ADRA International – Agence de Développement et de Secours Adventiste (l’acronyme vient de l’anglais ADRA pour Adventist Development and Relief Agency) – est une organisation humanitaire créée après la Seconde Guerre mondiale, afin d’apporter un support pratique aux victimes dévastées par les conflits.
ADRA recrute :
Responsable de la conformité des programmes
Contexte et mission :
RESPONSABILITÉS
- Mise en œuvre du programme de conformité : Apporte un soutien global au développement et à la mise en œuvre du programme de conformité de l’organisation, notamment en matière de formation et de communication, de rapports internes et d’intégration de la conformité aux processus opérationnels et décisionnels du bureau pays. Conçoit des tableaux de bord de conformité et des indicateurs clés de risque (ICR) pour permettre un suivi régulier.
- Contrôles de conformité continus : Réalise les contrôles de conformité des opérations d’ADRA en RDC, des organisations sous-bénéficiaires/partenaires et autres entités concernées. Met en œuvre une méthodologie de test documentée (définition du périmètre, échantillonnage, preuves, conclusions) et utilise l’analyse de données pour identifier les anomalies et les tendances en matière d’approvisionnement, de paiements, de gestion des stocks, de paie et de sous-contrats.
- Enquêtes : Apporte son soutien à l’équipe Conformité pour la supervision et la conduite d’enquêtes pouvant révéler des manquements de la part d’employés, de sous-bénéficiaires, d’agents ou de fournisseurs au sein des bureaux de l’organisation, en collaboration avec les responsables des autres départements (RH, Programmes, etc.). Met en œuvre les meilleures pratiques pour garantir l’impartialité et la réalisation d’enquêtes conformes aux politiques et protocoles de l’organisation et aux normes du secteur. Tient à jour les registres de cas et la documentation relative à la chaîne de possession, et intègre les enseignements tirés de l’expérience dans l’amélioration des contrôles ; veille au respect de la protection des lanceurs d’alerte et de la confidentialité.
- Conformité : S’assure que le personnel connaît les canaux appropriés pour signaler les problèmes de conformité et coordonne avec les responsables de département le suivi adéquat des questions de conformité et d’audit. Coordonne avec ADRA International la mise en œuvre des initiatives clés. Mène des analyses des causes profondes et recommande des actions correctives/préventives ; surveille et rend compte de l’état d’avancement des actions jusqu’à leur clôture.
- Évaluation et atténuation des risques : Réalise des évaluations des risques et élabore des plans de gestion et d’atténuation des risques afin de garantir la conformité aux lois et réglementations applicables, aux exigences des donateurs et aux politiques, procédures et normes de conduite de l’organisation. Contribue à la mise en œuvre des plans de gestion et d’atténuation des risques. Apporte son soutien à toutes les parties prenantes dans le processus d’identification des risques. Contribue à l’élaboration d’un tableau de bord des risques au niveau national et régional, selon les besoins. Anime des ateliers annuels sur les risques, met à jour les registres des risques trimestriellement et aligne les activités de contrôle sur le cadre de contrôle interne.
- Conformité et contrôles financiers (Nouveau) Garantit le strict respect des politiques financières de l’organisation, des règles des donateurs (par exemple, 2 CFR 200, ADS) et des normes comptables applicables pour toutes les transactions. Examine et valide l’exactitude, l’exhaustivité et la ponctualité des rapports financiers des donateurs avant leur soumission ; vérifie l’admissibilité, l’imputabilité et le caractère raisonnable des coûts. Supervise la conformité en matière d’approvisionnement, de gestion des actifs, de gestion de trésorerie, de paie et de sous-traitance.et le partage des coûts ; met en œuvre des contrôles anti-fraude et de séparation des tâches ; et dispense des formations ciblées aux équipes financières et de programme. Coordonne avec le service financier la correction des anomalies relevées lors des audits et renforce les dispositifs de contrôle par le biais de procédures opérationnelles standard (POS) et de listes de vérification.
