Une mission diplomatique est un groupe de personnes d’un État ou d’une organisation intergouvernementale internationale (telle que les Nations Unies) présentes dans un autre État pour représenter officiellement l’État/l’organisation d’envoi dans l’État d’accueil. En pratique, une mission diplomatique désigne généralement la résidente, à savoir le bureau des représentants diplomatiques d’un pays dans la capitale d’un autre pays. En plus d’être une mission diplomatique auprès du pays dans lequel elle est située, il peut également s’agir d’une mission permanente non résidente auprès d’un ou de plusieurs autres pays. Il existe ainsi des ambassades résidentes et non résidentes.
- Intitulé du poste : Assistant consulaire (Tous les candidats intéressés/Toutes sources) (Assistant visa) – 02 postes
Devoirs
L’assistant(e) visas (NIV/IV) effectue diverses tâches consulaires liées à la délivrance des visas de non-immigrant (NIV) et d’immigrant (IV), conformément aux procédures opérationnelles standard du service des visas et aux directives établies en matière de traitement des visas. Ses missions comprennent la saisie de données, la vérification des documents, la correspondance, la préparation des passeports, l’impression des visas et d’autres tâches administratives courantes. Un excellent sens du service client est essentiel au sein d’un service des visas qui traite quotidiennement une clientèle diversifiée, en personne et par correspondance. Ce poste exige une grande rigueur et une attention particulière aux détails afin de garantir la conformité des dossiers aux exigences documentaires, ainsi que pour identifier les tendances et les problèmes potentiels et les signaler le cas échéant. L’assistant(e) visas est polyvalent(e) et peut ainsi occuper n’importe quelle fonction en fonction de la demande et du planning.
Gestion des dossiers (60 %)
Le/la titulaire du poste effectue diverses tâches liées à la gestion des dossiers de visas NIV/IV, notamment :
• Gérer le processus de planification des entretiens, d’impression et de délivrance des visas pour les demandeurs de différentes catégories de visas NIV/IV, y compris les catégories rares et complexes.
• Appliquer sa connaissance des différentes catégories de visas et de leurs exigences de traitement précises afin de garantir que les annotations et les documents requis sont conformes.
• Procéder à un examen approfondi des documents des demandeurs pour certaines catégories de visas et préparer, le cas échéant, des résumés clairs et concis du contenu des documents.
• Contribuer à la préparation des demandes complexes d’avis consultatif de sécurité (ACS) en vue de leur soumission au Ministère.
• Suivre la réception des réponses du Ministère aux demandes d’ACS et de dérogation et préparer les passeports pour la suite du traitement.
• Classer, suivre et assurer la délivrance des cartes d’embarquement et des permis de rentrée urgents pour les résidents permanents légaux (RPL).
• S’assurer que les demandeurs sont inscrits à la date et à l’heure appropriées et saisir les données préliminaires dans le système de planification pour un traitement efficace.
• Télécharger les informations relatives aux demandes dans les systèmes NIV/IV.
• Regroupe les dossiers par voie électronique dans le système NIV en fonction des liens familiaux et/ou des motifs de voyage.
• Saisit la nationalité du demandeur et l’informe des frais de réciprocité applicables, le cas échéant.
• Informe l’agent chargé de l’instruction du dossier des procédures particulières et des frais de réciprocité, le cas échéant.
• Prend les photos nécessaires des demandeurs de visa pour les vignettes.
Service d’accueil (0,5 %)
Le titulaire du poste accueille les demandeurs dans la salle d’attente consulaire et effectue les tâches suivantes :
• Fournir des instructions aux demandeurs et/ou faire des annonces relatives à la procédure de rendez-vous consulaire.
• Fournir aux demandeurs des instructions sur la bonne organisation des documents requis pour la catégorie de visa demandée afin d’assurer le bon déroulement des entretiens.
• Gérer les files d’attente et orienter les demandeurs vers la caisse consulaire, l’accueil et le traitement des entretiens de visa.
Communication (15 %)
Le titulaire du poste communique avec des publics internes et externes de diverses manières, notamment :
• Il fournit des informations précises et complexes sur les visas aux demandeurs de visa, aux citoyens américains qui font une demande et à leurs représentants légaux, en répondant aux demandes de renseignements reçues en personne et par voie électronique, dans le respect des lois sur la confidentialité des visas.
