PUI- Première Urgence Internationale recrute (13 Janvier 2025)

Dans le cadre de la mise en œuvre des projets et programmes, PUI recrute Un(E) Grants Manager.

Sous la supervision technique et l’autorité hiérarchique directe du chef de mission adjoint pour les programmes, le Grants Manager apporte un soutien essentiel à l’élaboration de concept note, de proposals, de rapports et d’autres documents relatifs aux programmes. Le Grants Manager est le point focal de la mission pour toutes les questions relatives aux contrats, à la conformité et aux directives des donateurs et fait régulièrement rapport au Program Officer ou au Grants Officer du siège.

1. Gestion des Subventions: Assurer la bonne compréhension, l’archivage, le suivi, la communication interne concernant les subventions signées par les missions, les contrats et leurs avenants en étroite collaboration avec les équipes du programme et le siège. Assister le DHoMP et les coordinateurs sur le terrain dans le suivi des activités du programme et de la mise en œuvre du contrat ; soutenir les coordinateurs techniques et les équipes opérationnelles des bases dans le suivi, la collecte et la compilation des informations relatives aux progrès opérationnels du programme;

2. Gestion du Reporting: Assurer la production qualitative et en temps voulu de tous les documents de communication, des rapports internes et externes, de concept note et du dossier de proposition, y compris les annexes. Soutenir l’unité SERA dans la collecte et l’analyse des données du projet, afin d’assurer la production de documents et de rapports complets pour une diffusion interne (PMT ou GFU) et externe (ITT, rapports, etc.). Développer et mettre à jour les SOPs pour le développement du programme et les rapports en coordination avec le chef de mission adjoint pour le programme et les coordinateurs techniques concernés;

3. Stratégie pour les Bailleurs et la Collecte de Fonds: Coordonner et agir en tant que point focal pour la conception et la mise en œuvre d’une stratégie pour les donateurs et la collecte de fonds, y compris le suivi et la mise à jour de la cartographie des partenaires locaux existants et potentiels, des donateurs et des opportunités de consortium ;

4. Communication: Coordonner et agir en tant que point focal pour la conception et la mise en oeuvre d’une stratégie de communication, y compris la définition des cibles et des résultats attendus. Mais aussi le développement de canaux et de supports de communication de qualité, la communication interne avec le siège et la communication externe (demandes d’interviews, produits de visibilité, etc.) ;

5. Renforcement des Capacités: Supervise et vise à renforcer les capacités de rédaction de rapports et d’analyse du Grants Officer.

• Centraliser, archiver, suivre l’ensemble des adjudications, contrats et leurs éventuels avenants signés ;
• Communiquer et informer la mission sur le contenu du contrat signé et de ses amendements, assurer le respect par la mission de ses obligations contractuelles légales envers les donateurs ;
• Participer à l’effort de la mission pour mettre en oeuvre les directives contractuelles des donateurs (c’est-à-dire les normes de qualité, les achats, l’administration, etc.), en les communiquant aux équipes, en vérifiant leur application et en alertant la DHOMP chaque fois qu’une violation potentielle est identifiée ;
• Superviser l’organisation des réunions de lancement des nouveaux projets, en réunissant les principaux responsables de la coordination et le personnel de terrain ;
• Suivre la mise en œuvre de tous les programmes et appuyer les Coordinateurs Techniques (Santé, MHPSS, EHA, SERA) et les équipes opérationnelles des bases dans la collecte de toutes les informations concernant le suivi des résultats opérationnels, les indicateurs contractuels et le respect des plannings, notamment lorsque ceux-ci sont contractuels ;
• Assister le DHOMP et les coordinateurs de terrain dans la mise en œuvre et le suivi des activités du programme ;
• Soutenir les coordinateurs techniques dans la préparation et la révision des documents programmatiques (rapports, manuels, cartes, etc.) ainsi que pour d’autres tâches si nécessaire ;
• Centraliser toutes les contributions des différents départements de la mission (Log, Fin, HR, Tech, MEAL, Compliance) pour la révision ou la rédaction du contrat avant sa signature ;
• Faire rapport au responsable de programme du siège ou au responsable des subventions du siège pour obtenir l’approbation du siège sur l’examen contractuel et le programme de soumission pour la signature de l’attribution ou des modifications.

