PREMIÈRE URGENCE INTERNATIONALE (PUI) recrute pour ce poste (25 Septembre 2023)

Objectif général / Résumé

• Sous la supervision directe du Responsable Logistique, le Responsable Logistique Adjoint veillera au bon fonctionnement de la logistique au niveau de la base de Maiduguri.
• Il/Elle contribuera à garantir que les ressources nécessaires à la réalisation des programmes soient disponibles.

Responsabilités et tâches
assurant la sécurité des biens et des personnes :

• S’assurer que le matériel et les autres ressources au niveau de la base sont suffisamment adaptés à la démarche de gestion de la sécurité définie pour la base
• Communiquer régulièrement avec les gardiens et les chauffeurs sur les accidents, les risques et les comportements à adopter (réunions régulières et formations si nécessaire)

Gestion de la Supply Chain de la Base :
Achats :

• Sous la supervision directe du responsable logistique, garantir que les procédures d’achat sont respectées au niveau de la base
• Travailler en étroite collaboration avec le demandeur de l’achat, avec une forte spécificité technique, et réaliser les tests de conformité appropriés
• S’assurer que les contrats signés sont adéquats en termes d’efficacité et de protection des procédures PUI
• Centraliser et optimiser le regroupement des demandes d’achat avant de l’envoyer au service approvisionnement
• Superviser l’identification et le référencement des fournisseurs et dispose des factures détaillées des achats récurrents
• Consolider/mettre à jour le catalogue de prix de base
• S’assurer que les fichiers d’achat sont correctement archivés au niveau de base

Expédition:

• Choisir le mode de transport et le conditionnement de la marchandise en collaboration avec le responsable logistique
• Superviser la réception des matériaux en provenance de la coordination ou d’autres sites d’approvisionnement

Stockage:

• Garantir la gestion et le suivi du stock de base, selon les procédures et outils du PUI. Veiller à ce qu’ils soient connus et compris de tous et qu’ils soient appliqués sur la base
• S’assurer que les sites de stockage sont adaptés aux besoins de base et que les marchandises sont stockées de manière appropriée en termes d’emplacement, d’aménagement et de salubrité.
• Organiser les flux de marchandises, s’assurer que les marchandises reçues sont d’une certaine qualité et effectuer les contrôles physiques des marchandises stockées
• Assurez-vous que le mouvement/transfert de documents est correctement référencé.
• Vérifier les rapports de stock sur une base mensuelle

Gestion des actifs de la base :
équipements informatiques et de télécommunications et énergie :

• Soutenir le responsable logistique dans la définition des besoins techniques de base et s’assurer que leur financement est possible, notamment lorsque de nouveaux projets sont planifiés
• Donner des recommandations techniques sur le choix du matériel informatique, du matériel de communication télé/radio et de l’approvisionnement en énergie à valider par le coordinateur logistique
• Autoriser l’utilisation des équipements, créer des procédures d’utilisation et former le personnel à leur utilisation
• Assurer le suivi des équipements (état, localisation, propriétaire/bailleur de fonds etc) par la mise à jour régulière des outils de suivi (liste des propriétés) et la tenue d’inventaires physiques
• Superviser l’installation des équipements, s’assurer de leur bon fonctionnement et de leur entretien et s’assurer que toutes les réparations nécessaires sont dûment effectuées
• Contrôler la consommation des équipements, le cas échéant, et, si nécessaire, effectuer les ajustements nécessaires conformément aux procédures d’utilisation

Gestion de la flotte de la base :

• Accompagner le Responsable Logistique dans la définition des moyens de transport adaptés aux besoins des projets associés à la base
• S’assurer que les véhicules sont surveillés (état, emplacement, propriétaire/investisseur, etc.) et que les outils de surveillance sont régulièrement mis à jour
• S’assurer que les véhicules fonctionnent correctement, qu’ils sont correctement entretenus et que toutes les réparations nécessaires sont dûment effectuées
• Contrôler l’utilisation des véhicules et, si nécessaire, apporter les modifications nécessaires aux procédures d’utilisation
• Veiller à ce que les outils de planification et de suivi de la gestion des déplacements soient mis en place et respectés et qu’ils soient entretenus grâce à l’utilisation de journaux de bord
• Veiller à ce que les questions de sécurité liées à l’utilisation des véhicules (personnes autorisées, circonstances exceptionnelles, équipements de sécurité, etc.) soient traitées de manière appropriée
• Contribuer à la centralisation de la planification des mouvements sur une base hebdomadaire pour tous les mouvements de base et suivre les mouvements de vols à l’intérieur du pays.

Assurer la circulation de l’information, la coordination et la représentation sur les questions logistiques au niveau de la base :

• Rédiger ou participer à la rédaction de rapports internes pour tout ce qui concerne la logistique de la base
• Participer à la gestion financière et administrative de son domaine de travail
• Soutenir le responsable logistique en s’assurant que l’allocation budgétaire est respectée dans le service logistique et établir les besoins de trésorerie réguliers
• Participer à la rédaction des rapports pour les bailleurs de fonds (listes des équipements, vérification des coûts de fonctionnement etc)
• Assurer la conservation et l’archivage des dossiers d’achats (aide, matériel, localisation, omissions etc.)
• Participer à la préparation des dossiers logistiques en vue d’un audit à venir ou déjà en cours

Superviser et gérer les équipes logistiques :

• Superviser les agents et assistants logistiques
• Rédiger les descriptions de poste et réaliser les entretiens d’embauche sur demande
• Contribuer aux réunions de travail, arbitrer les conflits potentiels, définir les priorités et planifier les activités
• Participer au recrutement de l’équipe logistique au niveau de la base
• Assure et/ou supervise la formation continue des membres locaux de l’équipe logistique qui sont dans la base sur les procédures et outils de PUI.
• Créer un plan d’action pour son équipe au niveau de la base conformément aux objectifs définis par le Manager Logitcis

Les tâches et responsabilités définies dans cette description de poste sont non exhaustives et peuvent évoluer en fonction des besoins du projet.

Priorités du département

• Recrutement, formation et organisation de l’équipe logistique de la base
• Augmenter l’anticipation, la réactivité de la maintenance et l’équipement général des installations de base (phccs, Entrepôt)
• S’assurer que les outils et procédures logistiques PUI sont mis en œuvre au niveau du terrain et suivis

Exigences obligatoires
Éducation :

• Baccalauréat ès arts, diplôme en ingénierie ou tout domaine pertinent

L’expérience professionnelle

• Minimum de 2 ans avec OING

Compétences linguistiques:

• La maîtrise de l’anglais, du haoussa et du kanuri est un plus.

Connaissances et compétences:

• Compétences logistiques
• Connaissance des achats
• Connaissance des procédures des bailleurs institutionnels (UE, OFDA, ECHO, AAP, agences ONU…)

Compétences informatiques:

• Pack Office et tout autre logiciel, Excellet et Excel.

Atouts :
Compétences transversales :

• Capacité à travailler de manière autonome tout en prenant des initiatives et en faisant preuve d’un sens des responsabilités
• Capacité à résister à la pression et à un environnement volatile
• Sens de la diplomatie
• Gestion d’équipe
• Compétences analytiques
• Capacité d’adaptation et flexibilité organisationnelle
• Organisation, rigueur et capacité à respecter les délais
• Capacité à représenter les activités et le mandat de PUI auprès des autorités locales et des fournisseurs.