• Il communique clairement et courtoisement avec tous les demandeurs de visa, et gère occasionnellement les discussions avec des clients mécontents ou contrariés.
• Il tient à jour toutes les informations consulaires publiques sur le site web de l’ambassade, les enregistrements téléphoniques, les panneaux d’affichage et les avis d’information.
• Il contacte directement les demandeurs pour obtenir des informations complémentaires, au besoin, afin de faciliter le traitement des demandes par l’agent consulaire.
• Il initie et maintient le contact avec le Centre national des visas (NVC), le Centre consulaire du Kentucky (KCC) et les Services de citoyenneté et d’immigration des États-Unis (USCIS) afin de recueillir des informations sur des cas spécifiques, de résoudre des problèmes techniques et de déterminer si des demandeurs inéligibles bénéficient d’une dérogation.
Responsabilité (10 %)
Le titulaire du poste est responsable de la bonne gestion des documents et informations sensibles, notamment :
• Gère et protège quotidiennement les renseignements personnels identifiables (RPI) des citoyens américains et des demandeurs de visa.
• Partage la responsabilité avec les autres assistants et superviseurs chargés des visas lors du traitement des formulaires de visa. Le titulaire est personnellement responsable de la réception et de la protection des documents numérotés.
• Tient à jour et sécurise les dossiers physiques et électroniques, qu’ils soient thématiques ou chronologiques, conformément à la réglementation du ministère.
Autres tâches (10 %)
Le titulaire du poste agit également comme superviseur suppléant ou chef d’équipe ; caissier consulaire ; chef/membre d’un portefeuille spécialisé ou aide dans d’autres unités de travail selon les besoins.
*Remarque : La présente description de poste n’indique ni n’implique que les tâches mentionnées sont les seules à accomplir. Le titulaire du poste sera tenu d’effectuer d’autres tâches qui lui seront confiées par l’organisme.
Qualifications et évaluations
Exigences:
EXPÉRIENCE : Une expérience minimale de deux ans dans l’application des règlements et des lois, un contact fréquent avec le public, le service à la clientèle ou la résolution de problèmes est requise.
CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES : Bonne compréhension des organisations gouvernementales locales, du droit et des pratiques en matière d’immigration, ainsi que des pratiques culturelles et sociales.
Exigences en matière de formation :
L’obtention du diplôme d’études secondaires est requise.
Évaluations :
LANGUES : Niveau 4 en français (courant) : lecture, écriture et expression orale. « Ce niveau pourra être évalué. »
Niveau 3 en anglais (bonne connaissance pratique) : lecture, écriture et expression orale. « Ce niveau pourra être évalué. »
COMPÉTENCES ET APTITUDES : Doit posséder des compétences en dactylographie et en saisie de données, des compétences mécaniques de base liées à l’équipement de bureau spécialisé utilisé dans la délivrance de visas, l’équipement biométrique, l’équipement de prise d’empreintes digitales et/ou l’équipement photographique.
ÉGALITÉ DES CHANCES EN MATIÈRE D’EMPLOI (EEO) : La Mission américaine offre l’égalité des chances et un traitement juste et équitable en matière d’emploi à tous, sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d’origine nationale, d’âge, de handicap, d’affiliation politique, de situation matrimoniale ou d’orientation sexuelle.
Qualifications:
Tous les candidats retenus devront obtenir des certifications médicales et de sécurité.
Avantages et autres informations
Avantages:
Avantages pour les agences :
Le personnel employé localement, y compris les membres de la famille (MOH) et les ressortissants de pays tiers (TCN), travaillant à l’ambassade des États-Unis à Abidjan, en Côte d’Ivoire, peut recevoir un ensemble de rémunération qui peut comprendre des prestations de santé, de départ et d’autres avantages.
Pour les conjoints de travailleurs étrangers, les avantages sociaux doivent être discutés avec le service des ressources humaines.
Le plan de rémunération est défini par le service des ressources humaines au moment de l’émission de la lettre d’offre conditionnelle.
