QUI SOMMES NOUS ? Emergency First International est une ONG internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. Emergency First International est née de la fusion entre deux ONG françaises Première Urgence et Aide Médicale Internationale. First International Emergency vient en aide aux victimes civiles, marginalisées ou exclues par les effets .
Informations
générales sur le poste Objectif général :
- Le responsable administratif de la base est chargé de gérer le département administratif de la base de Monguno sous la supervision directe du coordinateur de terrain et avec le soutien technique du coordinateur des finances et du coordinateur des ressources humaines.
- Il/elle est responsable du bon fonctionnement des services administratifs de la base, dans le respect des procédures de PUI et des bailleurs de fonds.
Responsabilités et tâches
- Ressources Humaines : Il/elle supervise toutes les activités liées à la gestion des ressources humaines. Il / elle est responsable de l’application du règlement interne du personnel et des directives RH au niveau de base, tout en respectant le cadre juridique du pays d’opération à cet égard.
- Gestion Administrative RH : Il/elle est responsable de la gestion administrative des équipes nationales au niveau de base en étroite collaboration avec le Coordonnateur RH (recrutement, embauche, rémunération, suivi, évaluations, formation, licenciements…).
- Organisation du travail : Il formule des recommandations et participe à la rationalisation et à l’optimisation des Ressources Humaines de la base.
- Analyse des risques : Il/elle analyse les risques liés aux questions RH, administratives et financières et émet des alertes et des recommandations si nécessaire.
- Gestion administrative et financière : il/elle supervise les questions administratives et financières à la base et veille au respect des procédures pertinentes, avec l’appui technique du coordinateur financier de la mission.
- Suivi budgétaire : Il/elle contribue au suivi financier de la mission, en coordination avec les autres départements
Objectifs Spécifiques et Actions Associées
Assurer la Gestion des Ressources Humaines de la Base :
- Il/elle travaille en collaboration avec le coordinateur terrain et le coordinateur RH pour mettre en place des procédures et des outils de gestion des Ressources Humaines (RH) dans le respect de la réglementation du travail du pays d’intervention, du règlement intérieur du personnel (RSI) ainsi que des directives RH , et surveille les risques liés aux enjeux RH de la base.
- Il travaille, sous la responsabilité du Coordinateur Terrain, et en lien avec les responsables des autres départements sur les revues/optimisations de la structure RH de la base.
- Il/elle met en œuvre les règles, procédures et outils RH dans la base concernant : les nouvelles réglementations RH, les contrats du personnel national, les procédures de recrutement, les opérations de paie, la mise en place de conditions de travail appropriées, les enregistrements RH, les enregistrements électroniques et physiques.
- Il/elle assure la gestion administrative des opérations de paie du personnel national, le suivi des absences, la constitution, la mise à jour et l’archivage des dossiers du personnel.
- Il assume ou délègue la responsabilité de l’intégration de tout nouvel employé à la base et s’assure que les procédures logistiques, administratives, RH et financières, ainsi que les procédures d’utilisation des moyens de communication et de transport sont expliquées et comprises.
- Il propose d’éventuelles évolutions du RSI en termes de règles, procédures et outils relatifs au recrutement, à la rémunération, à la gestion administrative, aux aspects disciplinaires et à la gestion de l’évolution de carrière individuelle au sein de l’organisation.
- Il contrôle et suit la mise en place des outils et procédures et apporte le support nécessaire à la réalisation de la prestation.
- Il/elle contribue à l’organisation du recrutement (planning prévisionnel, annonce, candidatures et entretiens) pour l’ensemble des services.
- Il/elle participe au processus d’embauche, ainsi qu’à toute décision relative à la résiliation des contrats de travail des employés nationaux au niveau de base.
- Il/elle veille au respect du règlement intérieur de PUI au niveau de la base.
- Il / elle s’assure que tous les employés nationaux sont soumis à une évaluation écrite conformément aux directives internes de PUI Nigeria.
- Il/elle complète des programmes de formation pour le personnel national (aspects administratifs, logistiques concernant les procédures) en fonction des besoins.
- Il s’occupe de la gestion des conflits interpersonnels qui surviennent sur sa base et en réfère au coordinateur de terrain, dans le cas où il n’est pas en mesure de résoudre le litige.