- Assurance de la conformité : Fournit une formation et un soutien continus en matière de conformité, en veillant à l’intégration des règles et réglementations des bailleurs de fonds. Apporte un soutien essentiel à l’assurance de la conformité, notamment par le déploiement de mécanismes efficaces pour prévenir, détecter, identifier et corriger les cas de non-conformité aux lois et réglementations applicables, aux exigences des bailleurs de fonds et aux politiques et normes de l’organisation. Élabore et dispense des programmes de formation sur mesure (intégration, recyclage, formation par rôle) et en mesure l’efficacité par des évaluations avant et après la formation.
- Réalisation des activités d’audit interne : a. Univers d’audit et plan annuel : Maintient un univers d’audit documenté et élabore un plan d’audit annuel fondé sur les risques, approuvé par le directeur financier et partagé avec la direction ; ajuste le plan en fonction des risques émergents et des priorités des bailleurs de fonds. b. Constatations, recommandations et suivi : Coordonne avec le directeur financier les audits réguliers des transactions de l’organisation et des subventions des donateurs, le suivi par l’organisation des programmes des sous-bénéficiaires et des rapports financiers, ainsi que la conformité aux exigences des donateurs, la tenue des registres comptables, les achats, la gestion des fournitures et du matériel, les sous-subventions, les bénéficiaires prévus et les participants aux formations, les dossiers RH, les listes de contrôle et les exercices de clôture des subventions, et les systèmes de contrôle de la conformité aux principes et pratiques généralement acceptés, aux politiques de l’organisation et aux exigences des donateurs. Suit les plans d’action de la direction dans un registre centralisé et signale les actions en retard à la direction. c. Rapports : Rédige des rapports sur les constatations et en fait un compte rendu concis dans un format clair et convivial, accompagné d’un plan d’actions correctives comprenant les réponses de la direction, les actions correctives prises/à prendre et la date limite de signature des actions correctives par la direction du bureau pays. S’assure que les preuves sont correctement fournies. d. Audits du bureau pays et des sous-bénéficiaires : Participe au processus d’audits externes du bureau pays et des sous-bénéficiaires et contribue au suivi et à la clôture des constatations d’audit. Coordonne les revues de préparation aux audits préalables et le suivi des actions post-audit ; sert de point de contact pour les auditeurs externes et les visites des bailleurs de fonds. e. Gestion et participation aux projets : dirige, gère ou participe à des équipes de projet transversales. Met en œuvre des pratiques de gestion du changement pour intégrer les nouveaux contrôles et processus.et corriger les cas de non-conformité aux lois et réglementations applicables, aux exigences des donateurs et aux politiques et normes de l’organisation. Élabore et dispense des programmes de formation sur mesure (intégration, recyclage, formation par rôle) et en mesure l’efficacité par des évaluations avant et après la formation.
- Réaliser des activités d’audit interne a. Univers d’audit et plan annuel : Maintient un univers d’audit documenté et élabore un plan d’audit annuel basé sur les risques, approuvé par le directeur financier et partagé avec la direction ; ajuste le plan en fonction des risques émergents et des priorités des donateurs. b. Constatations, recommandations et suivi : Coordonne avec le directeur financier les audits réguliers des transactions de l’organisation et des subventions des donateurs, le suivi par l’organisation des programmes des sous-bénéficiaires et des rapports financiers, la conformité aux exigences des donateurs, les documents comptables, les achats, la gestion des fournitures et du matériel, les sous-subventions, les bénéficiaires prévus et les participants aux formations, les dossiers RH, les listes de contrôle et les exercices de clôture des subventions, et les systèmes de contrôle de la conformité aux principes et pratiques généralement acceptés, aux politiques de l’organisation et aux exigences des donateurs. Suit les plans d’action de la direction dans un registre centralisé et signale les actions en retard à la direction. c. Rapports : Rédige des rapports sur les constatations et les problèmes rencontrés, présentés dans un format clair et convivial, accompagnés d’un plan d’actions correctives incluant les réponses de la direction, les actions correctives mises en œuvre ou à mettre en œuvre, et la date limite de signature par la direction du bureau pays. S’assure de la bonne tenue des preuves. d. Audits du bureau pays et des sous-bénéficiaires : Participe aux audits externes du bureau pays et des sous-bénéficiaires et contribue au suivi et à la clôture des constats d’audit. Coordonne les revues de préparation à l’audit et le suivi des actions post-audit ; sert de point de contact pour les auditeurs externes et les visites des bailleurs de fonds. e. Gestion et participation aux projets : Dirige, gère ou participe à des équipes de projet transversales. Applique les pratiques de gestion du changement pour intégrer les nouveaux contrôles et processus.et corriger les cas de non-conformité aux lois et réglementations applicables, aux exigences des donateurs et aux politiques et normes de l’organisation. Élabore et dispense des programmes de formation sur mesure (intégration, recyclage, formation par rôle) et en mesure l’efficacité par des évaluations avant et après la formation.
