La Banque européenne pour la reconstruction et le développement (BERD) est une institution financière multilatérale créée en 1991 pour favoriser la transition vers des économies de marché. Initialement concentrée sur l’Europe centrale et orientale, la BERD a élargi ses activités à plus de 30 pays répartis sur trois continents, incluant l’Asie centrale et le sud de la Méditerranée (Maroc, Égypte, Tunisie, Jordanie).
Objectif du poste
Le/la réceptionniste est responsable de fournir un soutien de secrétariat, de bureau et administratif au personnel du bureau des résidents (BR) afin d’assurer un fonctionnement efficace et efficient du bureau.
Premier point de contact, le/la réceptionniste répond aux demandes de renseignements généraux, aux appels téléphoniques et accueille les visiteurs à leur arrivée au bureau. Il/Elle veille également au bon fonctionnement du bureau en matière de fournitures et d’équipement, et apporte son soutien au personnel du bureau résident pour les tâches administratives courantes.
Le/la réceptionniste contribue à maintenir un environnement de travail sûr et sécurisé en appliquant les protocoles de sécurité de base, notamment le contrôle d’accès des visiteurs, la surveillance des points d’entrée et le respect des procédures de sécurité. Premier point de contact, il/elle doit également rester vigilant(e) face aux risques potentiels et signaler rapidement tout problème de sécurité, conformément aux directives de l’entreprise.
Responsabilités et obligations
Réception (75%)
- Filtrer les appels téléphoniques entrants (internes et externes), déterminer l’objet des appels et les transférer au personnel ou au service approprié, prendre et transmettre les messages lorsque le personnel approprié est indisponible.
- Répondre aux questions concernant l’organisation et fournir aux appelants l’adresse, l’itinéraire et autres informations.
- Traiter les demandes de renseignements généraux de manière professionnelle et courtoise, en personne, par téléphone ou par courriel ; orienter les demandes de renseignements selon le cas.
- Accueillir les visiteurs, déterminer l’objet de leur visite, les orienter et les accompagner jusqu’au personnel approprié, tenir un registre des visiteurs.
- Gérer l’accès des visiteurs conformément aux procédures de sécurité, notamment en vérifiant leur identité, en délivrant des badges d’accès, en les accompagnant et en empêchant toute entrée non autorisée.
- Surveiller les accès au bureau en observant les points d’entrée et, le cas échéant, en utilisant les systèmes disponibles (par exemple, vidéosurveillance, alarmes) pour identifier et signaler toute activité suspecte ou tout risque pour la sécurité.
- Selon le responsable régional, il peut préparer des salles de réunion avec du matériel de présentation et des rafraîchissements ; gérer les laissez-passer, surveiller les visiteurs et préparer des statistiques périodiques sur les visiteurs pour le siège.
- Apporter son soutien aux missions en visite si nécessaire.
- Contribuez à la sécurité du bureau en respectant les procédures établies, en restant vigilant et en signalant rapidement tout incident, danger ou situation anormale.
- En cas d’urgence (par exemple, alarme incendie, situation médicale), participer aux premières interventions, notamment en guidant les visiteurs/le personnel et en informant les contacts concernés conformément aux protocoles du bureau.
Personnel de bureau/administratif (25%)
- Travailler en étroite collaboration avec l’équipe administrative et se coordonner, le cas échéant, avec le point focal de sécurité du bureau régional afin d’assurer le bon fonctionnement des bureaux et le respect des procédures administratives et de sécurité.
- Organiser le tri, le traitement et le contrôle du courrier destiné au personnel du bureau régional par les coursiers, en veillant à la manipulation sécurisée des documents sensibles ou confidentiels.
- Numérisez, copiez et envoyez les documents.
- Selon le responsable régional, il peut être nécessaire de fournir un soutien ponctuel aux assistants, au personnel administratif et au responsable de bureau.
- Peut être responsable de la gestion des plannings de déplacement du personnel.
- Peut être chargé de vérifier les courriels généraux du RO et de les transmettre au membre du personnel concerné pour suite à donner.