- Il/elle assure un suivi des carrières des employés pour le personnel national, en collaboration avec les chefs de projet, le logisticien et le coordinateur de terrain.
- Il est le gardien de l’image de PUI dans son domaine d’intervention et, à ce titre, veille à ce que l’ensemble du personnel placé sous son autorité adopte un comportement conforme aux valeurs portées par l’organisation et dans le plein respect des culture locale.
Assurer la Gestion Financière, Budgétaire, Comptable et Administrative de la Base :
- Il/elle travaille en collaboration avec le Coordonnateur des finances pour mettre en place les aspects liés aux finances, y compris les éléments budgétaires, comptables et de trésorerie à la base.
- Il/elle s’assure de la mise en place et de la bonne utilisation des outils et procédures de gestion financière, comptable et budgétaire de la base : procédures comptables, écritures comptables, SAGA, suivi des budgets, tableaux de répartition, projections budgétaires, prévisions de trésorerie, gestion de trésorerie et trésorerie Sécurité.
- Il/elle est responsable de l’optimisation des coûts ; et utilise le suivi budgétaire pour y parvenir ; il/elle assure les ressources financières adéquates pour le fonctionnement de la base.
- En matière de suivi budgétaire, il participe à l’analyse en équipe (ainsi qu’à la gestion technique, administrative et logistique) et est chargé de détecter les anomalies et de proposer des ajustements au coordinateur terrain et au coordinateur financier.
- Il/elle s’assure que les écritures comptables sont réalisées dans le respect des règles internes et communiquées au Coordonnateur Financier selon le calendrier convenu, après entérinement par le Coordonnateur Terrain.
- En collaboration avec le coordinateur des finances et le coordinateur de terrain, il/elle suit les flux de trésorerie de sa base et supervise les décaissements.
- En collaboration avec le coordinateur des finances et le coordinateur de terrain, il/elle s’assure qu’un système de contrôle interne est en place à la base. Il veille au respect des procédures d’engagement des dépenses et participe au processus d’approbation des bons de commande.
- Il est le gardien de la comptabilité et, à ce titre, s’assure que les soldes de trésorerie et les comptes bancaires (le cas échéant) sont absolument et en permanence étayés par des pièces comptables appropriées.
- Il/elle organise et assure la formation du personnel administratif national de la base sur ces outils et procédures
- Il/elle s’assure que ces outils et procédures sont compris et appliqués par le personnel national.
- Il contrôle et suit la mise en place des outils et procédures et apporte le support nécessaire à la réalisation de la prestation.
- Il/elle fournit un support technique à la base concernant les outils financiers et développe des outils pour mettre en place les services administratifs de la base.
- Il/elle organise la préparation des audits au niveau de la base, sous la supervision du Coordonnateur Financier.
- Il/elle contribue à la préparation des propositions de subventions et rédige les budgets de la base.
- Sous la supervision directe du coordinateur de terrain et avec le soutien du coordinateur des finances et/ou du coordinateur des ressources humaines, il/elle suit la mise en œuvre des réglementations administratives nigérianes au niveau de base et interagit avec les administrations de terrain à cet égard.
Assurer le reporting et la diffusion des informations :
- Il/elle assure une circulation efficace des informations vers le coordinateur terrain, le coordinateur financier et le coordinateur RH, et, si nécessaire, vers l’équipe programme, vers l’équipe logistique et vers le chef de mission.
- Il rédige ou participe à la rédaction de rapports de fonctionnement interne sur toutes les matières concernant son domaine d’action dans la gestion financière, budgétaire, comptable et RH de la mission.
- Il accompagne le(s) responsable(s) de base dans l’exercice de leurs activités administratives, dans une relation fonctionnelle et non hiérarchique.
- Il transmet les rapports internes et externes au supérieur immédiat, en respectant les délais internes d’approbation (rapports logistiques mensuels / comptabilité / retours sur suivi budgétaire / prévisions de trésorerie).
- Il assiste aux réunions de coordination interne et y participe activement.
- Si nécessaire et par délégation du Coordinateur Terrain, du Coordinateur Financier ou du Coordinateur RH, il/elle représente l’association auprès des partenaires, des collectivités locales et des différents acteurs impliqués dans les aspects financiers, administratifs, juridiques et ressources humaines de la mission.