• Assurer la mise à jour régulière du calendrier des rapports à la mission et au siège, y compris la planification de l’agenda interne, ainsi que la préparation et le lancement des dossiers de rapports, qui comprennent les directives et les modèles des principaux donateurs à utiliser ainsi que le calendrier ;
• Piloter les actions de la mission pour le développement et l’amélioration des outils de reporting;
• Appuyer le DHOMP dans le suivi et l’analyse contextuels réguliers et ponctuels et dans la production de rapports et de supports de communication ;
• Soutenir les coordinateurs techniques et les équipes opérationnelles des bases dans la collecte d’informations et de contributions des équipes de programme et de soutien en temps voulu, fournir un retour critique, adapter les communications au format approprié, et soumettre le document final pour validation au DHOMP en temps voulu ;
• Fournir des rapports qui respectent et transposent fidèlement les directives contractuelles ou PUI des donateurs ;
• Assurer le plus haut niveau de rédaction et de qualité à tous les rapports qu’il/elle prépare ;
• Soutenir les équipes de base dans leur documentation relative aux subventions et chercher à améliorer leurs capacités de reporting ;
• Rendre compte au responsable de programme du siège ou au responsable des subventions du siège pour l’approbation des rapports par le siège et l’agenda de soumission.

• • Mener, sous la supervision du DHOMP, la stratégie de mission de collecte de fonds (donateurs institutionnels et émergents), à inclure dans la stratégie de mission ;
  • Assurer la mise à jour de la cartographie des donateurs pour les zones d’intervention ;
  • Soutenir le DHOMP dans la coordination (c’est-à-dire la planification, la répartition des tâches, les jalons, la liste des composants, etc.) des programmes et l’élaboration des propositions (c’est-à-dire les proposals, les concepts notes, les amendements, les extensions sans frais, etc) ;
  • Coordonner avec le siège l’agenda interne et les besoins éventuels de soutien ;
  • Assurer la collecte d’informations et de données auprès des équipes chargées des programmes, des finances, de la logistique et des ressources humaines au niveau de la base et de la coordination en temps voulu ;
  • Rédiger les sections non-techniques (contexte, présentation de l’organisation, coordination, etc.) de tous les documents produits et être en mesure de participer à des sessions techniques sur des projets similaires ;
  • Contribuer à l’élaboration de documents et de programmes de travail relatifs à la protection et à l’intégration de la dimension de genre, à l’environnement, à la protection des données et à d’autres sujets transversaux, en coordination avec les collègues concernés ;
  • Veiller à ce que les informations correspondent au format approprié, conformément aux directives des donateurs ;
  • Soumettre un ensemble qualitatif, cohérent et opportun pour validation au DHOMP ;

• Vérifier l’adéquation et la cohérence des moyens humains, financiers et logistiques dans toutes les documentations de subventions, signaler les écarts éventuels et participer à l’identification des solutions ;
• Soutenir les équipes de base et chercher à améliorer leurs capacités de rédaction de proposals et de rapports par des réunions régulières.

• Piloter, sous la supervision du DHOMP, l’élaboration et la mise en œuvre de stratégies et de plans de communication et de plaidoyer afin de définir les thèmes à privilégier, les résultats attendus, le public visé par la communication et les ressources à consacrer ;
• Superviser et soutenir l’élaboration de supports de communication pour la diffusion et l’utilisation internes et externes (page Facebook, newsletter interne, histoires humaines, rapports de situation, fiches d’information et autres) ainsi que d’autres supports et activités de sensibilisation ;
• Veille à ce que les supports et les messages de communication respectent l’identité, les valeurs et le discours commun de PUI ;
• Superviser et soutenir l’organisation d’événements publics et d’autres activités visant à mieux faire connaître le mandat, l’orientation stratégique et la programmation de PUI dans le pays ;
• Il/elle assure la liaison avec le département de la communication du siège pour élaborer des documents et des supports de plaidoyer.

