Mercy Corps est une organisation internationale de premier plan, animée par la conviction qu’un monde meilleur est possible. En cas de catastrophe ou de crise, dans plus de 40 pays à travers le monde, nous agissons en partenariat pour mettre en œuvre des solutions audacieuses, aidant ainsi les populations à surmonter l’adversité et à bâtir des communautés plus fortes. Aujourd’hui et pour l’avenir.
Résumé du département
Le département des finances de Mercy Corps est responsable de toutes les fonctions financières au Nigéria, notamment la comptabilité, les paiements et les opérations bancaires, la paie, le budget, les rapports financiers, ainsi que la gestion et le respect des obligations liées aux subventions. Il veille au respect des réglementations des bailleurs de fonds et des politiques et procédures internes de Mercy Corps. En appui au département des programmes, il fournit des rapports réguliers et une assistance au directeur pays et à l’équipe des programmes afin d’assurer une utilisation efficiente et efficace des ressources financières.
Résumé général du poste
Travaillant au sein du département des finances, sous la direction du directeur adjoint des finances et de la conformité, le responsable adjoint des finances et de la conformité appuiera le bureau de pays dans la production de rapports financiers, l’examen et l’analyse des registres, des rapports, des états financiers et des pratiques de gestion afin de garantir la mise en place de contrôles internes adéquats pour atténuer les risques, conformément aux lois, aux règlements, aux exigences des donateurs et aux politiques et procédures de Mercy Corps.
Le/La responsable adjoint(e) des finances et de la conformité est chargé(e) de la gestion des aspects programmatiques, financiers et opérationnels des sous-subventions octroyées dans le cadre de tous les programmes du bureau de Mercy Corps à Maiduguri. Travaillant avec un réseau de partenaires locaux et internationaux de plus en plus vaste et diversifié, à tous les niveaux des secteurs public, privé et de la société civile, il est nécessaire de renforcer le soutien programmatique et financier apporté aux partenaires afin de favoriser une croissance et un développement plus robustes des sous-bénéficiaires. Le respect des réglementations des bailleurs de fonds et des politiques et procédures internes de Mercy Corps est un élément essentiel du processus de renforcement des capacités et indispensable pour permettre aux sous-bénéficiaires de développer des systèmes solides qui contribueront à la mise en œuvre des interventions programmatiques.
Responsabilités essentielles du poste
GESTION DES FINANCES ET DE LA COMPTABILITÉ
- Effectuer des analyses financières des demandes d’achat, des bons de commande et des demandes de paiement afin de garantir leur conformité aux politiques et procédures de MC et aux exigences des donateurs.
- Effectuer des audits de conformité des processus, notamment en matière d’approvisionnement, de logistique, de gestion des stocks, de RH et d’administration, et coordonner avec les services concernés les corrections et améliorations nécessaires.
- Fournir des conseils, des formations et des consultations sur la conformité aux politiques et procédures de MC ainsi qu’aux exigences de conformité des donateurs.
- Veillez à ce que les dossiers de subvention soient tenus à jour et conformes aux exigences minimales du programme de Mercy Corps.
Comptabilité
- Apporter un soutien au directeur des finances et de la conformité dans la préparation des rapports mensuels et annuels requis par le siège social, des rapports trimestriels de rapprochement du bilan, des rapports de fin d’exercice, des rapports sur les déductions légales et des autres rapports sur les avantages imposables.
- Aider à la saisie des transactions dans le système comptable et vérifier les corrections nécessaires.
- Préparer les affectations de feuilles de temps pour tout le personnel international et national, puis les examiner et les enregistrer dans le système comptable.
- Préparer/examiner les écritures de reclassement nécessaires et les ajustements des autres comptes ;
DÉVELOPPEMENT ET RAPPORTS DE PROGRAMME
- Préparer et mettre à jour les rapports mensuels de dépenses des subventions (Budget vs Réalisé, BvA) pour le bureau de pays, y compris les projections administratives et opérationnelles ; collaborer avec les responsables de programme pour garantir la mise à jour des projections ; et, avec les responsables et les membres du personnel concernés, examiner les BvA et les projections afin de s’assurer que la mise en œuvre du programme est réalisée dans les délais, conformément aux objectifs et au budget.
- Participer à la préparation des rapports financiers, y compris les prévisions budgétaires des programmes assignés.
SUBVENTIONS ET CONFORMITÉ
- Assurer la tenue d’un système de classement pour les sous-subventions et les documents connexes, conformément aux politiques et règlements de Mercy Corps.
- Mener le processus d’évaluation préalable à l’attribution ainsi que les processus de contractualisation et de clôture ; s’assurer que toutes les étapes sont correctement documentées conformément aux exigences minimales du programme de Mercy Corps.
- S’assurer que les paiements aux sous-bénéficiaires sont effectués à temps et que les rapports financiers des sous-bénéficiaires sont correctement rapprochés.