- Réaliser des activités d’audit interne a. Univers d’audit et plan annuel : Maintient un univers d’audit documenté et élabore un plan d’audit annuel basé sur les risques, approuvé par le directeur financier et partagé avec la direction ; ajuste le plan en fonction des risques émergents et des priorités des donateurs. b. Constatations, recommandations et suivi : Coordonne avec le directeur financier les audits réguliers des transactions de l’organisation et des subventions des donateurs, le suivi par l’organisation des programmes des sous-bénéficiaires et des rapports financiers, la conformité aux exigences des donateurs, les documents comptables, les achats, la gestion des fournitures et du matériel, les sous-subventions, les bénéficiaires prévus et les participants aux formations, les dossiers RH, les listes de contrôle et les exercices de clôture des subventions, et les systèmes de contrôle de la conformité aux principes et pratiques généralement acceptés, aux politiques de l’organisation et aux exigences des donateurs. Suit les plans d’action de la direction dans un registre centralisé et signale les actions en retard à la direction. c. Rapports : Rédige des rapports sur les constatations et les problèmes rencontrés, présentés dans un format clair et convivial, accompagnés d’un plan d’actions correctives incluant les réponses de la direction, les actions correctives mises en œuvre ou à mettre en œuvre, et la date limite de signature par la direction du bureau pays. S’assure de la bonne tenue des preuves. d. Audits du bureau pays et des sous-bénéficiaires : Participe aux audits externes du bureau pays et des sous-bénéficiaires et contribue au suivi et à la clôture des constats d’audit. Coordonne les revues de préparation à l’audit et le suivi des actions post-audit ; sert de point de contact pour les auditeurs externes et les visites des bailleurs de fonds. e. Gestion et participation aux projets : Dirige, gère ou participe à des équipes de projet transversales. Applique les pratiques de gestion du changement pour intégrer les nouveaux contrôles et processus.Listes de contrôle et exercices de clôture des subventions, et systèmes de contrôle de la conformité aux principes et pratiques généralement acceptés, aux politiques de l’Organisation et aux exigences des donateurs. Assure le suivi des plans d’action de la direction dans un registre centralisé et signale les actions en retard à la direction. c. Rapports : Rédige des rapports sur les constatations et suit un rapport concis dans un format clair et convivial, accompagné d’un plan d’actions correctives comprenant les réponses de la direction, les actions correctives prises/à prendre et la date limite de signature par la direction du bureau pays. S’assure de la bonne tenue des preuves. d. Audits du bureau pays et des sous-bénéficiaires : Participe au processus d’audits externes du bureau pays et des sous-bénéficiaires et contribue au suivi et à la clôture des constatations d’audit. Coordonne les revues de préparation à l’audit et le suivi des actions post-audit ; sert de point de contact pour les auditeurs externes et les visites des donateurs sur site. e. Gestion et participation aux projets : Dirige, gère ou participe à des équipes de projet transversales. Applique les pratiques de gestion du changement pour intégrer les nouveaux contrôles et processus.Listes de contrôle et exercices de clôture des subventions, et systèmes de contrôle de la conformité aux principes et pratiques généralement acceptés, aux politiques de l’Organisation et aux exigences des donateurs. Assure le suivi des plans d’action de la direction dans un registre centralisé et signale les actions en retard à la direction. c. Rapports : Rédige des rapports sur les constatations et suit un rapport concis dans un format clair et convivial, accompagné d’un plan d’actions correctives comprenant les réponses de la direction, les actions correctives prises/à prendre et la date limite de signature par la direction du bureau pays. S’assure de la bonne tenue des preuves. d. Audits du bureau pays et des sous-bénéficiaires : Participe au processus d’audits externes du bureau pays et des sous-bénéficiaires et contribue au suivi et à la clôture des constatations d’audit. Coordonne les revues de préparation à l’audit et le suivi des actions post-audit ; sert de point de contact pour les auditeurs externes et les visites des donateurs sur site. e. Gestion et participation aux projets : Dirige, gère ou participe à des équipes de projet transversales. Applique les pratiques de gestion du changement pour intégrer les nouveaux contrôles et processus.
