Geneva Call / Appel de Genève est une organisation non gouvernementale neutre et impartiale, dédiée à la promotion du respect, par les groupes armés et les autorités de facto (GAAD), des normes humanitaires internationales dans les conflits armés et autres situations de violence, en celles particulières liées à la protection des civils. L’Appel de Genève concentre ses efforts sur l’interdiction de l’utilisation des mines antipersonnel, la protection des enfants contre les effets des conflits armés, l’interdiction de la violence sexuelle dans les conflits armés, l’élimination de la discrimination fondée sur le genre, la protection des infrastructures civiles et la garantie de l’accès humanitaire.
Rôle
Sous la responsabilité du Support Officer , la personne assistante sera chargée de l’accueil des visiteurs, de la saisie, de la réception, du classement du courrier et de la tenue de la caisse, des dépenses du bureau de Goma.
Tâches et responsabilités
Accueil, saisie et gestion du bureau
- Accueille et orienter les visiteurs ;
- Préparer et organiser les réunions à la demande ;
- Assurer le traitement du courrier, la saisie et les copies électroniques des documents, l’envoi et le classement ;
- Établit les lettres et les documents du bureau ;
- Préparer les ordres de mission ;
- Gère les appels téléphoniques entrants et sortants ;
- Gère le courrier électronique dans le respect des principes établis à cet effet ;
- Transmission du chèque au bénéficiaire ;
- Réceptionne et enregistre les pièces comptables ;
- Appuie le Agent de soutien dans ses tâches de gestion administrative et financière (eau, électricité, petite caisse, photocopie, reluire, dossiers administratifs du personnel, gestion des agents de nettoyage) ;
- Contribuer à organiser la logistique des réunions et ateliers ;
- Gestion des questions des impôts et taxes ;
- S’acquitte de toutes les tâches annexes requises par l’équipe programme.
Gestion Financière et de trésoreri e
- Tenir la petite caisse du bureau et produire le rapport mensuel ;
- Détenir un moyen matériel de conservation ;
- Préparer l’approvisionnement de la caisse ;
- Transmettre les pièces de caisse pour le contrôle ;
- Veille sur les entrées de caisse : approvisionnement de caisse et enregistrements ;
- Veille sur les sorties de caisse : dépenses et enregistrements ;
- S’engager à acquitter en toute circonstance avec conscience, zèle et fidélité des travaux et missions qui lui seront confiées ;
- Veiller à la bonne application du Manuel de procédures administratives et financières ;
- Compiler les demandes d’avance ponctuelles et mensuelles ;
- Contrôler/vérifier les rapports de dépenses des avances ;
- Appuyer les collègues dans l’organisation de missions, ateliers et toutes autres activités, notamment les aspects logistiques et budgétaires ;
- Procède aux déclarations des impôts et taxes et les soumet à la validation de son supérieur ;
- Toute autre tâche connexe.
Gestion logistique
- Préparer et suivre les demandes d’achats et bons de commande ;
- S’assurer du respect des procédures internes et des exigences des bailleurs pour les achats ;
- Comparer les devis, préparer les tableaux d’évaluation des fournisseurs et soumettre pour approbation ;
- Assurer la réception et le contrôle qualitatif et quantitatif des biens et services ;
- Tenir à jour le registre des stocks (ameublements de bureau, carburant, matériel) ;
- Contribuer à la prise des inventaires du matériel du bureau de Goma en conformité avec les procédures administratives et financières ;
- Mettre en place un système de suivi pour les entrées et sorties des biens ;
- Tenir l’inventaire du matériel informatique, mobilier et véhicules ;
- Assurer le marquage des biens et le suivi de leur état ;
- Préparer les rapports d’inventaire pour la comptabilité et l’audit ;
- Planifier les déplacements du personnel (missions terrain, formations, visites) ;
- Assurer la disponibilité des véhicules et du carburant ;
- Gérer la location de véhicules ou de salles de réunion si nécessaire ;
- Suivre les contrats de maintenance (véhicules, imprimantes, équipements informatiques) ;
- Gérer la logistique pour les ateliers, séminaires et réunions ;
- Assurer la gestion des stocks de fournitures de bureau et de produits d’entretien des véhicules ;
- Gérer avec efficacité le matériel et les équipements du bureau de Goma ;
- S’assurer du bon entretien ménager quotidien du bureau en supervisant les chauffeurs et l’équipe de nettoyage ;
- Préparer les rapports logistiques pour l’administration et la finance ;
- Assurer le classement des documents logistiques (bons de commande, contrats, factures) ;
- Veiller à la conformité avec les politiques internes et exigences des bailleurs ;
- Toute autre tâche connexe.
