L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) contribue à la réalisation du Programme 2030 grâce à son Cadre stratégique, en soutenant la transformation vers des systèmes agroalimentaires PLUS efficaces, inclusifs, résilients et durables, pour une meilleure production , une meilleure nutrition , un meilleur environnement et une vie meilleure , sans laisser personne de côté.
Cadre organisationnel
Par l’intermédiaire de ses bureaux de pays, ou représentations de la FAO, cette dernière aide les gouvernements à élaborer des politiques, des programmes et des projets visant à lutter contre la faim et la malnutrition et leur apporte un appui technique pour le développement durable de leurs secteurs agricole, halieutique et forestier. Les activités des bureaux de pays de la FAO comprennent la conception et la mise en œuvre de programmes de terrain adaptés aux spécificités nationales, la liaison avec les représentants locaux des bailleurs de fonds et des actions de sensibilisation et de communication auprès du public concernant les initiatives de la FAO, telles que la Journée mondiale de l’alimentation.
Le poste est basé à la représentation de la FAO à Kigali, au Rwanda.
Objectif principal
L’assistant(e) de bureau coordonne et effectue l’ensemble des tâches de soutien administratif et de gestion, assurant ainsi le bon fonctionnement du bureau. Il/Elle garantit la qualité et la fluidité des flux de travail et d’information au sein de l’unité de travail.
Supervision reçue/exercée
Sous la supervision générale du Représentant de la FAO, l’assistant(e) de bureau travaille en étroite collaboration avec les autres assistant(e)s administratif(ve)s. Il/Elle doit faire preuve d’initiative et mobiliser ses connaissances en matière d’administration et de coordination pour répondre de manière autonome aux demandes, en s’appuyant sur des orientations générales et en adoptant une approche à la fois stratégique et diplomatique. Il/Elle doit faire preuve de discernement dans le traitement des questions officielles. L’assistant(e) administratif(ve) travaille en collaboration avec les différentes unités et thématiques de la Représentation et apporte son soutien à l’administration. L’assistant(e) de bureau relève de l’assistant(e) du Représentant de la FAO (Administration).
Le titulaire du poste travaille de manière autonome, prend des décisions concernant les priorités de travail et fait preuve d’initiative pour traiter les cas inédits. La supervision dont il bénéficie est axée sur la qualité de son travail. Il/elle fournit des conseils et un encadrement aux autres membres du personnel de soutien administratif.
Relations de travail
L’assistant administratif travaille en étroite collaboration avec un large éventail de collègues au sein du bureau, avec les unités centrales et les clients externes, en assurant et en coordonnant les services de soutien administratif et de gestion, et en fournissant des conseils et des informations sur les procédures.
Fonctions clés/Résultats
- Filtrer les demandes de rendez-vous avec le supérieur hiérarchique ; gérer son agenda ; confirmer les disponibilités de chacun et fixer les rendez-vous ; accueillir les visiteurs ; filtrer et envoyer les courriels ; répondre aux demandes et à la correspondance, souvent de nature sensible, confidentielle ou technique.
• Coordonner les services de soutien administratif pour les réunions, formations, séminaires, comités et projets et événements spéciaux ; assister aux réunions, rédiger les comptes rendus, assurer le suivi des activités ; organiser la correction, la traduction, etc., des documents et publications.
• Examiner, enregistrer, distribuer et traiter le courrier entrant ; assurer le suivi des actions en cours ; préparer des réponses à divers types de correspondance et autres communications, nécessitant souvent la connaissance de la terminologie technique et/ou des procédures administratives détaillées ; effectuer le contrôle qualité des documents sortants ; relire les textes pour vérifier la conformité au format, à la grammaire, à la ponctuation et au style.
• Effectuer diverses tâches administratives, telles que les prolongations de contrats et les demandes de personnel temporaire, l’enregistrement des congés et des présences, la préparation et le suivi du budget ; assurer la coordination avec les autres unités pour garantir le bon fonctionnement et l’efficacité des travaux au sein de l’unité.
• Rechercher, compiler et organiser les informations générales et les documents de référence provenant de diverses sources pour les rapports, les notes de synthèse et les discours ; produire divers rapports statistiques et autres à partir de différentes bases de données.
• Coordonner le travail des autres membres du personnel de soutien administratif, établir les priorités et assurer une répartition équitable des tâches ; former les nouveaux employés aux procédures et pratiques administratives pertinentes et fournir une assistance générale au besoin.
• Créer et tenir à jour les systèmes de classement et de référence de l’unité de travail, y compris un registre électronique pour les signatures ; examiner l’efficacité des procédures administratives et formuler des recommandations d’amélioration ; mettre à jour les sites Web du bureau.
• Accomplir toute autre tâche requise.
Impact du travail
Le travail du titulaire a une incidence directe sur le bon fonctionnement du Bureau. Il/elle joue un rôle de premier plan dans la prestation de services de soutien administratif nécessaires à la réalisation du mandat de l’unité organisationnelle.
LES CANDIDATS SERONT ÉVALUÉS SELON LES CRITÈRES SUIVANTS
Exigences minimales
Formation : Niveau secondaire.
