PUI œuvre dans 10 secteurs d’intervention et se distingue par la mise en place d’une approche intégrée dans sa réponse. Cette méthode vise à identifier et comprendre l’ensemble des besoins des personnes touchées par une crise. Nos équipes se mobilisent pour apporter une réponse globale à l’ensemble des besoins fondamentaux des populations victimes de crises humanitaires dans l’urgence jusqu’à leur permettre de retrouver autonomie et dignité.
Objectif général
- Le coordinateur logistique adjoint assiste le coordinateur logistique (Log Co) pour assurer le bon fonctionnement de la logistique au niveau de la mission. Il/Elle contribue à la mise à disposition des ressources nécessaires à la réalisation des programmes et participe activement à la gestion sûreté & sécurité de la mission.
Responsabilités et tâches
Contribuer à assurer la sécurité des biens et des personnes :
- Appuyer le Coordonnateur Logistique pour définir les outils de gestion de la sécurité de la mission, en collaboration avec les Coordonnateurs Terrain concernés.
- Aider à s’assurer que les règles générales et les plans de sécurité pour la mission et pour les bases sont mis en place et respectés et s’assurer que tout le monde (expatrié et local) connaît et comprend les règles générales et les plans de sécurité
- Sous la supervision directe de LogCo, S’assurer que les ressources matérielles et humaines sur place sont suffisamment adaptées au niveau de sécurité jugé optimal dans les bases et parmi les équipes sur le terrain
- Participer à la collecte des informations de sécurité dans les zones d’opération du PUI et les communiquer selon les canaux définis (LogCo, Security Advisor, HoM, +/-autres)
- Participer à l’analyse des circonstances et conditions de sécurité de la mission, alerter et éventuellement proposer des solutions d’atténuation au Coordonnateur Logistique concernant les évolutions potentielles relatives aux risques ainsi que les mesures à mettre en place
- Communiquer régulièrement avec les gardiens et les chauffeurs concernant les accidents, les risques et les comportements à adopter (rencontres régulières et formation si nécessaire).
- Soutenir le coordinateur de la logistique dans différentes évaluations telles que les évaluations de la logistique, du site et de la sécurité.
- Effectuer des briefings de sécurité pour les nouveaux membres du personnel rejoignant l’équipe de coordination sur les directives de sécurité de l’organisation.
- Présenter la situation sécuritaire dans tous les domaines d’intervention de PUI lors des réunions et plus particulièrement lors du briefing du lundi matin pour l’ensemble du personnel de coordination et rappeler au personnel les mesures de sécurité et les SOP.
Appui à la gestion des activités d’approvisionnement
- Achats:
- Assister le Supply Chain Manager à garantir le respect des procédures d’achat sur le terrain et dans la capitale, de l’achat direct à l’appel d’offres national, et aider à superviser le processus d’achat pour l’ensemble de la mission
- Travailler en étroite collaboration avec le demandeur d’achat, avec une forte spécificité technique, et effectuer les tests de conformité appropriés
- Aider le responsable de la chaîne d’approvisionnement à s’assurer que les contrats signés sont adéquats en termes d’efficacité et de protection des procédures PUI
- Aider le responsable de la chaîne d’approvisionnement à consolider/mettre à jour le catalogue de prix de la mission pour les zones d’opération de la mission
- Assister le responsable de la chaîne d’approvisionnement pour s’assurer que les dossiers d’achat sont correctement archivés.
- Vérifiez et validez les PR dans les sections logistiques.
- Suivre de près la disponibilité budgétaire et le plan d’approvisionnement
- Expédition:
- Assister le responsable de la chaîne d’approvisionnement dans le choix du mode de transport et de l’emballage de la marchandise
- Assurer la liaison avec le responsable de la chaîne d’approvisionnement pour planifier et superviser l’expédition et la livraison des matériaux jusqu’à leur destination finale.
- Assurer la liaison avec le responsable de la logistique pour l’expédition de marchandises en provenance d’Abuja et aider à superviser le processus potentiel impliqué dans le dédouanement.
- Assurez-vous que tous les documents juridiques, logistiques et de sécurité sont disponibles avant de transporter des expéditions ou des fournitures vers les sites en profondeur.