Profil recherché
Formation (essentielle)
- Diplôme universitaire en comptabilité, finances, administration des affaires.
Expérience (essentielle)
- Avoir au moins 2 ans d’expérience dans un poste similaire au sein d’une ONG.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Connaissance des logiciels comptables et de gestion (Business central ou autres selon le contexte).
- Tenue et suivi de la comptabilité courante (saisie, rapprochements bancaires, suivi des caisses).
- Préparation et classement des pièces justificatives.
- Appui à la préparation des rapports financiers.
- Suivi des budgets et contrôle des dépenses.
- Gestion des approvisionnements et suivi des stocks.
- Préparation des dossiers administratifs et archivage.
Expérience (souhaitable)
- La connaissance des règles des donateurs (GFFO, CDCS, CANADA, Canton, Echo,…) est un grand atout ;
- Sens de la confidentialité et de l’intégrité.
- Bonne communication écrite et orale.
- Esprit d’équipe et collaboration avec les départements.
- Adaptabilité et flexibilité.
Compétences professionnelles
- Planification et priorisation des tâches.
- Respect des procédures financières et administratives.
- Capacité à gérer simultanément plusieurs activités.
- Rigueur et sens du détail.
Compétences organisationnelles
- Compréhension et respect des principes humanitaires ainsi que de la vision, de la mission et de la confidentialité de l’organisation.
- Flexibilité et capacité d’adaptation.
- Approche collaborative, axée sur le travail d’équipe et orientée vers les solutions.
Langues
- Excellente maîtrise du Français
- La maîtrise de l’anglais serait un atout.
Pourquoi rejoindre l’Appel de Genève ?
Ce poste offre la possibilité de contribuer à l’élaboration de politiques visant à protéger les civils dans les zones de conflit, de participer à des initiatives humanitaires vitales et de travailler à l’avant-garde de la défense du droit international. Si vous souhaitez avoir un impact concret dans certains des contextes les plus difficiles au monde, nous attendons votre candidature avec impatience.
Comment postuler ?
Candidature
Veuillez soumettre uniquement votre CV et votre lettre de motivation , en suivant le lien ci-dessous, jusqu’au 14 octobre 2025, au plus tard : POSTULEZ ICI
Notre équipe des ressources humaines évaluea méticuleusement votre profil en fonction des exigences du poste pour lequel vous avez postulé. Étant donné que nous recevons un grand nombre de candidatures pour tous les postes que l’Appel de Genève publie, il n’est pas possible de communiquer individuellement les résultats de nos décisions à chaque candidat. Par conséquent, seuls les candidats présélectionnés seront contactés par l’équipe RH afin d’être invités à un test écrit – puis aux étapes suivantes s’ils sont retenus, c’est-à-dire l’entretien et les autres évaluations jugées appropriées.
Diversité et inclusion
Appel de Genève regroupe de nombreuses nationalités, cultures, langues et opinions. L’organisation offre un environnement de travail inclusif à l’ensemble de son personnel. Les candidatures sont particulièrement encouragées de la part de tous les candidats qualifiés, sans distinction de race, de couleur, de sexe, d’origine nationale, d’âge, de religion, de handicap, d’orientation sexuelle ou d’identité de genre.