• En collaboration avec le département RH et le responsable hiérarchique, participer au(x) processus de recrutement du personnel sous sa responsabilité hiérarchique au niveau de la base en : participant à la rédaction des descriptions de poste/tests techniques/formulaires d’entretien, en présélectionnant les CV et en menant les entretiens ;
• Informer le personnel nouvellement recruté de son rôle et de ses responsabilités ;
• Veiller à ce que son ou ses subordonnés respectent l’ensemble des politiques, règles et règlements de PUI ;
• Assurer le respect et la mise en œuvre des procédures RH conformément aux politiques et directives de PUI (c’est-à-dire la gestion quotidienne, les procédures disciplinaires, les évaluations de performance, la gestion des congés, les formations et le renforcement des capacités, etc.) en collaboration avec le département des ressources humaines et le soutien du supérieur hiérarchique si nécessaire ;
• Contrôler et fournir un retour d’information objectif concernant les performances du personnel sous sa supervision (y compris des évaluations des performances du personnel tous les 6 mois) afin de promouvoir le développement professionnel ;
• Assister le responsable hiérarchique dans la définition et la mise en œuvre de la (des) formation(s) requise(s) pour les subordonnés et autres collègues concernés concernant les tâches à développer dans le cadre du projet ;
• Assurer une bonne communication, une bonne coordination et un bon niveau d’information des membres concernés des équipes de terrain lors des réunions de coordination régulières (ou autres si nécessaire) ;
• Résoudre les conflits d’équipe et veiller à la cohésion et à la discipline de l’équipe.

• Master en gestion de projet, sciences politiques, développement international, études humanitaires, administration publique, sciences sociales ou autres domaines pertinents ; ou expérience professionnelle équivalente ;
• Formation Bioforce appréciée.
• Expérience Professionnelle Requise :

– Au moins 2 ans d’expérience à un poste similaire et/ou dans les domaines du développement de programmes, de la gestion de projets, de l’établissement de rapports aux donateurs et de la conformité des subventions pour une ONG internationale ;

– Expérience dans la création de supports de communication (articles, success stories, etc.).

• Connaissances et compétences requises

– Excellentes compétences rédactionnelles ;

– Rigoureux ;

– Solides compétences en matière de planification et d’anticipation.

• Expérience Professionnelle Souhaitée :

– Expérience professionnelle antérieure dans des zones de conflit ou dans des contextes de sécurité instables ;

– Expérience professionnelle antérieure et/ou connaissance des exigences de conformité des donateurs (ECHO, BHA, UNICEF, CDC).

• Caractéristiques personnelles attendues

– Capacité avérée à analyser et à synthétiser des informations complètes et des données techniques ; capacité à rédiger et à réviser des rapports sous la pression des délais ;

– Capacité à garantir des résultats efficaces et opportuns ;

– Solides compétences en matière de présentation et de communication pour les présentations publiques et les supports de communication ;

– Capacité à travailler de sa propre initiative et en collaboration au sein d’une équipe diversifiée et à gérer une charge de travail variée. Autonome, flexible et capable de s’adapter aux besoins de l’équipe et de l’organisation ;

– Un engagement fort à soutenir/développer les capacités du personnel ;

– Capacité de gestion et compétences relationnelles avérées – esprit d’équipe ;

– Compétences en matière de résolution de problèmes et de leadership ;

– Capacité à gérer des priorités contradictoires dans la charge de travail personnelle.

• Autres (Langues et logiciels)

– Maîtrise du Français indispensable ;

– Excellente maîtrise de la rédaction et de l’édition de documents en anglais ;

– Solides compétences informatiques, y compris la capacité d’utiliser les logiciels Microsoft Word, Excel, Project et de gestion de base de données, ainsi que les progiciels statistiques.

• Postes basés à Yaoundé, Région du Centre.
• Contrat à Durée Déterminée.
• Salaire défini selon la grille salariale PUI.
• Entrée en poste selon les financements.
• Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

DANS LE SITE DE PUBLICATION D’OFFRES D’EMPLOI MINAJOBS PUIS ENVOYER SON DOSSIER (UNIQUEMENT LETTRE MOTIVATION ET CV), A L’ADRESSE MAIL [email protected] EN MENTIONNANT « SON NOM + GRANTS MANAGER » EN OBJET.