QUI SOMMES NOUS ? Emergency First International est une ONG internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. Emergency First International est née de la fusion entre deux ONG françaises Première Urgence et Aide Médicale Internationale.
Objectif général
- La coordination de l’agent d’approvisionnement assiste le responsable de la chaîne d’approvisionnement (SCM) pour assurer le bon déroulement de l’approvisionnement du bureau de coordination et des bases de Maiduguri et Monguno, et le renforcement des capacités de l’assistant d’approvisionnement.
- Il / elle contribue à garantir des livraisons rapides et de qualité des biens et services requis pour les programmes PUI dans l’État de Borno, au Nigéria.
Responsabilités et tâches
Gestion de la chaîne d’approvisionnement :
- Approvisionnement:
- Fournir la sauvegarde et le soutien adéquats au SCM afin de garantir que tous les plans d’approvisionnement sont mis en œuvre et mis à jour pour chaque subvention.
- Conformément au SCM, garantir que les procédures de passation des marchés sont respectées selon les directives des bailleurs de fonds et de PUI, sans être un obstacle à la mise en œuvre en temps opportun des activités
- Garantir la validité de tous les dossiers d’approvisionnement édités par les Log Managers selon la politique SC de PUI par des visites régulières de contrôle (contrôle direct des dossiers)
- Travailler en étroite collaboration avec la personne qui demande l’achat, avec une forte spécificité technique, et effectuer les tests de conformité appropriés si nécessaire
- Soutien pour s’assurer que les contrats sont dûment signés par les coordinateurs habilités et garantie d’une protection solide pour PUI en cas de désaccord
- Centraliser et optimiser le regroupement des achats
- Superviser, conformément au SCM, l’identification et le référencement des fournisseurs
- Lorsque délégué par le SCM, consolider/mettre à jour le catalogue de prix de la mission pour les zones d’opération de la mission
- Participer à s’assurer que les dossiers d’achats sont correctement archivés et envoyés au siège/Paris dans les délais (corrélativement aux dossiers comptables).
- Expédition:
- Contribuer à planifier et éventuellement superviser l’expédition et la livraison des matériaux/équipements jusqu’à leur destination finale
- Contribuer au suivi de l’expédition des marchandises en provenance de l’étranger lorsque nécessaire.
- Validation des achats :
- Participer au processus de validation des achats afin de garantir le respect et la bonne application des procédures PUI.
- Assurer la première lecture (et validation) de tous les achats qui proviennent de l’assistant d’approvisionnement.
- Donner quelques conseils au logisticien de la base pour la procédure.
- Soutenir le Coordonnateur Logistique/SCM pour l’ouverture des appels d’offres (participation, correction, validation).
- En ligne avec le SCM, vérifier et analyser le suivi des achats chaque semaine et apporter un soutien aux équipes SC si des problèmes sont identifiés.
- Préparation aux audits :
- Archiver toutes les copies papier liées aux achats, organiser et classer tous les achats afin de préparer l’audit.
- Conformément au SCM, il peut vérifier et préparer tous les dossiers pour l’audit à venir.
- Gestion d’équipe:
- Supervision et gestion quotidiennes de l’assistant d’approvisionnement à la coordination.
- Contribuer à la planification des activités de l’assistant à la passation des marchés
- Identifier les besoins de formation et préparer le matériel de formation pertinent pour l’ensemble du service logistique (présentations et documents à diffuser).
Approvisionnement médical :
- Approvisionnement:
- Par l’intermédiaire du SCM, il/elle pourrait suivre l’approvisionnement médical et se coordonner avec le coordinateur médical et le responsable des achats au siège (si nécessaire) pour effectuer ces achats en temps opportun.
- Appui à l’organisation et au classement de tous les dossiers médicaux, conformément aux directives PUI et à l’organisation de l’achat conformément au SCM.
- Transport:
- Fournir un soutien au partenaire de transport, fournir tous les documents nécessaires qui sont nécessaires
- Sur demande, agir comme « l’interface » avec tous les fournisseurs (transport, dédouanement)
- Soutenir le SCM dans la préparation de tous les documents nécessaires au siège (lettre de voiture, NAFDAC, etc.) et organiser le processus de dédouanement avec les autorités qualifiées.
Les tâches et responsabilités définies dans cette fiche de poste sont non exhaustives et peuvent évoluer en fonction des besoins du projet.
Priorités du Département :
- Renforcement de la gestion des approvisionnements et assurer la continuité du contrôle qualité
- Vérification des dossiers d’achat de coordination afin d’être prêt pour les audits
- Participation au renforcement des capacités de l’assistant de passation des marchés en coordination, en se concentrant sur la diffusion des nouvelles directives de passation des marchés.
Exigences obligatoires
- Diplôme d’études : diplôme national supérieur ou tout diplôme universitaire dans un domaine connexe.
- Expérience professionnelle : Minimum de 2 ans d’expérience professionnelle avec une ONGI ou toute organisation dans le domaine des achats, de la gestion de la chaîne d’approvisionnement ou de la logistique.
- Compétences linguistiques : Maîtrise de l’anglais et du haoussa (le kanuri est un plus)
- Connaissances et compétences : Bonnes compétences en matière d’approvisionnement et bonne connaissance des procédures logistiques et de la gestion de la chaîne de valeur. Bonne connaissance des bailleurs de fonds institutionnels et bonnes capacités de gestion
- Compétences informatiques : Bonne connaissance du logiciel MS Office, y compris et de tout autre logiciel.
Les atouts:
- Intérêts : Engagement envers les valeurs et les principes des ONG.
Compétences Transversales :
- Bonnes capacités de négociation et de communication
- Expérience en résolution de conflits et en diplomatie
- Fiable, rigoureux et bien organisé
- Capacité à être multitâche et disposé à étendre son champ de travail
- Bonne gestion du temps et des priorités
- Capable de prendre des initiatives pour faire face aux difficultés rencontrées dans le travail quotidien
- Esprit d’équipe et compétences en résolution de problèmes
- Autonome, neutre, travailleur acharné
- Capacité à travailler de manière autonome tout en prenant des initiatives et en faisant preuve de sens des responsabilités
- Capacité à résister à la pression dans un environnement volatil
- Capacités de flexibilité et d’adaptabilité
- Capable de gérer le stress et la pression
- Honnêteté et intégrité.
- Sens de la confidentialité.