Profil recherché :
PROFIL
4.1. FORMATION, QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES
- Baccalauréat et 5 à 10 ans d’expérience dans des fonctions de conformité ou d’audit, dont au moins 4 ans d’expérience dans la conduite d’enquêtes, d’examens de fraude ou d’enquêtes de conformité dans les secteurs humanitaire ou privé.
- 5 ans d’expérience internationale dans le secteur à but non lucratif, y compris en ce qui concerne les exigences réglementaires et juridiques des subventions et des contrats financés par le gouvernement américain et des fondations.
- Doit maîtriser le français et l’anglais.
- Expérience en matière de conformité des donateurs et de la norme 2 CFR 200
- Atout : Certification d’expert en fraude (CFE) ou équivalent du pays hôte
- Atout : Expérience en gestion des risques d’entreprise (ERM)
- Atout : Auditeur interne certifié (CIA)
- Atout : Expérience en matière de conception de contrôles internes et de procédures opérationnelles normalisées (SOP) dans les domaines des achats, des sous-contrats, de la gestion de trésorerie et du contrôle des actifs.
4.2. COMPÉTENCES MINIMUM REQUISES POUR LE POSTE
- Développement de programmes de conformité : Connaissance fondamentale des éléments d’un programme de conformité efficace et capacité à travailler dans un environnement matriciel international ; capacité à traduire la politique en contrôles et procédures pratiques.
- Conformité réglementaire : Connaissance approfondie des lois, réglementations et politiques applicables aux ONG internationales travaillant dans le cadre de subventions et de contrats financés par l’USAID, d’autres gouvernements, des fondations et autres organismes. Aptitude avancée à interpréter les conditions générales des bailleurs de fonds (admissibilité, approbations préalables, seuils d’achat) et à mettre en œuvre les contrôles nécessaires.
- Supervision des enquêtes : Solide connaissance des normes, principes et techniques d’enquête généralement acceptés. Capacité à encadrer d’autres responsables de la conformité et des enquêtes et à interagir avec les clients internes et externes concernant les problèmes identifiés.
- Capacités d’enquête : Aptitude à identifier les problèmes, à analyser les données, à résoudre les problèmes et à porter des jugements indépendants. Excellente connaissance des techniques d’entrevue et compétences avancées d’écoute active. Capacité à rédiger et à finaliser des rapports écrits complets détaillant les résultats des enquêtes. Expérience en matière d’enquêtes sur les médias sociaux et auprès de sources publiques. Respect strict de la confidentialité et application de pratiques centrées sur la victime, le cas échéant.
- Planification et gestion de programmes et de projets : Maîtrise intermédiaire de la planification et de la gestion de programmes et de projets permettant d’atteindre les objectifs de performance, notamment la réalisation en temps opportun des enquêtes et la gestion des risques associés. Aptitude démontrée à la gestion du changement pour intégrer de nouveaux contrôles et favoriser leur adoption.
- Formation et développement : Capacité à concevoir et à animer des formations pour des groupes de collaborateurs de toutes tailles. Évaluation de l’efficacité des formations et adaptation du contenu en fonction des lacunes identifiées lors des audits et des évaluations.
