Puma Energy est une entreprise énergétique mondiale de premier plan qui fournit, stocke et distribue des produits pétroliers dans 48 pays sur six continents. Puma Energy recrute un Agent d’entretien. Fondée en 1997, Puma Energy a son siège à Singapour et à Genève et emploie plus de 8 000 personnes dans le monde avec des centres régionaux en Afrique du Sud, à Porto Rico, en Australie et en Estonie et a récemment mis en place un centre de livraison mondial à Mumbai, en Inde.
Objectif principal :
Fournir un soutien au directeur général et au directeur général adjoint de Puma Ghana dans toutes les fonctions administratives.
Connaissances, Compétences et Aptitudes, Principales Responsabilités :
RÔLES ET RESPONSABILITÉS :
Assistant exécutif
- Gérer les agendas de Puma Ghana GM, y compris les salles de réunion, les VC et les conférences téléphoniques.
- Filtrer tous les appels entrants dans le bureau du directeur général
- Tous les préparatifs de voyage pour Puma Ghana GM et tout autre employé.
- Gérer toutes les questions de voyage des membres du conseil d’administration pendant leur séjour au Ghana
- Gérer les notes de frais de Puma Ghana GM
- Services aux clients pour le compte de Puma Ghana GM
- Gérer les demandes de visa et les directeurs généraux de Puma Ghana et les autres membres du personnel lors de voyages officiels
- Examen des factures pour Puma Energy, si elles sont correctes, s’assurer que la facture est envoyée aux comptes pour paiement
- Vols
- Hôtel
- Déjeuners / Dîners
- Visas
- Réservation de transferts pour les invités
- Réservation des déjeuners et dîners
- Coordination de grandes réunions pour les entités Trafigura et Puma Energy
- Fourniture de lettre d’invitations divers voyageurs pour les demandes de visa
- Traitement des informations hautement confidentielles et s’assurer que toutes les informations sont traitées de manière sensible
- Organisation de grandes réunions telles que les réunions du directeur général et les réunions budgétaires (ordres du jour, logistique, restauration, etc. pour les groupes)
- Aide à la coordination de la fête de Noël annuelle
- Aide aux procès-verbaux des réunions de direction.
- Équilibrer les priorités conflictuelles afin de gérer le flux de travail et de respecter les délais critiques
- Interagir professionnellement avec les clients et les associés en tout temps, interagir avec une variété de personnes de manière courtoise et professionnelle
- Travailler en tant que membre compétent de l’équipe, fournir volontairement un soutien aux collègues le cas échéant et soutenir activement les autres départements
- Compiler des présentations pour différents départements en garantissant une apparence professionnelle et conforme aux normes de l’entreprise
- Demandes privées ad hoc par les directeurs généraux et les familles de Puma Ghana.
Gestion de bureau
- Accueillir et accueillir les clients dès leur arrivée au bureau.
- Diriger les visiteurs vers la personne et le bureau appropriés
- Répondre, filtrer et transférer les appels téléphoniques entrants
- Assurez-vous que la zone de réception est bien rangée et présentable, avec toute la papeterie et le matériel nécessaires (par exemple, stylos, formulaires et brochures)
- Fournir des informations de base et précises en personne et par téléphone / e-mail
- Recevoir, trier et distribuer le courrier/les livraisons quotidiennes
- Maintenir la sécurité du bureau en suivant les procédures de sécurité et en contrôlant l’accès via le bureau d’accueil (contrôle du journal de bord, délivrance des badges visiteurs)
- Commander des fournitures de bureau et tenir l’inventaire des stocks
- Gérer les salles de réunion et toutes les activités de gestion de bureau.
- Superviser les fonctions de réception
- Superviser les fonctions du conducteur
- Gérer la sécurité et le contrôle d’accès
- Analyse l’efficacité de l’utilisation de l’espace et l’évolution des demandes d’espace
- Identifie et résout les conflits d’utilisation des installations entre les départements
- Compiler les aménagements de bureaux au fur et à mesure des besoins avec une utilisation maximale de l’espace
- Recevoir, trier et acheminer le courrier, les documents et les livraisons
- Suivi des courriers entrants et sortants
- Liaison avec les entreprises de messagerie
- Planifiez des vidéoconférences dans les salles de réunion de vidéoconférence disponibles
- Assurer la liaison avec les pays concernés dans lesquels la vidéoconférence aura lieu
- Planification de vidéoconférences sur le système TMS
- Émission des confirmations de vidéoconférence
Tâches du standard téléphonique
- Surveiller en permanence l’état des actifs de l’entreprise et faire rapport à l’entreprise
- Concevoir et maintenir des systèmes de bureau, y compris la gestion des données, le remplissage, etc.
- Coordination de divers projets liés au bureau.
- Préparer les ressources et les livrables des projets.
- Superviser la zone de réception, l’espace de bureau, le mobilier, l’embellissement et l’entretien.
- Assurez-vous que les accords de niveau de service sont en place.
- Gestion des voyages
- Examinez tous les accords et assurez-vous qu’ils ont été examinés par le service juridique.
- Gestion administrative générale, y compris la messagerie, le stationnement, la lutte antiparasitaire.
- Contrôle des stocks pour répondre aux besoins en rafraîchissements, papeterie et autres besoins du bureau.
- Superviser le régime de nettoyage
- Superviser l’entretien du bâtiment et de son contenu.
COMPÉTENCES ET EXIGENCES :
- Compréhension complète des systèmes et procédures de gestion de bureau
- Excellente connaissance de MS Office
- Maîtrise de l’anglais
- Compétences exemplaires en planification et en gestion du temps
- À jour avec les progrès des gadgets et applications de bureau
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à hiérarchiser la charge de travail quotidienne
- Compétences de haut niveau en communication verbale et écrite
- Discrétion et confidentialité
- Premier degré ; une qualification supplémentaire en tant qu’assistant personnel serait considérée comme un avantage
- Discrétion et confidentialité
- Premier degré ; une qualification supplémentaire en tant qu’assistant personnel serait considérée comme un avantage
Expérience :
- Expérience avérée en tant qu’assistante administrative de direction, assistante de direction principale ou dans un autre poste de secrétariat
- Un premier diplôme en administration des affaires ou des qualifications connexes
- 2 à 3 ans d’expérience dans la gestion d’un rôle supérieur ou similaire dans un environnement multiculturel.
Compétences :
Solides connaissances en informatique requises :
MS Office et Word et PowerPoint en particulier.
Compétences :
- Compétences organisationnelles et de planification
- Compétences en communication
- Compétences en matière de collecte d’informations et de suivi
- Compétences en analyse et en résolution de problèmes
- Capacité de jugement et de prise de décision
- Initiative
- Confidentialité
- Membre de l’équipe
- Souci du détail et précision
- Adaptabilité
Principales relations et vue d’ensemble du service :
- Interne – Ghana GM / Ghana Leadership, Regional and Global Managers, Global Secretaries
- Externe – Ambassades/ Hôtels / Agents des compagnies aériennes