- Examiner les rapports financiers des sous-bénéficiaires, gérer et participer aux audits de leurs sites, et assurer le suivi des questions de conformité des sous-bénéficiaires. Veiller à ce que les informations relatives aux sous-bénéficiaires soient saisies et mises à jour régulièrement dans le système comptable.
- Fournir aux sous-bénéficiaires, en fonction de leurs demandes, des formations, des conseils en matière de conformité et des consultations.
- S’assurer que les sous-contrats sont exécutés conformément à l’accord de subvention principal et à la réglementation applicable, en se tenant informé des évolutions de l’environnement réglementaire relatives à la conformité des donateurs et des subventions ; mettre à jour les procédures si nécessaire.
- Responsable de la clôture financière des sous-contrats, notamment en veillant à ce que toutes les exigences de l’accord de sous-contrat aient été respectées et que les fonds de sous-contrat aient été correctement réglés.
Stratégie et vision
- Identifier les opportunités d’actions novatrices et créer un environnement où les points de vue alternatifs sont les bienvenus.
- Définir l’orientation en priorisant et en organisant les actions et les ressources pour atteindre les objectifs et contribuer à l’élaboration de la stratégie nationale.
- Développer et organiser des activités visant à obtenir des ressources pour les programmes et à convaincre les parties prenantes d’apporter leur soutien.
- Créer et maintenir des systèmes garantissant une utilisation efficace et transparente des ressources financières pour des rapports opportuns et informatifs, conformément aux politiques et procédures des donateurs et de Mercy Corps.
Gestion d’équipe
- Créer et maintenir un environnement de travail fondé sur le respect mutuel, où les membres de l’équipe s’efforcent d’atteindre l’excellence.
- Favoriser la responsabilisation, communiquer les attentes et fournir une rétroaction constructive par le biais d’évaluations de rendement régulières.
- Fournir aux membres de l’équipe (nouveaux et anciens) les informations, les outils et autres ressources nécessaires pour améliorer leurs performances et atteindre leurs objectifs.
- Assurer la continuité et le soutien du directeur financier et de la conformité
- Contribuer aux efforts de renforcement de l’équipe nationale, aider les membres de l’équipe à identifier les options de résolution de problèmes et assurer l’intégration de tous les membres de l’équipe dans les processus décisionnels pertinents.
Sécurité
- Veiller au respect des procédures et politiques de sécurité définies par les autorités nationales.
- Veillez de manière proactive à ce que les membres de l’équipe travaillent dans un environnement sécurisé et connaissent les politiques en vigueur.
Apprentissage organisationnel
- Dans le cadre de notre engagement envers l’apprentissage organisationnel et afin de soutenir notre conviction que les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés qu’elles servent, nous attendons de tous les membres de l’équipe qu’ils consacrent 5 % de leur temps à des activités d’apprentissage qui profitent à Mercy Corps ainsi qu’à eux-mêmes.
Responsabilité envers les bénéficiaires
- Les membres de l’équipe de Mercy Corps sont tenus de soutenir tous les efforts visant à garantir la redevabilité, en particulier envers nos bénéficiaires et selon les normes internationales régissant l’aide humanitaire et le développement internationaux, tout en impliquant activement les communautés bénéficiaires en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets sur le terrain.
Connaissances et expérience
- Cinq (5) ans d’expérience en finance, y compris en matière de budgétisation et de gestion des subventions.
- Au moins quatre (4) ans d’expérience en gestion financière de haut niveau au sein d’ONG internationales.
- Un diplôme universitaire en finance, en comptabilité ou en gestion d’entreprise connexe est requis.
- Des qualifications de troisième cycle avancées et l’appartenance à un organisme professionnel constitueront un atout supplémentaire.
- Solide expérience en matière de conformité et de coordination avec les opérations, les départements de programmes et les partenaires.
- Bonne compréhension de la comptabilité et expérience avérée dans la gestion des systèmes financiers, de la paie et des comptes du bilan.
- Expérience en analyse et reporting financiers au sein d’organisations à but non lucratif.
- Expérience en matière d’élaboration de budgets pour diverses propositions de donateurs.
- L’expérience en matière de direction d’audits internes et externes constitue un atout majeur.
- Expérience en matière de formation et de renforcement des capacités du personnel.
- Des compétences informatiques avancées dans les programmes MS Office sont requises, en particulier Excel ;
- Une excellente maîtrise de l’anglais écrit et oral est indispensable. La maîtrise du haoussa et de toute autre langue nigériane sera un atout.
Responsabilités de supervision : Assistant(e) financier(ère)
Responsabilité
Relève directement du directeur adjoint des finances et de la conformité, Abuja
En contact direct avec : le directeur de programme, l’équipe des opérations et l’équipe des ressources humaines.
