PREMIÈRE URGENCE INTERNATIONALE (PUI) recrute pour ce poste (22 Septembre 2023)

Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. Elle a pour objectif de répondre à l’ensemble des besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril,

SOCIÉTÉ GÉNÉRALE recrute pour ce poste (21 Septembre 2023)

1. Réaliser les achats pour la base de Kousseri
2. Effectuer le suivi des achats et des contrats
3. Participer à la Gestion financière
4. Participer à l’élaboration du Rapport Mensuel Logistique (PACKLOG)

Responsabilités et activités à réaliser

•  Il/Elle met en place de contrat cadre d’achat sous la supervision du Logisticien Base
• Il/Elle met à jour la liste des prix
•  Il/Elle reçoit les demandes d’achat (DA) des différents départements et les fait valider selon la procédure d’achat PUI dans le délai requis
•  Il/Elle constitue des dossiers d’achat conformément aux procédures de l’organisation
•  Il/Elle assure la circulation des dossiers d’achat sur la base et selon les seuils de validation envoie les dossiers à valider en coordination
•  Il/Elle fait valider la qualité des marchandises aux demandeurs dans le cadre d’achats (Echantillon donné par le fournisseur, visite conjointe chez le fournisseur avec le demandeur, réception conjointe des commandes avec les demandeurs notamment les responsables de projets)
•  Il/Elle effectue les achats dans le strict respect des procédures PUI et de ses bailleurs de fonds tout en respectant les délais fixés par les demandeurs et en obtenant des produits au meilleur rapport qualité et prix

•  Il/Elle s’assure que les biens achetés remplissent les standards de qualité et respectent les normes éthiques d’achats PUI

•  Il/Elle contrôle la conformité des documents remis par les fournisseurs : pro forma, facture, documents de livraison, documents administratifs et fiscaux
•  Il/Elle vérifie et s’assure de la conformité des dossiers et les transmet au budget holder (détenteur de ligne budget) pour validation du bon à payer(BAP) avant de les introduire à l’étape paiement à la finance
•  Si la réception s’effectue au bureau, il/(elle) participe à la réception des marchandises avec les demandeurs en amont.
•  Si la réception s’effectue dans un magasin, il/ (Elle) envoie le bon de commande et planning de livraison à l’assistant logistique

•  Si la réception est prévue sur le terrain, il transmettra au Responsable de projet le bon de commande

•  Il/Elle veille sur les articles, équipements sous garantie et/ou service après-vente
•  Il/Elle assure que les fournisseurs respectent les délais et lieux de livraison mentionnés sur les offres
•  Il/Elle assure le bon archivage physique et électronique de tous les documents d’achat de la base.
•  Il/Elle participe à la préparation des audits dans son domaine de compétence
•  Il/Elle assure la relation avec les fournisseurs et prestataires et peut être amené à gérer les litiges avec ceux-ci en collaboration avec sa hiérarchie.
•  Lors de travaux de maintenance ou réhabilitations diverses, il/ (elle) constitue le dossier d’achat avec l’assistant logistique base.

 2. EFFECTUER LE SUIVI DES ACHATS ET CONTRATS DE LA BASE

•  Il/Elle tient à jour le suivi des achats de la base et le partage avec les départements de la base et la coordination logistique de façon hebdomadaire, tous les vendredis.
•  Il/Elle organise des rencontres avec les départements pour clarifier les demandes d’achat
•  Il/Elle effectue le suivi des achats et contrats d’achat de biens, de travaux, de service et de bail de la base
•  Il/Elle participe à la mise en place des contrats cadres pour tous les achats récurrents de la base (Fournitures de bureau, produits d’entretien, quincaillerie, pièces, achat projet, main d’œuvre etc.).
• Il/Elle met à jour le fichier de suivi de tous les contrats cadres

3. PARTICIPER A LA GESTION FINANCIERE DE LA BASE

•  Il/Elle effectue le suivi des tranches de paiement avec le département finance jusqu’à la conclusion des contrats/Dossier d’achat
•  Il/Elle est autorisé(e) à prendre des avances de caisse professionnelles et justifier toutes les dépenses conformément aux procédures de l’organisation
•  Il/Elle effectue le prévisionnel de trésorerie concernant les achats traités par la base.
•  II/Elle planifie les paiements des fournisseurs et en assurer le suivi

4. PARTICIPER A L’ELABORATION DU RAPPORT MENSUEL LOGISTIQUE (PACKLOG)

• Procédures d’achats, administratives et logistiques
• Règles de sécurité
•  Gestion de la chaine d’approvisionnement (Achat, Transport, Stockage)
• Français
• Pack Office (Word, Excel, Powerpoint, etc…)

Connaissances et compétences appréciées

• Equipements techniques (informatique, Télécommunication, etc…)
• Anglais
•  Langues locales de la zone d’intervention (Arabe Choua, Fulfuldé, Kotoko, Mousgoum).

Caractéristiques personnelles requises :

• Poste basé à Kousseri (Région de l’Extrême-Nord) ;
• Contrat à Durée Déterminée ;
• Salaire défini selon la grille salariale personnel national PUI ;
• Entrée en poste en Octobre 2023 ;
•  Les candidats ressortissants de la localité de recrutement et/ou résidant seront priorisés ;
• Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

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