Puma Energy est une entreprise énergétique mondiale de premier plan qui fournit, stocke et distribue des produits pétroliers dans 48 pays sur six continents. PUMA ENERGY recrute un Assistant exécutif. Fondée en 1997, Puma Energy a son siège social à Singapour et à Genève et emploie plus de 8 000 personnes dans le monde avec des centres régionaux en Afrique du Sud, à Porto Rico, en Australie et en Estonie et a récemment créé un centre de livraison mondial à Mumbai, en Inde.
Objectif principal:
Fournir un soutien au COO de Puma Western Africa, Puma Ghana GM, avec toutes les fonctions administratives.
Connaissances, compétences et capacités, principales responsabilités :
Principales responsabilités :
- Gérer les agendas du W/A COO et du GM de Puma Ghana, y compris les salles de réunion, les VC et les conférences téléphoniques.
- Filtrer tous les appels entrants dans le bureau du COO/GM ;
- Tous les arrangements de voyage pour W/A COO, les directeurs généraux de Puma Ghana et tout autre employé.
- Gérer toutes les questions de voyage des dirigeants du conseil d’administration pendant leur séjour au Ghana
- Gérer les notes de frais de W/A COO et de Puma Ghana GM.
- Services aux clients au nom de W/A COO et des directeurs généraux de Puma Ghana ;
- Gérer les demandes de visa pour le COO de W/A, les directeurs généraux de Puma Ghana et les autres membres du personnel en voyage officiel.
- Examen des factures de Puma Energy, si elles sont correctes, assurez-vous que la facture est envoyée aux comptes pour paiement.
- Vols ;
- Hôtel ;
- Déjeuners / Dîners ;
- Visas.
- Réservation de transferts pour les invités ;
- Réservation de déjeuners et dîners ;
- Coordination de grandes réunions pour les entités Trafigura et Puma Energy ;
- Fournir des lettres d’invitation à divers voyageurs pour les demandes de visa ;
- Gérer des informations hautement confidentielles et garantir que toutes les informations sont traitées de manière sensible ;
- Hébergement de grandes réunions telles que les réunions des directeurs généraux et les réunions budgétaires (ordres du jour, logistique, restauration, etc. pour les groupes) ;
- Aider à la coordination de la fête de Noël annuelle ;
- Participer à la rédaction des procès-verbaux des réunions de direction.
- Équilibrer les priorités contradictoires afin de gérer le flux de travail et de respecter les délais critiques ;
- Interagir professionnellement avec les clients et les associés à tout moment, interagir avec une variété de personnes de manière courtoise et professionnelle ;
- Travailler en tant que membre compétent de l’équipe, fournir volontiers un soutien de secours aux collègues lorsque cela est approprié et soutenir activement les autres départements ;
- Compilation de présentations pour différents départements garantissant un aspect professionnel et conforme aux normes de l’entreprise ;
- Demandes privées ponctuelles de W/A COO, des directeurs généraux et des familles de Puma Ghana.
Exigences :
- Compréhension complète des systèmes et procédures de gestion de bureau ;
- Excellente connaissance de MS Office ;
- Maîtrise de l’anglais ;
- Compétences exemplaires en matière de planification et de gestion du temps ;
- À jour avec les avancées en matière de gadgets et d’applications de bureau ;
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à prioriser la charge de travail quotidienne ;
- Compétences de haut niveau en communication verbale et écrite ;
- Discrétion et confidentialité ;
- Diplôme d’études secondaires; une qualification supplémentaire en tant qu’assistant personnel serait considérée comme un avantage.
Expérience :
- Expérience avérée à titre d’adjointe administrative exécutive, d’adjointe de direction principale ou dans un autre poste de secrétariat ;
- Un premier diplôme en administration des affaires ou qualifications connexes ;
- 4/5 ans d’expérience dans l’exercice d’un rôle supérieur ou similaire dans un environnement multiculturel.
- La capacité de communiquer en français sera un avantage.
Compétences :
Solides compétences informatiques requises : MS Office et Word et PowerPoint en particulier.
- Compétences organisationnelles et de planification ;
- Compétences en communication ;
- Compétences en matière de collecte et de suivi d’informations ;
- Compétences en analyse et résolution de problèmes ;
- Capacité de jugement et de prise de décision ;
- Initiative ;
- Confidentialité ;
- Membre de l’équipe ;
- Souci du détail et de la précision ;
- Adaptabilité.
Relations clés et aperçu du département :
- Interne – Puma W/A COO, Puma Regional COO, Ghana GM / Ghana Leadership ;
- Externe – Ambassades/Hôtels/Agents aériens.
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