L’Union européenne (UE) est le fruit d’un partenariat économique et politique entre 27 pays européens. Elle joue un rôle majeur sur la scène internationale, que ce soit par la diplomatie, les échanges commerciaux, l’aide au développement ou la coopération avec les organisations internationales. À l’étranger, elle est représentée par plus de 140 représentations diplomatiques, connues aussi sous le nom de délégations de l’UE, qui ont une fonction similaire à celle d’une ambassade.
Nous proposons
Nous proposons un poste de Secrétaire Administratif (ve) (agent local groupe 3) au sein de la section ADMIN « Administration ». L’équipe est composée d’une dizaine de personnes et les horaires de travail sont occasionnellement atypiques.
Dans le cadre de cet emploi, la personne recrutée se verra attribuer des fonctions qui dépendront des besoins de la délégation. Lors du recrutement, le (ou la) candidat(e) retenu(e) occupera un emploi spécifique en tant que Secrétaire Administratif (ve); cette fonction peut être modifiée selon les besoins de la Délégation. Dans le cadre de cette fonction, le (ou la) candidat(e) retenue travaillera sous la supervision et la responsabilité du chef de la section ADMIN et apportera son soutien, son expertise et son assistance dans les domaines concernés.
Le contrat sera d’une durée déterminée de deux ans maximum après une période d’essai. Le poste d’agent local de groupe 3 offre une rémunération en référence à la grille salariale établie par le Service Européen d’Action Extérieure. Le salaire est en fonction de l’expérience professionnelle directement pertinente aux tâches de l’agent local et sera calculé selon cette expérience reconnue pour le/la candidat(e) retenu(e). Les horaires normaux de travail sont de 8 à 17h du lundi au jeudi avec une pause de midi ; et de 7h30 à 13h00 le vendredi.
Nous offrons une position concurrentielle dans un environnement international. Des avantages tels qu’un régime de pension complémentaire et une assurance médicale pour les employés et leur famille sont offerts sous certaines conditions.
Les principales tâches et fonctions suivantes sont actuellement requises :
Secrétariat
▪ Assurer les fonctions de secrétariat de la section Administration y compris la gestion des correspondances, la préparation et le suivi des réunions, la rédaction des comptes-rendus, la prise de rendez-vous ainsi que l’organisation et l’archivage des dossiers (hors dossiers comptables) ;
▪ Préparation des Note Verbale et suivi des demandes pour le personnel expatrié auprès des Ministères compétents (obtention des cartes diplomatiques, visas, permis de conduire, dédouanement des effets personnel, exonérations et autres) ;
▪ Suivi et validations des services des chauffeurs dans l’application dédiée ;
▪ Organisation et suivi des missions ;
▪ Maintenir et mettre à jour la base de contacts de la Section dans Outlook ;
▪ Contribuer à l’analyse des besoins du service et en assurer le suivi opérationnel ;
▪ Suivi de la communication et des besoins des autres sections ;
▪ Apporter un soutien pour les missions de l’équipe dans l’application concernée
▪ Assurer la suppléance de l’Assistant Administratif (AL2) en cas d’absence.
Ressources humaines
▪ Appui à la coordination des arrivées et des départs du personnel expatrié ;
▪ Participer aux procédures de recrutement local ;
▪ Tenue à jour des dossiers du personnel ;
▪ Appui à la gestion des congés du personnel local à l’aide de l’application dédiée.
Infrastructure
▪ Appui à la gestion quotidienne du patrimoine mobilier et immobilier de la Délégation ;
▪ Gestion des logements pour le personnel expatrié relevant de l’article 5 (recherche, ameublement, états des lieux) ;
▪ Participer à l’exercice d’inventaire annuel des biens (Résidence et Délégation) ;
▪ Gestion et approvisionnement des fournitures de bureau.
Logistique
▪ Veiller à la bonne application du contrat de services logistiques pour la maintenance des bureaux et des logements (désinsectisation, climatisation, groupes électrogènes, réparations diverses, etc.) ;
▪ Chargé(e) de contacter les prestataires pour les réparations nécessaires au sein de la Délégation et de la Résidence, et assurer le suivi des travaux jusqu’à leur achèvement ainsi que l’envoi des factures ;
▪ Apporter un appui logistique pour les visites de VIP, les événements sociaux ou de visibilité, en collaboration avec la section Politique, Presse et Information, ainsi que pour les missions techniques relevant de la section Administration.
Effectuer toute autre tâche administrative requise par le Chef d’Administration ou le Chef de Délégation
Critères de sélection
Exigences minimales :
1. Etre médicalement apte à exercer les fonctions requises ;
2. Jouir des droits civiques et posséder les permis de travail conformément à la législation locale ;
3. Posséder une excellente connaissance de la langue française (oral et écrit) et une connaissance pratique de la langue anglaise ;
Formation et expérience professionnelle :
4. Diplôme de niveau BAC+ 2 avec une spécialisation en secrétariat de direction, en gestion administrative, gestion de bureau, ou en gestion d’entreprise ou dans un domaine connexe, ou équivalent ;
5. Au moins 5 ans d’expérience professionnelle dans l’exécution des tâches mentionnées ci-dessus ou dans des fonctions similaires ;
6. Très bonne connaissance de Microsoft Office et des principaux outils informatiques Microsoft Office et de communication tels que Webex/MS Teams.