- Stockage:
- Contribuer à garantir la gestion et le suivi des stocks de la mission, selon les procédures et outils PUI
- Contribuer à faire en sorte que les procédures et outils PUI soient connus et compris de tous et appliqués sur toutes les bases de la mission
- S’assurer que les fiches de stock, le registre des stocks et les outils de bordereau d’expédition sont en place et bien à jour
- Veiller à ce que les stocks soient réalisés dans les délais et selon les procédures de la PUI (localisation, agencement et salubrité)
- Aider à organiser les flux de marchandises, s’assurer que les marchandises reçues sont d’une certaine qualité et effectuer des contrôles physiques des marchandises stockées
- Aider à s’assurer que le mouvement/transfert de documents est correctement référencé
- Enregistrement / Remplissage :
- Aider à s’assurer que les dossiers d’approvisionnement / de la chaîne d’approvisionnement sont bien conservés dans l’ordre chronologique et sont disponibles à tout moment pour les essais d’audit.
- Assurez-vous que tous les documents liés à la logistique sont correctement classés et facilement localisés et récupérables en cas de besoin, à la fois sur papier et en version électronique.
Équipement TIC et gestion de l’énergie :
- Soutenir le LogCo dans la définition des besoins techniques de la mission sur chaque base et s’assurer que leur financement est possible, notamment lors de la planification de nouveaux projets.
- Fournir des recommandations techniques sur le choix du matériel informatique, du matériel de communication télé/radio et de l’alimentation en énergie en cas de besoin
- Aide à la création de procédures d’utilisation et formation du personnel à leur utilisation
- Assurer le suivi des équipements (état, localisation, propriétaire/bailleur, etc.) grâce à des mises à jour régulières des outils de suivi (liste de propriété) et la tenue d’inventaires physiques
- Aider à l’installation des équipements et s’assurer de leur bon fonctionnement et de leur entretien
- Assurez-vous que toutes les réparations nécessaires sont dûment effectuées.
- Assurez une utilisation appropriée et efficace du carburant PUI en vous assurant que des systèmes appropriés de surveillance et de suivi de la consommation de carburant sont en place.
- Effectuer des évaluations énergétiques dans toutes les installations PUI pour assurer une charge et un équilibre énergétique appropriés.
- Travailler en étroite collaboration avec le responsable informatique pour s’assurer que toutes les sauvegardes sont en place pour les données PUI ainsi que tous les logiciels nécessaires sont disponibles et fonctionnels.
Accompagnement des Bases (Locaux/Installation/Redéploiement/Fonctionnement normal/Fermeture) :
- Contribuer activement à l’ouverture et à la fermeture de base(s) et au redéploiement potentiel.
- Soutenir le LogCo dans l’organisation des facteurs logistiques (installation d’équipements, recherche de bâtiments, etc.)
- Soutenir la LogCo dans la définition et la réalisation des réhabilitations et installations nécessaires sur les différentes bases.
- Effectuer l’évaluation des locaux, l’identification, la sélection et la préparation du contrat de location pour tous les locaux.
- Suivre correctement tous les contrats et accords de location de locaux et assurer les renouvellements en temps opportun et la notification de résiliation au propriétaire en cas de non-renouvellement.
- Assurez-vous que tous les paiements de loyer des locaux sont traités et que le paiement est effectué au bon moment.
- Assurer la liaison avec les propriétaires pour résoudre les problèmes liés aux locaux tels que les réparations, l’entretien et la réhabilitation.
- Responsable de vérifier et d’assurer la conformité à toutes les exigences gouvernementales relatives à la location de locaux ainsi que de s’assurer que toute la documentation relative aux locaux est disponible et vérifiée avant de signer un accord contractuel avec un propriétaire/bailleur.
- Apporter un support aux bases dans tous les domaines techniques de la logistique
- S’assurer que tout le soutien nécessaire est disponible aux bases pour le bon fonctionnement du département logistique.
Assurer la circulation de l’information, la coordination et la représentation des enjeux logistiques :
- Soutenir le LogCo en veillant à ce que les informations logistiques circulent efficacement entre les équipes sur le terrain, la capitale et le siège.
- Participer à la rédaction de rapports internes pour tout ce qui concerne la logistique de la mission tels que les mises à jour hebdomadaires et le Pack Logistique Mensuel.