Assurer la Direction du Service Administratif :
- Il/elle assure la supervision directe et la gestion du responsable financier, du responsable RH, de l’assistant financier et de l’assistant RH.
- Il/elle assure la fixation des objectifs à atteindre par le service administratif et suit leur réalisation et conduit l’évaluation du personnel.
- Il/elle contribue au processus décisionnel concernant toute rupture de contrat de travail.
- Il assure ou délègue la responsabilité de l’intégration du nouveau personnel au sein du service administratif, en s’assurant que les outils et procédures pertinents et les politiques PUI sont bien compris.
- Il/elle prépare les profils d’emploi du personnel local sous sa supervision immédiate.
- Les tâches et responsabilités définies dans cette fiche de poste sont non exhaustives et peuvent évoluer en fonction des besoins du projet.
Priorités du Département :
- Mise en place des principaux outils et processus PUI tant en RH qu’en Finance (FFU, paie, etc.)
- Renforcement des capacités de l’équipe administrative et de l’ensemble du personnel en général en termes de processus et procédures Finance/RH (y compris la finalisation des recrutements en attente au sein de son équipe).
- Accompagner et guider les managers dans le dimensionnement et le recrutement des équipes des départements Logistique et Programme
Exigences obligatoires
Diplôme d’études :
- Minimum d’un baccalauréat ès sciences ou son équivalent en administration/finance/comptabilité ou dans des domaines connexes.
Compétences linguistiques:
- Anglais courant (parlé et écrit). Bonne connaissance des langues locales (Haoussa / Kanuri…etc.).
L’expérience professionnelle:
- Minimum de 2 ans d’expérience en gestion RH et Finance sur le terrain avec une ONGI Humanitaire
- Forte capacité technique dans les fonctions RH stratégiques et la gestion
- Connaissances et compétences:
- Gestion d’équipe
- Compétences administratives et managériales
- Bonnes capacités de gestion et esprit d’équipe
- Bonne capacité d’analyse et de rédaction
- Compétences en résolution de conflits
- Bonnes compétences en communication
- Excellentes compétences en matière de rapports
- Compétences en gestion budgétaire
- Compétences en gestion de propositions
- Compétences informatiques:
- Bonne connaissance des logiciels MS Office, y compris Word, Outlook, PowerPoint. Excellent dans Excel, Saga, Homere et SharePoint (souhaitable).
- Les atouts
Intérêts:
- Forte motivation pour aider les personnes dans le besoin. Expérience professionnelle avérée dans une organisation humanitaire.
- Compétences transversales :
- Autonomie, capacité à prendre des initiatives, sens des responsabilités
- Bonne résistance au stress
- Pragmatisme, objectivité et capacité à prendre du recul et à analyser
- Capacité à fournir/structurer des instructions de manière claire et concise, tant à l’oral qu’à l’écrit
- Un sens élevé de la discrétion et de l’intégrité lors du traitement d’informations RH sensibles
- Haut degré de responsabilité, initiative, vigilance, stabilité émotionnelle, capacité à prioriser une lourde charge de travail et à déléguer en conséquence
- Attitude professionnelle et capacité à établir des relations de travail fructueuses avec des contacts extérieurs aux projets. Démontrer une approche et une attitude intégrées par le biais d’activités de travail normales et une compréhension approfondie des problèmes de protection à base communautaire dans le pays d’opération
- Motivé, flexible et adaptable aux besoins de l’équipe et de l’organisation
- Engagement fort à soutenir/développer les capacités du personnel national et à développer un deuxième niveau de leadership
- Esprit d’équipe : capacité de gestion éprouvée et compétences interpersonnelles
- Excellentes capacités de communication
- Compétences en résolution de problèmes et en leadership
- Capacité à travailler de manière autonome tout en prenant des initiatives et en faisant preuve de sens des responsabilités
- Sens de la diplomatie et de la négociation
- Compétences analytiques
- Organisation, rigueur et capacité à prioriser et à respecter les délais
- Capacité à gérer des personnes à distance
- Capacité à travailler dans des contextes instables et isolés.
