Fondée en 1951, l’OIM est une organisation apparentée aux Nations Unies et, en tant que principale agence onusienne dans le domaine des migrations, elle travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM s’engage à promouvoir des migrations humaines et ordonnées, bénéfiques à tous. Elle y parvient en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.
L’OIM s’attache à créer un environnement de travail où tous ses employés peuvent s’épanouir professionnellement, tout en œuvrant à exploiter pleinement le potentiel des migrations. Pour en savoir plus sur la culture d’entreprise de l’OIM, consultez la page Culture d’entreprise de l’OIM | Organisation internationale pour les migrations
Il s’agit d’une procédure de recrutement accélérée, ouverte uniquement aux candidatures internes et assimilées .
POSTE : Responsable des ressources humaines (P) – Recrutement accéléré
Contexte et portée organisationnels
Sous la supervision générale du chef de mission (CoM) et la supervision directe du chef de la gestion des ressources (HoRM), et en étroite collaboration avec le bureau régional de Dakar, les unités de gestion des ressources humaines (GRH) du siège (HQ) et le centre mondial de services partagés (GSSC) à Manille, le responsable des ressources humaines sera chargé de gérer les fonctions des ressources humaines du CO.
Responsabilités
Gestion d’unité
1. En coordination avec le/la responsable régional(e) de la gestion des ressources humaines (RMO/SRMO/chef(fe) de la gestion des ressources humaines), superviser la fonction de gestion des ressources humaines, y compris ses sous-bureaux, conformément aux politiques, procédures et pratiques de l’Organisation. Conseiller le/la responsable régional(e) de la gestion des ressources humaines (RMO/SRMO/chef(fe) de la gestion des ressources humaines) et le/la chef(fe) du bureau de pays (COM/chef(fe) de bureau de pays) sur l’interprétation et l’application des politiques, règles et réglementations en matière de ressources humaines, ainsi que des normes et techniques, en tenant compte des activités du bureau de pays.
2. Superviser et contrôler le travail du personnel RH dans l’exécution de toutes les transactions administratives relatives aux ressources humaines, y compris la préparation des contrats et des actions relatives au personnel, la mise à jour de WAVE HR ainsi que le traitement des contrats.
3. Veiller à ce que les dossiers du personnel et les registres de présence du personnel international et national, ainsi que les systèmes de suivi des ressources humaines du bureau de pays, soient bien tenus et régulièrement mis à jour. Faciliter la maintenance et la mise à jour de la base de données RH/formation du bureau de pays.
4. Assurer la liaison avec les partenaires externes de l’OIM ainsi qu’avec les autres bureaux de pays de l’OIM, selon les besoins. Servir de point focal pour les sociétés de recrutement externes en matière de recrutement et de déploiement de personnel non OIM pour les interventions dans les zones d’urgence. Examiner et traiter toute la documentation administrative relative aux ressources humaines reçue des sociétés de recrutement externes.
Administration des RH WAVE
5. Assurer la maintenance et la mise à jour du module RH WAVE du bureau de pays. En coordination avec le Service de conseil en ressources humaines (SCRH) du GSSC et le bureau régional, coordonner et mettre en œuvre les nouvelles grilles salariales. Superviser et garantir la bonne administration du module de gestion organisationnelle RH WAVE.
6. Tenir à jour correctement les dossiers du personnel et les registres de présence du personnel national, conformément aux normes de l’organisation.
7. Superviser l’établissement de la paie mensuelle du personnel national et en garantir l’exactitude et le versement dans les délais. S’assurer que sa validation et sa vérification ont été effectuées avant son traitement et que les ajustements de prévision nécessaires ont été réalisés exclusivement par l’intermédiaire de WAVE HR.
Politique et conseil RH
8. Aider au déploiement et à la mise en œuvre des nouvelles politiques, instructions et procédures au sein du CO.
9. Proposer des procédures administratives appropriées et efficaces en matière de gestion des ressources humaines, tenant compte des besoins du commandant. Signaler les problèmes sensibles au supérieur hiérarchique.
10. Mettre en œuvre les politiques et procédures relatives au personnel national. Veiller à ce que les processus et actions RH du bureau de pays (notamment la sélection, le recrutement, la fidélisation, le perfectionnement professionnel et la formation, les cessations de service et les obligations de fin de contrat) restent conformes aux politiques et procédures en vigueur.