Expérience : Quatre ans d’expérience pertinente dans le domaine du soutien administratif/de gestion.
Langues : Maîtrise de l’anglais (niveau C).
Compétences informatiques : Excellente maîtrise des applications Microsoft Office, d’Internet et des équipements bureautiques.
Résidence : Le personnel des services généraux est recruté localement. Pour être admissible à ce poste, les candidats doivent être ressortissants du pays du lieu d’affectation ou posséder un visa/permis de travail valide et résider à une distance raisonnable du lieu d’affectation au moment du dépôt de leur candidature. Par « distance raisonnable », on entend la distance que les membres du personnel peuvent parcourir quotidiennement entre leur lieu de travail et leur domicile.
Compétences
- Orientation résultats
• Travail d’équipe
• Communication
• Établissement de relations efficaces
• Partage des connaissances et amélioration continue
Compétences techniques
- Excellente connaissance des normes de communication et de documentation.
• Excellente connaissance des systèmes informatiques de l’entreprise (finances, voyages, ressources humaines) et des procédures et politiques administratives.
• Excellente connaissance de la structure organisationnelle.
Qualifications et compétences souhaitables
- Connaissance intermédiaire (niveau B) du français.
• Connaissance pratique (niveau C) du kinyarwanda.
Le personnel de la FAO est tenu d’adhérer aux valeurs d’engagement envers la FAO.
Respect de tous, intégrité et transparence
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
La FAO ne perçoit aucun frais à quelque étape que ce soit du processus de recrutement (candidature, entretien, traitement du dossier).
Veuillez noter que la FAO ne prend en compte que les diplômes d’enseignement supérieur obtenus auprès d’un établissement accrédité/reconnu dans la Base de données mondiale sur l’enseignement supérieur (WHED), une liste mise à jour par l’Association internationale des universités (AIU) et l’Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO). Cette liste est accessible à l’adresse suivante : http://www.whed.net/ . La durée du contrat des candidats internes de la FAO sera établie conformément aux politiques applicables en matière de prolongation de contrat . La nomination est subordonnée à la certification de l’aptitude médicale du candidat, à l’accréditation, au respect des exigences en matière de résidence ou de visa, ainsi qu’à l’obtention des autorisations de sécurité. Le personnel des services généraux est recruté localement. Pour être admissible à ce poste, les candidats doivent être ressortissants du pays du lieu d’affectation ou être titulaires d’un visa de travail ou d’un permis de travail valide, et résider à une distance raisonnable du lieu d’affectation au moment du dépôt de leur candidature. Par « distance raisonnable », on entend la distance que les membres du personnel peuvent parcourir quotidiennement entre leur lieu de travail et leur domicile. • Aucun avantage international ne sera versé, les candidats retenus étant recrutés localement et rémunérés en monnaie locale du lieu d’affectation. • Pour plus d’informations, veuillez consulter le site web de la FAO consacré à l’emploi : http://www.fao.org/employment/home/en/
RÉMUNÉRATION
Une rémunération et des avantages sociaux compétitifs sont offerts. Pour plus d’informations sur les salaires, les indemnités et les avantages sociaux à l’ONU, cliquez sur le lien suivant :
https://onehr.un.org/salary-survey/#/salary_scale
COMMENT POSTULER
• Pour postuler, rendez-vous sur le site de recrutement de la FAO (Emplois à la FAO) et complétez votre profil en ligne. Une fois votre profil complété, veuillez soumettre votre candidature, en joignant vos certificats de langue. Seuls les certificats de compétences linguistiques délivrés par des organismes externes accrédités par l’ONU et/ou les examens de langue officiels de la FAO (LPE, ILE, LRT) seront acceptés comme preuve du niveau de connaissance des langues indiqué dans les candidatures en ligne. La FAO se réserve le droit de demander aux candidats de passer un test de langue ultérieurement, le cas échéant.
• Les candidatures incomplètes ne seront pas prises en compte.
- Il pourra être demandé aux candidats de fournir des évaluations de performance et une autorisation de vérification de leurs antécédents professionnels, de leur moralité, de leur formation, de leur service militaire et de leurs antécédents judiciaires afin de s’assurer de l’exactitude des informations pertinentes pour le poste.
• Les candidatures incomplètes ne seront pas prises en compte.
• Les renseignements personnels fournis dans votre candidature pourront être partagés au sein de la FAO et avec d’autres entreprises agissant pour son compte afin de fournir des services d’aide à l’emploi, tels que la présélection des candidatures, les tests d’évaluation, les vérifications d’antécédents et autres services connexes. Votre consentement vous sera demandé avant le dépôt de votre candidature. Vous pouvez le retirer à tout moment en retirant votre candidature ; dans ce cas, la FAO ne pourra plus l’examiner.
• Seules les candidatures reçues par le biais du portail de recrutement seront prises en considération. - Votre candidature sera examinée en fonction des informations fournies dans votre profil en ligne.
• Nous encourageons les candidats à soumettre leur candidature bien avant la date limite.
