et aux catastrophes naturelles.
ACF recherche un RESPONSABLE APPROVISIONNEMENT
Contexte et mission :
Finalité du poste
Le/la Responsable Approvisionnement est chargé(e) d’assurer la mise en œuvre de la stratégie nationale d’approvisionnement et de coordonner l’ensemble des activités liées aux achats, aux stocks et à l’archivage, dans le respect des procédures internes d’ACF. Il/elle garantit la disponibilité des biens et services nécessaires aux programmes et au fonctionnement de la mission, tout en veillant à la conformité, la traçabilité et l’optimisation des ressources.
1 : Contribuer à la définition de la stratégie approvisionnement du pays et assurer son implémentation
- Contribuer à la définition de la stratégie en termes d’approvisionnement ;
- Suivre la mise en place de la stratégie approvisionnement pays via un plan d’action détaillé ;
- Anticiper les besoins programmes et communiquer avec les fournisseurs afin d’assurer la disponibilité des produits et services nécessaires ;
- Optimiser la planification des approvisionnements selon les besoins communiqués par les bases et le Responsable de Département Logistique (RDD Log).
2 : Assurer le bon fonctionnement de l’approvisionnement en Capitale
- Superviser le processus hebdomadaire de demandes d’achat ;
- S’assurer que toutes les informations sont correctement remplies et traitées selon les normes du Kit Log ACF ;
- Tenir les différents départements informés du traitement de leurs commandes au niveau de la coordination ;
- Veiller à ce que tous les documents concernant la chaîne d’approvisionnement soient archivés conformément aux procédures du Kit Log ;
- Assurer l’adéquation entre le contrôle physique et le suivi des stocks et effectuer des contrôles réguliers et ponctuels ;
- Vérifier et compiler le rapport mensuel pour la partie approvisionnement (LINK, SFU, IKD) ;
- Analyser les indicateurs et les performances de la partie approvisionnement ;
- S’assurer que les procédures logistiques d’ACF sont respectées et superviser les fournisseurs dans l’application de ces procédures ;
- Établir les prévisionnels de Trésorerie ;
- Contrôler la gestion des stocks (conditions de stockage, rapports, dates de péremption) et les mouvements de stocks liés aux approvisionnements et aux livraisons sur le terrain.
3 : Superviser les approvisionnements
- Faire le lien entre les Planning d’achat par projet (PAP) et les lignes d’achat afin d’éviter les splits de marché ;
- Anticiper les procédures à respecter en lien avec le responsable des Achats selon les procédures spécifiques du Kit Logistique Version 3 (KLV3) et des donateurs ;
- Participer à l’identification des accords-cadres qui doivent être produits au niveau du bureau pays pour faciliter les achats et la réactivité ;
- Maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs actuels avec qui ACF traite ;
- Accompagner l’équipe approvisionnement dans le traitement des demandes en les priorisant en fonction des besoins et des délais ;
- Anticiper les besoins financiers grâce aux prévisions de trésorerie.
4 : Superviser la gestion du stockage et le contrôle des inventaires
- Garantir que les procédures et les instructions de gestion des stocks sont respectées ;
- Veiller à ce que la sécurité des stocks et le respect des règles relatives soient assurées à tout moment ;
- Établir des niveaux de réapprovisionnement si nécessaire ;
- Contrôler les inventaires du stock (biannuel et aléatoires) ;
- Contrôler régulièrement les conditions de stockage (nettoyage régulier, organisation, ventilation et contrôle de la température surveillés et respectés) ;
- Veiller à ce que tous les documents correspondent (inventaire physique, fiches de piles, fiches de stock, rapport de stock).
5 : Gérer l’équipe approvisionnement
- Établir un planning de travail ;
- Contrôler la planification de l’équipe logistique au niveau de la capitale ;
- En cas d’absence d’un membre direct de l’équipe, organiser le back-up ;
- Organiser des sessions de formation ;
- Mener des entretiens d’évaluation ;
- Fournir un soutien technique à l’équipe.
6 : Assurer une gestion fluide du logiciel LINK du bureau pays
- Être le point focal LINK avec le siège ;
- Informer l’équipe LINK du siège des soucis liés au système d’information ;
- Assurer une formation adéquate à tous les nouveaux utilisateurs (demandeurs, utilisateurs de la logistique, etc..) ;
- Soutenir les utilisateurs confrontés à des situations inhabituelles avec le logiciel sur la façon de les résoudre ;
- Gérer les données LINK (lieux de livraison, marchés locaux, fournisseurs locaux, taxes…).
7 : Archivage
- S’assurer que toute la documentation relative aux approvisionnements (dossiers d’achat, stockage, transport) sont scannés et archivés en version électronique sur LINK et en version papier dans la salle d’archivage ;
- Assurer la liaison avec les logisticiens sur base pour envoyer tous les dossiers d’achat papier à la capitale pour archivage ;
- Surveiller régulièrement la numérisation de la documentation et son archivage correct sur le NAS/LINK.
8 : Rapports
- Compléter et tenir à jour le Suivi des Contrats en lien avec le responsable des achats ;
- S’assurer de la mise à jour du Rapport de Stock.
Profil recherché :
Diplôme / Niveau d’études
- Graduat (BAC+3) en Gestion, logistique, Sciences économiques.
Compétences spécifiques et Niveau d’expérience
- Expérience significative de 2 ans dans la gestion des approvisionnements ;
- 1 à 2 ans d’expérience en gestion d’équipe, de préférence dans une ONG internationale (Obligatoire) ;
- Une expérience préalable avec ACF constitue un atout ;
- Connaissance de la gestion de la chaîne d’approvisionnement et des processus d’achat ;
- Connaissance du cycle budgétaire et des processus de suivi ;
- Maîtrise du pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, …) ;
- Expérience de travail avec un logiciel logistique (un atout) ;
- Bon niveau de français, à l’écrit comme à l’oral ;
- La maîtrise d’au moins une langue nationale (Lingala, Swahili, Tshiluba, Kikongo) est un atout ;
- Capacité de planification, d’organisation et d’analyse ;
- Rigueur, souci du détail et respect de la conformité ;
- Sens de la collaboration et bonnes compétences interpersonnelles ;
- Flexibilité et enthousiasme.
AVANTAGES
- Prime de logement : (30% du salaire de base) ;
- Prime de Transport : Cf. les dispositions de la Convention sur le Statut Social des Salariés d’Action Contre la Faim en vigueur ;
- Congé annuel : 2 jours / mois entier presté ;
- 13ème mois versé : En 2 fois annuellement au prorata du nombre de jours
- Accompagnement et formation : Accès illimité et gratuit à la plateforme d’e-learning certifiant Talent Bridge.