- Travailler en étroite collaboration avec les responsables logistiques et le responsable de la chaîne d’approvisionnement ainsi que les responsables de la logistique pour obtenir les bonnes informations de leurs bases afin d’alimenter les outils de reporting logistique.
- Soutenir la coordination logistique au niveau de la mission en visitant régulièrement les bases, en vérifiant, en surveillant, en formant, etc.
- Participer à la gestion financière et administrative du Département Logistique
- Participer à la rédaction de rapports pour les bailleurs de fonds (listes d’équipements, vérification des coûts de fonctionnement, etc.)
- Assurer la tenue et l’archivage des dossiers d’achats (aide, matériel, localisation, oublis etc)
- Participer à la préparation d’un audit à venir ou déjà en cours
- En externe, Représenter PUI auprès des autorités pour toute question concernant les commandes logistiques (enregistrement du matériel, douanes, etc.).
- Assurer des réunions opportunes et fréquentes avec les membres de l’équipe logistique de toute la mission et partager les procès-verbaux ainsi que les mises à jour avec le coordinateur logistique.
Encadrement et management des équipes logistiques :
- Contribuer à la supervision de toute l’équipe logistique de la Base de Coordination, directement ou non Contribuer aux réunions de travail, arbitrer les conflits potentiels, définir les priorités et planifier les activités
- Participer au recrutement de l’équipe logistique.
- Contribuer à la formation des membres locaux et internationaux de l’équipe logistique qui sont en Coordination ou sur les bases des procédures et outils de PUI.
- Renforcer les capacités du personnel local sur les meilleures pratiques d’approvisionnement, d’entreposage et de distribution.
- Effectuez régulièrement des évaluations des performances et fournissez des commentaires à LogCo.
Fournir un soutien technique dans la gestion des équipements et des flottes :
- Assurez-vous que tous les actifs PUI sont correctement gérés conformément aux procédures de gestion des équipements.
- Assurer une documentation appropriée pour tous les équipements PUI en travaillant en étroite collaboration avec le responsable de la logistique et de l’informatique.
- Superviser et surveiller les exercices de vérification des actifs physiques tout au long de la mission.
- Assurez-vous que toutes les flottes PUI sont en état de marche avec tous les documents nécessaires à jour ainsi que tous les permis de conduire sont à jour en collaboration avec l’assistant des flottes.
- Soutenir techniquement lors des évaluations de véhicules pour s’assurer que les véhicules sont en bon état avec la documentation appropriée avant d’engager un nouveau fournisseur de véhicules.
Priorités du Département
- Contribuer à la finalisation de la mise en place de toutes les procédures et systèmes logistiques au niveau de la Coordination avec le soutien du coordinateur logistique
- Former les membres locaux de l’équipe logistique de la Base de Coordination aux procédures et outils PUI
Exigences obligatoires
Diplôme d’études :
- Minimum d’un baccalauréat ès sciences ou son équivalent en ingénierie, économie, administration publique, gestion, sciences sociales ou tout autre domaine pertinent.
- Une maîtrise en sciences politiques, en sociologie, en relations internationales, en économie internationale, en droit, en administration publique ou dans d’autres sciences sociales connexes est un atout supplémentaire
L’expérience professionnelle:
- Minimum de 2 ans dans un domaine pertinent avec une ONGI
Compétences linguistiques:
- Parlant couramment l’anglais et le haoussa, le kanuri est un plus
Connaissances et compétences:
- Compétences logistiques
- Connaissance des procédures des bailleurs de fonds institutionnels (UE, OFDA, ECHO, AAP, agences ONU)
Compétences informatiques:
- Microsoft Pack Office et tout autre logiciel
Intérêts des actifs :
- Compétences Transversales :
Capacité à travailler de manière autonome tout en prenant des initiatives et en faisant preuve de sens des responsabilités
Capacité à résister à la pression et à un environnement volatil
Sens de la diplomatie
Compétences analytiques
Bonnes compétences en communication
Gestion d’équipe
Capacité d’adaptation et flexibilité organisationnelle
Organisation, rigueur et capacité à respecter les délais
Capacité à représenter les activités et le mandat de PUI auprès des autorités locales et des fournisseurs
