Corus International est la société mère d’un ensemble d’organisations de renommée mondiale qui œuvrent à apporter des solutions globales et durables pour éradiquer définitivement l’extrême pauvreté. Chef de file mondial du développement international, nous cumulons 150 ans d’expérience à travers nos différentes marques. Nos filiales, à but lucratif et non lucratif, comprennent IMA World Health et sa marque de collecte de fonds Corus World Health, Lutheran World Relief, CGA Technologies, Ground Up Investing et Farmers Market Brands. Nos plus de 400 employés à travers le monde sont des experts reconnus dans leurs domaines et se consacrent à aider les populations les plus vulnérables à sortir du cycle de la pauvreté et à mener une vie saine.
Chez Corus, nous sommes convaincus que le bien se développe et nous reflétons cette conviction dans notre culture d’entreprise. Nous valorisons l’expertise de chaque employé et favorisons son développement professionnel. Nous encourageons un environnement de travail stimulant et bienveillant, où les employés se sentent valorisés et motivés à innover, à apprendre et à collaborer. De plus, comme nos filiales fonctionnent souvent en partenariat, nos employés peuvent travailler au sein de l’ensemble de notre groupe.
Description du poste :
L’assistant administratif soutiendra les opérations quotidiennes du bureau en assurant un traitement rapide, transparent et
Approvisionnement et livraison de biens et services à moindre coût. Ce poste consiste à apporter un soutien au processus d’approvisionnement.
L’assistant(e) administratif(ve) sera responsable des processus, de la coordination logistique et de la gestion de flotte. Il/Elle prendra également en charge des tâches telles que la préparation des réunions, la gestion du courrier, la tenue des dossiers et l’assistance au personnel. Il/Elle supervisera les approvisionnements, coordonnera les événements et apportera un soutien général aux autres employés et services afin d’assurer un flux de travail efficace.
Responsabilités :
- Administration générale :
- Assister le responsable administratif pour assurer l’entretien des machines et équipements de bureau.
- Disponibilité des fournitures de bureau et de la papeterie. Cela inclut la distribution et l’enregistrement.
- Surveiller l’approvisionnement et la consommation des consommables du générateur (diesel et huile moteur).
- Gérer le classement et la récupération des documents.
- Relever tout agent en cas de besoin.
- Soutien à l’approvisionnement et à la logistique
- Aider à la collecte et à l’examen des demandes d’achat provenant de différentes unités.
- Assistance à la préparation des projets de demandes de prix et d’appels d’offres en vue de leur examen.
- Solliciter des devis auprès de fournisseurs agréés et préparer des analyses d’offres ou des tableaux comparatifs.
- Veiller à ce que toutes les activités d’approvisionnement respectent les directives d’approvisionnement de l’organisation et des donateurs.
- Assistance pour la maintenance de la base de données fournisseurs.
- Assistance dans la préparation des rapports d’approvisionnement, le suivi de l’état des achats et la mise à jour du tableau de suivi des approvisionnements.
- Assister au traitement des paiements aux fournisseurs et assurer la liaison avec l’équipe financière afin de garantir un traitement rapide des paiements aux fournisseurs.
- Gestion de flotte et de voyages
- Aider à planifier l’utilisation des véhicules et à tenir à jour les dossiers de demandes de transport.
- Suivre les déplacements du véhicule, le kilométrage et la consommation de carburant pour garantir l’efficacité.
- Assistance dans l’organisation de l’entretien et des réparations courantes des véhicules.
- Soutien à la coordination des déplacements nationaux et internationaux du personnel, des consultants et des visiteurs, conformément aux directives en vigueur.
- politique de voyage de l’organisation.
- Entretenir des relations avec les agences de voyages, les compagnies aériennes et les hôtels afin de garantir des tarifs compétitifs et un service fiable.
- Apporter un soutien aux équipes en matière de planification logistique pour les formations, les ateliers ou les missions sur le terrain.
- Effectuer toute autre tâche assignée.
Supervision :
- Ce poste n’implique aucune responsabilité hiérarchique directe.
Formation et expérience :
- Diplôme de premier cycle en administration des affaires, en sciences sociales ou dans un domaine connexe.
- 1 à 3 ans d’expérience en administration/approvisionnement, de préférence dans le secteur des ONG internationales.
- Expérience en matière de documentation, de classement et de gestion de bases de données.
- Expérience de l’utilisation de Microsoft Office et d’autres logiciels pertinents.
Connaissances, compétences et aptitudes :
- Connaissance des organisations internationales confessionnelles œuvrant dans le secteur de l’aide humanitaire et du développement, et compréhension de leur fonctionnement et de leurs motivations.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite, avec une expérience avérée .
- Style de travail collaboratif et axé sur le travail d’équipe, avec une forte motivation et la volonté d’accomplir la tâche avec un minimum de supervision.
Exigences physiques et mentales :
- La personne physiquement et mentalement stable/en bonne forme.
- Capacité à apprendre de nouvelles tâches, à comprendre et à retenir des informations, et à accomplir des tâches de manière autonome.
Autres tâches :
Cette description de poste n’est pas exhaustive et ne couvre pas l’ensemble des activités, tâches et responsabilités liées à ce poste. Ces dernières peuvent être modifiées à tout moment, avec ou sans préavis. Tous les titulaires de ce poste sont tenus d’effectuer les tâches supplémentaires qui leur seront confiées par leur supérieur hiérarchique.
Conditions de travail, déplacements et environnement :
- Ce poste exige de pouvoir effectuer des déplacements professionnels courants à l’intérieur du pays.
- Vous devez posséder une autorisation de travail dans le pays d’affectation.
En tant que membre de la famille Corus, chaque employé est tenu de :
- Favorisez un environnement de travail où chacun se sent valorisé et inclus.
- Soutenir les processus d’évaluation et de promotion des employés en fonction de leurs compétences et de leurs performances.
- Promouvoir un environnement sûr, sécurisé et respectueux pour tous les membres de la famille Corus, les parties prenantes en général et, plus particulièrement, pour les communautés que nous servons.
- Respectez le code de conduite de Corus afin de prévenir tout type d’abus, y compris le harcèlement au travail, les abus et l’exploitation sexuels et la traite des personnes.
- Adhérez aux valeurs fondamentales de l’organisation.