- Peut avoir droit à des droits ITC
- Contribuer à la tenue de registres administratifs précis (par exemple, des listes de contacts) afin de soutenir la sécurité, la communication et la préparation aux situations d’urgence.
- Signalez rapidement à l’équipe administrative ou au point focal de sécurité du RO tout risque ou irrégularité observé en matière de sécurité, de sûreté ou d’opérations.
Connaissances, compétences, expérience et qualifications
- Niveau d’études secondaires minimum, études universitaires de préférence.
- Expérience antérieure en tant que réceptionniste / secrétaire.
- Connaissance de l’utilisation du matériel de bureau, tel que le fax, les photocopieurs, etc.
- Excellentes compétences en communication verbale et aisance au téléphone.
- Bonnes aptitudes relationnelles.
- Maîtrise de l’informatique, avec des compétences en dactylographie et une expérience du traitement de texte (Microsoft Word) et de la messagerie électronique (Microsoft Outlook), combinée à la capacité d’acquérir d’autres compétences au besoin.
- Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des responsabilités lorsque nécessaire, ainsi qu’à travailler en équipe.
- Multilingue – Anglais et langue du pays d’opération
- Un bon relationnel au téléphone et d’excellentes compétences organisationnelles, ainsi qu’une capacité à gérer efficacement les relations humaines.
- Respectez les politiques et procédures de la Banque, y compris les protocoles de sécurité de base.
- Connaissance des exigences de confidentialité et des principes de sécurité de l’information en milieu de bureau.
- Capacité à rester vigilant et à faire preuve de discernement dans la gestion des visiteurs, des communications et des informations sensibles.
- Une certification en sécurité, une formation ou une expérience préalable dans le domaine de la sécurité sont considérées comme un atout.
- Capacité à travailler selon des normes élevées (et sous pression).
- Approche responsable et attentive pour maintenir un environnement de bureau sûr, sécurisé et bien contrôlé.
- Honnête et digne de confiance.
- Bonnes compétences en gestion du temps.
- Sensibilisation et sensibilité culturelles.
À quoi ressemble le travail à la BERD ?
Notre approche agile et novatrice fait de l’expérience à la BERD une expérience unique ! Vous ferez partie d’une organisation internationale pionnière et diversifiée, et vous mettrez vos talents au service d’un changement concret dans la vie des populations et contribuerez à façonner l’avenir des régions où nous investissons.
L’environnement de la BERD vous offre :
- Un travail varié, stimulant et engageant qui vous donne l’opportunité d’interagir avec un large éventail d’experts des secteurs financier, politique, public et privé dans toutes les régions où nous investissons ;
- Une culture d’entreprise qui favorise l’inclusion et célèbre la diversité ;
- Un environnement qui place le développement durable, l’égalité et la transformation numérique au cœur de nos activités.
La diversité est une valeur fondamentale de la Banque et imprègne toutes ses activités. Un personnel diversifié, doté des connaissances et des compétences adéquates, favorise les échanges avec nos clients et apporte des idées novatrices, de l’énergie et de l’innovation. Le personnel de la BERD se caractérise par sa riche diversité de nationalités, de cultures et d’opinions, et nous avons à cœur de préserver et de développer cette force. À ce titre, la BERD veille à ce que chacun soit traité avec respect, bénéficie de l’égalité des chances et travaille dans un environnement inclusif. La BERD encourage toutes les candidatures qualifiées de ressortissants des pays membres de la BERD, indépendamment de leur origine raciale, ethnique, religieuse ou culturelle, de leur sexe, de leur orientation sexuelle ou de leur handicap. En tant qu’employeur inclusif, nous favorisons le travail flexible et attendons de nos employés qu’ils soient présents au bureau à hauteur de 50 % de leur temps de travail.
Veuillez noter qu’en raison du grand nombre de candidatures reçues, nous regrettons de vous informer que nous ne sommes pas en mesure de fournir un retour d’information détaillé aux candidats qui n’ont pas été présélectionnés (pour un examen plus approfondi).
Secteurs d’activité : Gestion des urgences, Travail de bureau, Développement durable, Banque, Services bancaires, Gouvernement, Administration, Énergie, Finance
