Envie d’une carrière enrichissante ? Travailler au sein du Groupe de la Banque mondiale vous offre une opportunité unique d’aider nos clients à relever leurs défis de développement les plus importants. Le Groupe de la Banque mondiale est l’une des principales sources de financement et de savoir pour les pays en développement ; il s’agit d’un partenariat mondial unique composé de cinq institutions qui se consacrent à mettre fin à l’extrême pauvreté, à favoriser une prospérité partagée et à promouvoir le développement durable. Avec 189 pays membres et plus de 120 bureaux dans le monde, nous collaborons avec des partenaires des secteurs public et privé, investissons dans des projets novateurs et utilisons les données, la recherche et la technologie pour élaborer des solutions aux défis mondiaux les plus urgents. Pour plus d’informations, consultez le site www.worldbank.org.
Contexte / Description générale
Le bureau de la Banque mondiale au Burkina Faso recherche un professionnel hautement organisé et dynamique, capable de travailler efficacement et discrètement en tant qu’assistant d’équipe dans un environnement très exigeant, dynamique et culturellement diversifié.
Fonctions et responsabilités
Le/La candidat(e) retenu(e) travaillera sous la supervision du/de la responsable pays et assurera un soutien administratif et client. Ce poste implique des interactions fréquentes avec d’autres unités, la SFI, la MIGA et d’autres unités institutionnelles, le personnel d’autres sites (locaux et internationaux), des représentants gouvernementaux, des consultants et des organisations externes.
Support opérationnel et administratif :
Le candidat sélectionné sera chargé de soutenir un ensemble de secteurs, ainsi que de tâches associées au programme de travail global de l’Unité pour lesquelles un soutien ponctuel peut être nécessaire de temps à autre.
L’assistant de programme devra :
• Le candidat sélectionné sera affecté à l’appui d’un ensemble de secteurs, ainsi qu’à des tâches associées au programme de travail global de l’unité pour lesquelles un soutien ponctuel peut être nécessaire de temps à autre. L’assistant de programme devra :
• Travailler à l’interprétation des procédures et processus existants, déterminer de manière indépendante ceux qui doivent être utilisés et les appliquer de manière appropriée.
• Coordonner étroitement avec les autres unités du Groupe de la Banque mondiale (GBM) et assurer fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe, quel que soit le lieu, et avec les homologues externes.
• Fournir une assistance principale à la mise en œuvre du programme de travail de l’unité, y compris un soutien spécialisé dans un ou plusieurs domaines spécifiques, par exemple la gestion des tâches, la passation des marchés, la gestion des bases de données, la gestion des connaissances, les technologies de l’information, etc.
• Travailler régulièrement et substantiellement dans plus d’une langue, ce qui comprend la traduction/rédaction d’une variété de documents standard, en appliquant des compétences efficaces en relecture et en grammaire en anglais.
• Identifier et résoudre divers problèmes/questions au fur et à mesure qu’ils surviennent, tout en suivant et en appliquant de manière indépendante les procédures et processus existants.
• Proposer des moyens d’améliorer l’organisation et l’efficacité du travail.
• Exercer une fonction d’amélioration de la qualité pour les projets et autres documents en veillant au respect des directives du département, de l’unité du vice-président (VPU) et de l’institution.
• Participer à l’élaboration des échéanciers des projets/produits, en utilisant les logiciels appropriés.
• Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et assurer l’approbation et la distribution en temps opportun.
• Servir de source d’information sur l’état d’avancement des projets/produits (par exemple, approvisionnement, décaissement, audit, fonds fiduciaire/cofinancement et questions juridiques) et rédiger diverses correspondances standard liées aux projets.
• Surveiller le budget des tâches/fonds fiduciaires pour des projets spécifiques au nom de l’équipe.
• Entreprendre des enquêtes ponctuelles dans des bases de données standard et non standard, récupérer, manipuler et présenter des données.
• Participer au travail sur le terrain de la mission, selon les besoins.
• Coordonner les calendriers en tenant compte des priorités, suivre les changements et communiquer les informations au personnel approprié, à l’intérieur et à l’extérieur de l’unité de travail immédiate, y compris les responsables extérieurs au GBM.
• Aider à la préparation et à la planification logistique de divers événements, par exemple des conférences, des ateliers, des négociations, etc.
• Tenir à jour les listes de distribution, les listes de téléphone/adresses des contacts du projet/produit et distribuer les documents pour l’équipe.
• Tenir à jour les dossiers de l’unité de travail, des projets et autres fichiers (papier et électroniques).
• Responsable des opérations de la réception, y compris l’accueil des visiteurs, l’orientation des clients vers les différentes parties du bureau, la coordination avec les employés concernant les visiteurs, la gestion des appels téléphoniques et des messages, la gestion de la distribution du courrier et l’envoi de la correspondance entrante et sortante.
• Responsable de la soumission des demandes de voyage, du suivi des approbations et de l’organisation des réservations par l’intermédiaire de l’agent de voyages désigné du bureau.
• Encadrer le personnel moins expérimenté.
• Entreprendre des tâches ponctuelles et fournir un soutien aux autres membres du personnel de l’unité, selon les besoins.
Critères de sélection
• Baccalauréat avec 4 ans d’expérience ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience. Une expérience préalable en assistance administrative dans une organisation multinationale ou internationale est préférable.
• Excellente maîtrise de l’anglais écrit et parlé, y compris la capacité de rédiger de manière autonome une variété de correspondances formelles et informelles; de relire/éditer des documents.
• Gestion efficace du temps et compétences organisationnelles
• Capacité à récupérer des documents de référence à partir de diverses sources (par exemple, bases de données ou autres systèmes de classement, Internet, etc.)
• Initiative et ingéniosité démontrées.
• Capacité avérée à établir des relations et à interagir positivement avec des homologues de haut niveau dans les secteurs public et privé.
• Esprit d’équipe engagé avec de bonnes compétences interpersonnelles et capacité à travailler efficacement dans un environnement multiculturel.
• Capacité à produire un travail de haute qualité sous pression.
Les candidatures doivent être envoyées en anglais.