11. Superviser la situation contractuelle et l’administration des droits du personnel local (y compris, entre autres, l’assurance maladie et l’inclusion dans le régime de rémunération (RC), les augmentations d’échelon, les allocations familiales, etc.) ainsi que les demandes de promotion, de recrutement, de départ, etc.
12. En coordination avec le responsable de la gestion des ressources humaines (RMO/SRMO/chef de la gestion des ressources), conseiller les chefs de projet sur les questions de dotation en personnel et autres problématiques liées au personnel, notamment les congés (planification et gestion) et les heures supplémentaires. Veiller à la mise à jour régulière de l’organigramme, des tableaux de dotation et des listes de contacts du bureau de pays.
13. Assurer la liaison avec le QG, le GSSC et l’unité financière du CO sur les questions relatives aux avantages, droits et privilèges du personnel international, y compris la fourniture de ces avantages et droits sur le terrain tels que la prime de danger, l’assurance maladie/le régime de services médicaux (HI/MSP), la bourse d’études, le congé dans le pays d’origine, la subvention au loyer, etc., et l’administration des voyages de repos et de récupération.
14. En coordination avec le Bureau des affaires juridiques (LEG) et le HRAS selon les besoins, apporter un soutien dans la gestion des actions administratives et dans le traitement des griefs et la résolution des questions disciplinaires.
15. Superviser l’administration et le renouvellement en temps opportun des visas et des permis de séjour du personnel international et, en collaboration avec l’unité de sécurité, des autorisations de sécurité du personnel et du processus d’information sur les demandes de voyage (TRIPS).
16. Participer aux réunions externes lorsque cela est nécessaire et en informer la direction du CO.
Gestion des talents
17. Fournir des conseils sur les questions de personnel et superviser l’élaboration des tableaux d’effectifs des projets, y compris les postes vacants et le recours à du personnel temporaire pour répondre à des besoins de travail exceptionnels. En concertation avec les responsables hiérarchiques, suivre et évaluer les besoins en personnel et assurer une planification efficace des effectifs.
18. Conseiller et soutenir les responsables hiérarchiques dans les processus de recrutement du personnel recruté localement et soutenir les recrutements de personnel international, selon les besoins.
19. Veiller au respect du système d’évaluation du personnel (SEP) au sein du bureau de pays et promouvoir la réalisation du processus de gestion du rendement dans les délais impartis. Apporter un soutien à l’ensemble du personnel du bureau de pays sur les questions opérationnelles. Faciliter les échanges relatifs à la gestion du rendement entre le personnel et les superviseurs, au besoin.
20. Coordonner la planification et l’organisation du développement et de la formation du personnel du bureau de pays, en étroite collaboration avec la Direction des ressources humaines/Développement et formation du personnel (DRH/DFP). Collaborer avec les responsables hiérarchiques pour définir les priorités et les plans de développement et de formation du personnel. Dispenser des formations d’accueil et autres types de formations au personnel. Examiner et proposer des améliorations aux pratiques d’accueil du bureau de pays afin de garantir que les nouvelles recrues soient suffisamment informées, notamment grâce à un dossier d’accueil actualisé, et prêtes à prendre leurs fonctions dans les meilleurs délais.
21. Examiner et évaluer les besoins de formation et de perfectionnement du personnel du CO et suggérer des pistes d’amélioration possibles.
Suivi et rapports
22. Assister le responsable de la gestion des ressources (RMO/SRMO/chef de la gestion des ressources) dans la préparation des rapports administratifs pouvant être requis, en coordination avec les chefs d’unités/de programmes, le cas échéant. Superviser la préparation des rapports relatifs à l’administration du personnel international et national du bureau de pays, le cas échéant.
23. Contribuer au suivi de la mise en œuvre des contrôles internes visant à prévenir la fraude et la mauvaise gestion ; examiner les contrôles internes en place dans le domaine de l’administration des ressources humaines et suggérer des améliorations procédurales.
24. Examiner les recommandations d’audit sur les questions RH et, en coordination avec le RMO/SRMO/responsable de la gestion des ressources, les mettre en œuvre au sein de la fonction RH.
25. Préparer des rapports spéciaux et participer à des projets RH spéciaux et/ou les diriger en coordination avec le GSSC et/ou la GRH.
26. