Première Urgence Internationale (PUI) recrute pour ce poste (14 Janvier 2023)

Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. Elle a pour objectif de répondre à l’ensemble des besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. PUI est présente dans 22 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, dans le Caucase et les Caraïbes, et intervient dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau, l’assainissement et la relance économique.

PUI est présente au Cameroun depuis 2008, sur le front Est / Adamaoua tout d’abord puis dans l’Extrême Nord (EN) en
2014/2015, via sa base de Maroua. Elle y mène des activités d’urgence et de relèvement en Eau Hygiène et Assainissement (EHA), Sécurité Alimentaire Nutritionnelle et Moyens d’Existence (SANME), Articles Ménagers Essentiels (AME)/Abri. Depuis 2017, PUI s’est étendue dans le Logone-et-Chari (LC) depuis sa base de Kousseri où les équipes mènent des projets en SANME, EHA, Abri, AME dans le cadre du Rapid Response Mechanism (RRM).

En 2022 PUI a mis en place un RRM dans la région de l’Ouest. En effet, depuis quelques années, le Cameroun fait face à une crise interne dans les régions anglophones du Nord-Ouest et du Sud-Ouest (NOSO). Cette crise, initialement basée sur des revendications corporatistes des avocats et des enseignants, a progressivement basculé vers des revendications sécessionnistes fortes et des affrontements armés violents.
Ces événements entrainent d’importants déplacements de populations qui fuient vers des zones considérées comme plus sûres, notamment dans les régions du Littoral et de l’Ouest.
PUI souhaite poursuivre l’assistance aux personnes déplacées du NOSO dans la région de l’Ouest et étendre le RRM à la région du Littoral en 2023.

Dans ce cadre, PUI recrute un(e) Chargé(e) SERA.

Objectif global : 

Sous la responsabilité directe du Coordinateur Terrain et en lien fonctionnel avec le Responsables Projet (RP) et le Coordinateur SERA), le/la Chargé(e) SERA Bafoussam est en charge de :

• Garantir la bonne planification, la collecte, la capitalisation et l’utilisation des données permettant le suivi des activités du ou des projets de la base de Bafoussam.
• Assurer la mise en place et la gestion du système de collecte, vérification et archivage (numérique et physique) des sources de vérification de la base de Bafoussam.
• Fournir des modèles conformes et validés de sources de vérification aux équipes terrain avant le démarrage de toute activité.
• Participer à l’amélioration des outils de suivi et d’archivage des sources de vérification et mettre à jour mensuellement ces outils.
• Organiser les enquêtes dans le cadre des projets (enquêtes ménages, focus group, EMS, PDM/PIM, enquêtes marché, etc..): revue de la méthodologie, appui à l’élaboration des questionnaires, formation des enquêteurs, analyse des données, diffusion des résultats des enquêtes au sein de la base et auprès des bénéficiaires.
• Promouvoir et gérer le système de gestion des plaintes pour les bénéficiaires des différents projets le cas échéant Participer à la réalisation des activités de capitalisation et appuyer la dissémination des leçons apprises du projet.

Responsabilités et champs d’actions

1. DEPLOIEMENT DE LA STRATEGIE SERA
2. GESTION DES SOURCES DE VERIFICATION
3. APPUI AUX EQUIPES OPERATIONNELLES DANS LE SUIVI DES PROJETS
4. CAPITALISATION ET APPUI AUX PROGRAMMES DE LA BASE DE BAFOUSSAM
5. MISE EN PLACE DE LA REDEVABILITE AU SEIN DE TOUS LES PROJETS DE LA BASE DE BAFOUSSAM
6. GESTION DES ENQUÊTES ET REPORTING.

Objectifs spécifiques et activités associée

1. Développement et déploiement de la stratégie SERA
Le/la Chargé(e) SERA travaillera en lien fonctionnel avec le Coordinateur SERA ainsi qu’avec le RP sur les aspects suivants :

• • Contribuer au développement du cadre SERA (Plan de suivi et Evaluation ; BDD Plaintes qualité et sensibles (optionnel)) du projet ;
  • Contribuer à l’élaboration/ l’amélioration des outils de SERA permettant de faciliter la collecte des données, le suivi des activités, l’évaluation des résultats obtenus, la redevabilité envers les bénéficiaires et les partenaires et la capitalisation des acquis et des apprentissages ;

• Assurer la collecte et le suivi des plaintes qualité de programmes pour les organisations et diffuser toute information sur des plaintes sensibles (politiques, code de conduite ; etc) via les canaux définis
• Appuyer l’organisation et la réalisation des ateliers programmatiques – lancement, à mi-parcours, échanges de leçons apprises, etc.

2. Appui aux équipes opérationnelles dans le suivi des projets

• Planifier et coordonner les activités de Suivi et Evaluation ; Redevabilité et apprentissage tout au long du processus du projet et réunir les informations recueillies dans les outils appropriés ;
• Faire des missions de suivi évaluation et Redevabilité des activités sur le terrain pouvant représenter jusqu’à 60% de son temps de travail durant la phase de mise en œuvre du projet
• Veiller au traitement rigoureux des données recueillies lors des enquêtes par les équipes et centraliser l’analyse des données d’évaluation ( PDM/PIM ; EMS ; etc.)
• Assurer l’analyse des données sur les indicateurs du projet sur une base régulière et diffuser les résultats au Coordinateur Terrain et à la Coordination (Coordinateur SERA et Chef de Mission Adjointe);
• Organiser et faciliter les sessions d’information et de formation en Suivi et Evaluation au profit des équipes terrain prioritairement sur la base de besoins préalablement identifiés;
• Soutenir les équipes dans l’élaboration d’outils de collecte de données et l’analyse de données. – Garantir la qualité, la cohérence ainsi que la traçabilité des données de la base de données.
• Accompagner, en lien étroit avec le RP et les équipes terrain le remplissage des onglets SERA et à la consolidation des outils mensuels notamment l’outil mensuel PMT (Project Monitoring Tool)
• Identifier les besoins en automatisation du/des fichiers d’analyse des données en étroite collaboration avec les RP et soumet la requête au Coordinateur SERA, et s’assure ensuite que les versions d’analyses sont testées et que les défauts, anomalies ou incohérences sont signalés.

3. GESTION DES SOURCES DE VERIFICATION & ARCHIVAGE

• S’assurer que des formats, de sources de vérification existent pour chaque type d’activité – ceux-ci devront comprendre toutes les informations utiles à la vérification de la mise en œuvre des activités.
• Etre garant du classement et de la vérification des sources de vérification physiques et numériques
• Assurer la bonne gestion et remontéer des sources de vérifcation par l’équipe programme
• S’assurer que les informations issues de chaque source de vérification sont rentrées de façon précise dans les bases de données des projets.
• Superviser le classement et le contrôle des sources de vérification (physique et numérique) de la base et s’assurer de la transmission des dossiers physiques clôturés à la coordination pour archivage définitif..
• Assurer qu’une fois tous les 02 mois, un feedback est fait aux équipes sur les indicateurs ; la gestion des plaintes et l’etat des SoV. Des alertes seront formulées et partagées avec les responsables en cas de retard de plus d’un mois enregistré.