Facteurs de succès
Il est indispensable de pouvoir interagir efficacement avec le personnel international et national. Une capacité avérée à gérer plusieurs tâches simultanément, à respecter les délais et à traiter l’information pour soutenir l’évolution des activités du programme est nécessaire. Un haut niveau de professionnalisme en matière de finances et d’éthique des achats, ainsi que la volonté et la capacité de faire respecter les politiques et procédures de Mercy Corps et des bailleurs de fonds, sont essentiels. La capacité à analyser des données financières et à les présenter dans des rapports financiers pertinents est essentielle. Le/la responsable adjoint(e) des finances et des sous-contrats doit être disposé(e) à se déplacer dans tous les bureaux de terrain et sites de projet de Mercy Corps pour des missions de courte et de longue durée.
Plus précisément, la personne retenue devra être disposée à se déplacer sur le terrain en fonction des besoins du programme Mercy Corps. Cela impliquera parfois de séjourner et de travailler dans des environnements stressants, avec des conditions de vie très rudimentaires, dans le strict respect des protocoles de sécurité et parfois de travailler de longues heures à des horaires irréguliers. Les membres de l’équipe Mercy Corps représentent l’organisation pendant et en dehors de leurs heures de travail.
Les membres de l’équipe sont tenus d’adopter un comportement professionnel et de respecter en tout temps et dans tous les lieux du pays les lois, les coutumes locales ainsi que les politiques, les procédures et les valeurs de MC.
Conditions de vie / Conditions environnementales
Ce poste est basé à Maiduguri, au Nigéria, et implique jusqu’à 40 % de déplacements pour soutenir les programmes nationaux. Ces déplacements peuvent inclure des missions dans des zones instables où la liberté de circulation est restreinte et les infrastructures limitées. Le logement est individuel et le personnel bénéficie d’un accès à des services médicaux de qualité et de conditions de vie confortables.
Formation continue
Convaincus que les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés que nous servons, nous encourageons tous les membres de l’équipe à consacrer 5 % de leur temps à des activités d’apprentissage favorisant leur développement personnel et/ou professionnel.
Efficacité et performance de l’équipe
La réalisation de notre mission repose avant tout sur la manière dont nous constituons notre équipe et collaborons. En réunissant des personnes aux expériences, parcours et perspectives variés, nous renforçons notre capacité à relever des défis complexes et à stimuler l’innovation. Nous cultivons une culture de confiance et de respect, où chaque membre de l’équipe est valorisé pour sa contribution, encouragé à développer pleinement son potentiel et motivé à donner le meilleur de lui-même.
Nous reconnaissons que la construction d’une équipe forte et efficace est un processus continu, et nous restons déterminés à apprendre, à nous améliorer et à progresser ensemble.
Égalité des chances en matière d’emploi
Mercy Corps est un employeur qui prône l’égalité des chances et ne tolère aucune discrimination. Nous recherchons activement la diversité des parcours, des perspectives et des compétences afin de renforcer notre action collective et d’avoir un impact mondial durable.
Nous nous engageons à offrir un environnement respectueux et sécurisant où l’égalité des chances en matière d’emploi est garantie à tous. Nous ne pratiquons ni ne tolérons aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, l’identité de genre, l’expression de genre, la religion, l’âge, l’orientation sexuelle, l’origine nationale ou ethnique, le handicap (y compris le statut VIH/SIDA), la situation matrimoniale, le statut d’ancien combattant ou toute autre caractéristique protégée par la loi sur les lieux de travail.
Protection et éthique
Mercy Corps s’engage à ce que toutes les personnes avec lesquelles nous entrons en contact dans le cadre de notre travail, qu’il s’agisse de membres de l’équipe, de membres de la communauté, de participants aux programmes ou autres, soient traitées avec respect et dignité. Nous adhérons aux principes fondamentaux relatifs à la prévention de l’exploitation et des abus sexuels énoncés par le Secrétaire général des Nations Unies et le Comité permanent interorganisations (IASC) et avons adhéré au Système interorganisations de signalement des inconduites . Nous ne tolérerons aucune forme de maltraitance, d’exploitation sexuelle, d’abus ou de harcèlement envers les enfants, commis par ou à l’encontre des membres de notre équipe. Dans le cadre de notre engagement en faveur d’un environnement de travail sûr et inclusif, les membres de l’équipe sont tenus d’adopter un comportement professionnel, de respecter les lois et coutumes locales et de se conformer en toutes circonstances au Code de conduite et aux valeurs de Mercy Corps. Les membres de l’équipe sont tenus de suivre une formation en ligne obligatoire sur le Code de conduite lors de leur embauche et chaque année.
En tant que candidat, si vous êtes témoin ou victime de toute forme d’inconduite sexuelle au cours du processus de recrutement, veuillez le signaler à la ligne d’assistance téléphonique en matière d’intégrité de Mercy Corps ( [email protected] ).
