Vous êtes un professionnel rigoureux, organisé et soucieux du détail, possédant une solide expérience en administration de bureau ? Rejoignez la Banque européenne pour la reconstruction et le développement (BERD) en tant que responsable de bureau à Abidjan, en Côte d’Ivoire, où vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement du bureau résident.
Ce poste impliquant une collaboration avec des équipes internationales, nous vous prions de bien vouloir soumettre votre CV en anglais.
À propos du poste :
En tant que responsable administratif(ve), vous superviserez l’ensemble des fonctions administratives, notamment l’aménagement des bureaux, la gestion immobilière, le budget, la coordination des ressources humaines, le support informatique et la sécurité. Vous veillerez au bon fonctionnement du bureau tout en apportant votre soutien au responsable du bureau et aux équipes en visite. Ce poste requiert d’excellentes compétences organisationnelles, la capacité à gérer des informations confidentielles et une communication irréprochable avec les autorités locales et les prestataires de services externes.
Principales responsabilités :
Gestion et administration du bureau
- Appui pour toutes les étapes restantes de la mise en place du bureau résident de la BERD en Côte d’Ivoire, en coordination avec les autorités locales et les équipes de la BERD.
- Gérer les opérations de bureau, y compris l’inventaire, les fournitures et la maintenance.
- Assurer la liaison avec le propriétaire et superviser les contrats de location, la sécurité et la gestion des installations.
- Assurer la configuration informatique et des postes de travail pour le personnel et les visiteurs.
- Assurer la fonction de point de contact local en matière de sécurité et maintenir les plans de continuité des activités.
Finances et budget
- Élaborer et suivre le budget du bureau, en assurant une gestion financière efficace.
- Traiter les paiements, gérer la petite caisse et effectuer le rapprochement des cartes de crédit d’entreprise.
- Superviser les factures des fournisseurs locaux et veiller au respect des contrôles financiers.
Soutien RH et administratif
- Apporter son aide pour l’intégration du personnel, les procédures d’accréditation et de visa.
- Tenir à jour les dossiers RH, y compris les mises à jour concernant les congés maladie et l’assurance médicale.
- Superviser le personnel administratif et de soutien, en assurant la formation et la coordination de la charge de travail.
- Fournir un soutien administratif au chef de bureau et aux équipes bancaires selon les besoins.
Ce que nous recherchons
- Formation : Licence et/ou expérience approfondie en administration, finance ou gestion de bureau.
- Expérience : Expérience préalable à un poste de direction administrative ou comptable, au sein d’une organisation internationale.
- Compétences : Excellentes compétences organisationnelles, de communication et relationnelles.
- Compétences techniques : Connaissance des processus financiers et budgétaires, des systèmes de gestion de bureau et de la coordination informatique.
- Langues : Maîtrise l’anglais et le français
- Qualités personnelles : Intégrité, professionnalisme et capacité à traiter les questions sensibles avec discrétion.
Pourquoi nous rejoindre ?
- Collaborer avec une institution financière de renommée mondiale ayant pour mission le développement.
- Contribuer à la mise en place d’opérations de bureau efficaces, à l’implémentation de nouveaux systèmes administratifs et soutenir le chef de bureau afin de garantir un environnement de travail bien géré, tout en collaborant avec des équipes transversales.
- Bénéficiez d’une forte croissance professionnelle dans un environnement diversifié, dynamique et collaboratif.
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