4. CAPITALISATION PROJET & APPUI PROGRAMMES, COORDINATION AVEC LES PARTENAIRES

• Assister l’équipe dans la préparation et la présentation des données pour les rapports internes à l’ équipe et pour le bailleur de fonds en temps opportun
• S’assurer que les leçons apprises sont collectées suivant le format requis et co-facilite les rencontres de capitalisation ainsi que la rédaction des rapports
• Appuyer le RP dans l’élaboration des planning de capitalisation ou les rencontres d’échanges d’expériences
• Assurer, sous réserve de validation des rapports d’enquête de la part des Responsables de projets et/ou de la Coordination, la dissémination systématique des résultats des enquêtes ainsi que des leçons apprises auprès des équipes de projets (notes écrites, réunions ad hoc, …)
• Mettre en place des activités de capitalisation en lien avec le Responsable Projet Multisectoriel (Fiche projet, Fiche activité, Success Stories
• Sous la supervision du Coordonnateur terrain et en collaboration avec le RP (Responsable Projet), assurer la préparation et l’organisation de la revue à mi parcours du projet, un atelier capitalisation à mi parcours et final et des bulletin RRM
• Vulgariser les outils de capitalisation disponibles auprès des équipes (Formats SoV PUI ; Dropbox ; GPS) Participer en lien avec la (e) Responsable SERA aux espaces internes d’échanges SERA (Forum SERA)

5. REDEVABILITÉ

• Assurer la collecte des plaintes et feedback des bénéficiaires du / des projets en cours
• S’assurer que les plaintes et feedbacks sont donnés dans les temps aux plaignants et rentrées de façon précise dans la base de données et veiller à la prise en compte des feedbacks des bénéficiaires dans la mise en œuvre des projets
• S’assurer que les plaintes sont traitées conformément aux normes requises dans la confidentialité et la protection des données des bénéficiaires et coacher les agents SERA sur le processus de traitement des avis/plaintes
• Veiller à la protection des données des bénéficiaires en adoptant toutes les mesures édictées par la mission et renforcer au besoin les capacités des équipes opérationnelles sur cet aspect
• Participer au renforcement des capacités des équipes sur cet aspect et veiller à la prise en compte des feedbacks des bénéficiaires dans la mise en œuvre des projets
• Veiller à la mise à jour de la BDD des plaintes et de produire un rapport mensuel
• Veiller à l’implication et la participation des communautés en réalisant des visites d’écoute et des Focus group discussion inclusifs.

6. ENQUÊTES ET REPORTING

• S’assurer que l’Agent SERA tient à jour le calendrier des activités SERA et de rappeler aux équipes les échéances en cohérence avec le plan de SERA défini en début de projet.
• Apporter un appui aux équipes terrain dans la réalisation d’enquête (préparation des supports, outils de collecte, analyse de données) et renforcer les capacités des équipes des projets sur le processus d’enquête (planification, collecte, analyse, rapportage et utilisation).
• Apporter un appui à l’équipe programme dans la réalisation des enquêtes (préparation des supports, outils de collecte, analyse de données)
• Recruter et former des agents enquêteurs et s’assurer de créer un vivier d’enquêteurs expérimentés
• Superviser la collecte et la saisie des données par les agents enquêteurs
• Produire des bases de données afférentes aux enquêtes en lien avec le/la Coordinateur SERA et appuyer l’équipe programme dans la rédaction des rapports d’enquête dans les délais
• Appuyer la rédaction des rapports internes et participer à la rédaction des rapports bailleur ;
• Coordonner et assurer le respect de la stratégie de communication/visibilité du programme telle que validée par le Bailleur et/ou PUI;
• Appuyer la préparation/rédaction des documents de communication

La liste des tâches décrites ci-dessus constitue le cadre général de vos fonctions, votre profil de poste pourra être reprécisé ou modifié sur votre demande, sur demande de votre supérieur hiérarchique et après validation de l’administration.

PROFIL

• Être titulaire d’un Bac+3 en sciences sociales ou gestion de projet.

Expérience Professionnelle :

•  Expérience d’au moins d’un an en monitoring et évaluation, plus particulièrement en ONG Nationales ou Internationales.

Connaissances et compétences obligatoires

•  Méthodologies d’enquête
• Excellente maitrise de la conception des bases de données
• Compréhension des concepts de protection et genre
• Bonnes capacités rédactionnelles
• KoboCollect
• Excellente maitrise du Pack Microsoft Office
• Français
• Connaissance d’au moins deux langues de l’Ouest et du Littoral

Connaissances et compétences appréciées