Jhpiego est une ONG internationale de santé publique à but non lucratif, affiliée à l’Université Johns Hopkins de Baltimore aux Etats-Unis, qui travaille à améliorer la santé des femmes et des familles à travers le monde.
Le/la coordinateur/trice des achats est responsable de la planification, de la coordination et de l’exécution des activités d’approvisionnement, garantissant l’acquisition en temps voulu, à moindre coût et en conformité avec la réglementation, des biens, des travaux et des services. Il/elle soutient la mise en œuvre des programmes par le biais d’un approvisionnement stratégique, de la gestion des contrats, du développement des relations avec les fournisseurs et du respect des réglementations des bailleurs de fonds et des autorités locales en matière d’achats.
Responsabilités
Planification et analyse des approvisionnements
- Élaborer et mettre à jour le plan d’approvisionnement annuel en consultation avec les services concernés; réaliser des analyses de marché et de coûts, comparer les prix et évaluer la disponibilité.
Opérations d’approvisionnement et conformité
- Gérer l’intégralité du cycle d’approvisionnement : demande, appel d’offres, sélection, contractualisation, livraison ; rédiger les demandes de prix/appels d’offres, élaborer les critères d’évaluation, animer les comités de sélection ; garantir la conformité aux réglementations des bailleurs de fonds et aux réglementations locales, et tenir à jour la documentation nécessaire aux audits.
Gestion des fournisseurs et des contrats
- Créer et tenir à jour une base de données fournisseurs ; présélectionner les fournisseurs ; gérer l’attribution et le renouvellement des contrats, suivre les performances, résoudre les problèmes
Coordination et renforcement des capacités
- Assurer la liaison avec les équipes des finances, de la logistique et des programmes afin de garantir le respect des besoins, des échéanciers et des budgets ; dispenser une formation aux équipes en matière d’approvisionnement
Appels d’offres et processus concurrentiels
- Organiser et piloter les processus d’appel d’offres (RFQ/RFP/RFI), superviser la notation et le débriefing.
Rapports et documentation
- Tenir à jour le registre des achats, préparer des rapports d’achats mensuels et ponctuels ; apporter un soutien aux audits d’achats internes et externes.
Qualifications requises
- Exigences : Baccalauréat en gestion de la chaîne d’approvisionnement, administration des affaires, logistique ou domaine connexe
- Plus de 3 ans d’expérience en approvisionnement ou en gestion de la chaîne logistique, de préférence au sein d’une ONG ou dans un contexte financé par des donateurs.
- Expérience en gestion de processus d’approvisionnement de bout en bout, en gestion des fournisseurs et en négociation de contrats
- Expérience avérée en matière de respect des réglementations des bailleurs de fonds et des autorités locales en matière d’approvisionnement.
- Connaissance des logiciels d’approvisionnement (par exemple, SAP, Oracle, Coupa).
Qualifications souhaitées
- Solide connaissance du cycle de vie des achats : planification, sourcing, appel d’offres, contractualisation, évaluation des fournisseurs, livraison et paiement
- Capacités analytiques : analyse comparative des coûts, analyse de marché, suivi des indicateurs clés de performance (KPI)
- Compétences en gestion de contrats et capacité à rédiger des appels d’offres, à évaluer les offres et à négocier le meilleur rapport qualité-prix.
- Maîtrise des outils et systèmes d’approvisionnement (par exemple, SAP PIR, Coupa, Oracle)
- Excellente communication, implication des parties prenantes et gestion des relations avec les fournisseurs.