Autres informations :
Pour connaître les exigences actuelles relatives à la COVID-19, veuillez consulter le lien suivant .
PROCESSUS DE SÉLECTION DES CANDIDATS PRIORITÉS À L’EMBAUCHE : Les candidats appartenant aux catégories prioritaires suivantes bénéficient d’une priorité d’embauche, dans l’ordre indiqué ci-dessous. Il est donc essentiel qu’ils décrivent précisément leur situation dans leur candidature. À défaut, leur admissibilité à la priorité d’embauche pourrait être rejetée.
ORDRE DE PRÉFÉRENCE À L’EMBAUCHE :
1. AEFM/USEFM, ancien combattant américain bénéficiant d’une priorité d’embauche*
2. AEFM/USEFM
3. Personnel du Service extérieur en congé sans solde et personnel du Service civil avec droit de réintégration**
IMPORTANT : Les candidats se prévalant du statut d’ancien combattant américain bénéficiant d’une priorité d’embauche doivent fournir une copie de leur formulaire DD-214 le plus récent (« Certificat de libération ou de démobilisation »), une lettre du Département des affaires des anciens combattants (Veterans Affairs) attestant l’existence actuelle d’une invalidité liée au service et datant de moins de six mois, ou tout autre document équivalent. Une « attestation » est tout document écrit des forces armées certifiant que le militaire devrait être libéré du service actif dans les forces armées dans des conditions honorables dans les 120 jours suivant la soumission de l’attestation par le candidat. Cette attestation doit être établie sur papier à en-tête de la branche militaire concernée et indiquer : (1) les dates de service militaire, y compris la date prévue de libération ou de démobilisation ; et (2) la nature du service. La soumission de documents justificatifs acceptables est obligatoire pour bénéficier de la priorité d’embauche.
** Ce niveau de préférence s’applique à tous les employés du Service extérieur en congé sans solde et aux employés du Service civil ayant le droit de réintégration dans leur agence ou bureau.
Pour plus d’informations (par exemple, qu’est-ce qu’un EFM, un USEFM, un AEFM, un MOH, etc. ?) et pour des considérations supplémentaires en matière d’emploi, veuillez consulter le lien suivant .
Comment postuler
Comment postuler :
Tous les candidats doivent pouvoir obtenir et conserver une habilitation de sécurité de niveau « Confiance publique ».
Pour postuler à ce poste, cliquez sur le bouton « Soumettre une candidature ». Pour plus d’informations sur la procédure de candidature, veuillez consulter le site Internet de la Mission.
Documents requis :
Pour être admissible en fonction de votre formation, vous DEVEZ soumettre le diplôme et/ou les relevés de notes demandés afin de justifier de vos qualifications avant la date de clôture de cet avis de vacance. Le défaut de fournir les renseignements demandés, ou des renseignements insuffisants pour vérifier votre admissibilité, pourrait entraîner votre disqualification pour ce poste.
Tous les candidats :
• Titre de séjour et/ou permis de travail (obligatoire)
• Diplôme d’études secondaires (obligatoire)
• Preuve de nationalité ivoirienne (le cas échéant) (CNI, attestation d’identité, passeport, certificat de nationalité, etc.) (obligatoire).
• Les employés actuels de la mission qui ne sont pas ivoiriens sont exceptionnellement admissibles et doivent fournir une copie de leur carte consulaire ou autre pièce d’identité (le cas échéant)
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Candidats admissibles au titre des membres de la famille :
• Copie de l’ordre de mission/de l’avis d’affectation du parrain (ou équivalent)
• Copie du passeport
• Formulaire DD-214 – Copie n° 4, lettre du ministère des Anciens Combattants ou autre document justificatif (le cas échéant)
• Formulaire SF-50 (le cas échéant)
Prochaines étapes :
Les candidats invités à passer un test de langue ou de compétences, ou sélectionnés pour un entretien, seront contactés par courriel.
Pour plus d’informations, la description complète du poste, détaillant toutes les tâches, responsabilités, qualifications requises, etc., peut être obtenue en contactant le service des ressources humaines.
Merci pour votre candidature et votre intérêt pour un poste à l’ambassade des États-Unis à Abidjan, en Côte d’Ivoire.
