Puma Energy est une entreprise énergétique mondiale de premier plan qui fournit, stocke et distribue des produits pétroliers dans 48 pays sur six continents. PUMA ENERGY recrute un Secrétaire Général Adjoint (Afrique Francophone). Fondée en 1997, Puma Energy a son siège social à Singapour et à Genève et emploie plus de 8 000 personnes dans le monde avec des centres régionaux en Afrique du Sud, à Porto Rico, en Australie et en Estonie et a récemment créé un centre de livraison mondial à Mumbai, en Inde.
Objectif principal :
Relevant du secrétaire général du groupe, le candidat retenu fournira un soutien juridique, en matière de gouvernance d’entreprise et de conformité au secrétaire régional de l’entreprise (Afrique), en étant responsable de tous les aspects de l’administration du secrétariat de l’entreprise, de la gestion de l’entité corporative, de la gouvernance d’entreprise et de la surveillance de la conformité et des questions associées. pour un certain nombre de sociétés du groupe basées dans la région ouest-africaine/francophone.
Ce rôle s’adresse à quelqu’un désireux d’assumer un rôle varié et intéressant au sein d’une équipe dynamique et en évolution rapide – il ne s’agit pas d’un rôle de secrétariat d’entreprise traditionnel. Il est important de noter que le rôle nécessite une approche pratique et flexible et une volonté de s’occuper également de l’administration quotidienne régulière, comme le classement, la coordination des signatures, la correspondance, etc. fait partie d’une équipe plus large (basée à Amsterdam, Johannesburg, Mumbai et Porto Rico) qui remplit collectivement un rôle similaire pour les sociétés du groupe dans le monde entier.
Les tâches principales sont :
- La gestion de l’administration juridique et de la conformité des sociétés du portefeuille francophone pour l’Afrique, y compris la rédaction et la révision des documents juridiques de base (tels que les résolutions du conseil d’administration/des actionnaires, les accords intragroupe, etc.).
- Répondre aux demandes et demandes KYC entrantes. fournir les données et les détails de l’entreprise en temps opportun, ainsi que la gestion d’une base de données électronique en ligne (à laquelle des parties externes peuvent avoir un accès sécurisé) à travers laquelle la documentation et les données de l’entreprise peuvent être partagées en toute sécurité.
- Administration des comptes bancaires – ouverture et clôture des comptes, création et maintenance des listes de signataires pour les comptes et maintenance du KYC.
- Soutenir les opérations financières – remplir les conditions suspensives et ultérieures pour les installations et rédiger les résolutions du conseil d’administration et les procurations pour l’entrée dans les installations.
- Assurer le support aux départements Finance, Trésorerie et Fiscalité.
- Maintenir les systèmes de classement et être responsable de la conservation des documents dans les bureaux locaux concernés.
Le candidat retenu peut parfois être amené à voyager dans divers pays dans le cadre de son mandat et également être amené à contribuer à l’administration juridique et à la conformité d’un certain nombre d’autres sociétés du groupe Puma Energy, et à aider à la rédaction et à la révision de la documentation connexe en relation avec la conformité statutaire des entreprises.
Connaissances, compétences et capacités, principales responsabilités :
Connaissances, compétences et aptitudes
- Familiarité avec les exigences en matière de secrétariat d’entreprise et les environnements réglementaires, y compris les principes du droit des sociétés et les meilleures pratiques de gouvernance d’entreprise, droit OHADA de préférence.
- 3 à 5 ans d’expérience professionnelle pertinente acquise dans un cabinet d’avocats corporatif/commercial ou dans l’un des cabinets suivants i) une société de fiducie ou un service bancaire interne ii) un service de conformité iii) un service juridique interne ou un service de secrétariat d’entreprise/rôle parajuridique .
- Formation académique pertinente ; diplôme en droit ou connexe, qualification/certificat lié à l’administration des affaires de préférence, certificat CSSA/ICS/parajuriste (avantageux).
- Expérience de travail dans un environnement commercial en évolution rapide et de relations avec des collègues et des conseillers dans d’autres pays/fuseaux horaires.
- Capacité à travailler de manière autonome lorsque nécessaire, en gérant plusieurs dossiers simultanément.
- À l’aise avec la gestion d’une charge de travail chargée et de priorités changeantes.
- Maîtrise de l’anglais et du français ; d’autres langues sont souhaitables mais pas indispensables.
- Familiarité avec les logiciels informatiques standard MS Office et les ressources en ligne.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite.
- Personnalité énergique, dynamique et enthousiaste.
Principales responsabilités
- Préparer, coordonner et gérer l’exécution précise et en temps opportun des documents administratifs, juridiques et sociaux – résolutions, procès-verbaux du conseil d’administration, procurations, facilités bancaires, transferts d’actions, contrat de prêt, garanties et contrats de services, afin de garantir que les sociétés respectent leurs obligations légales et statutaires. obligations dans la juridiction concernée.
- Fournir des services d’administration juridique d’entreprise et superviser la gestion des documents et des dossiers ainsi que d’autres processus administratifs pour un portefeuille d’entreprises en Afrique francophone et agir à titre consultatif auprès des entreprises et de leurs administrateurs.
- Assurer la liaison et soutenir les fonctions internes du groupe (y compris les fonctions juridiques, fiscales, financières, de trésorerie) ainsi qu’avec les fournisseurs externes, les conseillers professionnels (audit et juridique) et les agents de l’entreprise.
- Tenue des registres statutaires et des procès-verbaux en collaboration avec les équipes nationales.
- Propriété de l’administration et de la gestion de toutes les demandes KYC entrantes.
- Répondre aux demandes KYC des demandeurs internes et externes en garantissant l’exactitude et en rassemblant les signatures en conséquence.
- Maintenance et mise à jour d’une base de données documentaire sécurisée en ligne.
- Tenir des registres précis et appropriés et superviser la gestion des documents et des dossiers ainsi que d’autres processus administratifs.
- Assister le département mondial de secrétariat d’entreprise dans d’autres travaux de secrétariat d’entreprise ad hoc pour le groupe Puma Energy.
Relations clés et aperçu du département :
- Service Secrétariat de l’Entreprise ;
- Département Trésorerie et Finances ;
- Département Fiscalité des Entreprises de Puma ;
- Finance d’entreprise.
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