- Normes d’audit interne : Connaissance et compréhension de base des normes professionnelles d’audit interne définies par l’Institut des auditeurs internes (IIA) ainsi que du cadre de contrôle interne COSO. Application de la méthodologie d’audit fondée sur les risques, des techniques d’échantillonnage et de la rigueur de la documentation de travail conformément aux normes de l’IIA.
- Rapports d’audit : Capacité à élaborer des rapports d’audit conformes aux normes. Communication des causes profondes, des impacts et des recommandations pratiques aux propriétaires, ainsi que des échéances.
- Règles et réglementations internationales du gouvernement américain, des bailleurs de fonds et des organisations : Connaissance approfondie des règles et réglementations du gouvernement américain, notamment celles de l’USAID et du CDC, ainsi que des règles des autres bailleurs de fonds. Maîtrise des principes de calcul des coûts, des normes d’approvisionnement, des approbations préalables et des exigences de clôture ; capacité à informer le personnel et les partenaires sur les obligations de conformité.
4.3. COMPÉTENCES ORGANISATIONNELLES MINIMUM REQUISES
- Compétences analytiques, de communication et d’influence : Capacité d’analyse avérée et excellentes compétences en communication écrite et orale, notamment la capacité de persuader les autres à tous les niveaux de l’organisation.
- Compétences multitâches : Capacité à gérer plusieurs initiatives simultanément et à travailler en collaboration avec de multiples parties prenantes.
- Autogestion et travail d’équipe : capacité à travailler de manière autonome et en équipe, à s’épanouir dans une organisation matricielle, à être attentif aux détails et à gérer efficacement le stress dans un environnement dynamique.
- Langues : Maîtrise avérée du français et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral.
- Confidentialité : Capacité avérée à maintenir la confidentialité des informations relatives au travail.
4.4. RESPONSABILITÉ HUMANITAIRE
- Veillez à ce que les membres de l’équipe respectent le code de conduite d’ADRA ainsi que les principes de responsabilité humanitaire et signalez immédiatement à votre supérieur tout acte ou comportement répréhensible (fraude, viol, trafic d’influence, exploitation et abus sexuels…) d’un partenaire ou d’un agent d’ADRA.
- ADRA garantit que les dénonciations et les plaintes sont traitées en toute confidentialité. Elle promeut la protection contre l’exploitation et les abus sexuels (PSEA) et les normes de protection auprès de ses partenaires et sous-bénéficiaires ; elle veille à ce que les canaux de signalement soient accessibles et bien communiqués.
4.5. VOYAGES
- Déplacements requis : Environ 30 %, incluant des visites périodiques sur le terrain et des évaluations des sites partenaires.
4.6. BESOINS MENTAUX/ÉMOTIONNELS
- Capacité à travailler dans un environnement dynamique et axé sur le service à la clientèle ; à accomplir ses tâches sous pression et à respecter les échéances ; à travailler en équipe et à mener à bien ses missions de façon autonome ; à suivre les instructions de la hiérarchie ; à faire preuve d’aptitudes à la résolution de problèmes ; et à interagir avec ses collègues, sa hiérarchie, les employés du réseau, les donateurs et le public de manière professionnelle et courtoise. Capacité à mener des enquêtes délicates avec résilience et discrétion.
- APPLICATION
Le dossier de candidature doit comprendre les documents suivants :
- Une lettre de motivation adressée au responsable des ressources humaines
- Un curriculum vitae (CV) détaillé
- Copies des diplômes et certificats relatifs à l’éducation et à la formation professionnelle
- Copie(s) des certificats de travail
- Copies des pièces d’identité et de la carte ONEM (pour les demandeurs d’emploi)
Procédure de soumission
Les candidats intéressés et qualifiés doivent soumettre leur candidature au format PDF.
L’objet du courriel doit impérativement être :
ADRA DRC TDZ – Responsable de la conformité du programme/01/RH/01-26
Les candidatures doivent être envoyées à l’adresse électronique suivante : [email protected]
Le non-respect de ces instructions peut entraîner le rejet de la demande.
Conformément à la politique humanitaire d’égalité des sexes :
les candidatures féminines qualifiées sont encouragées.
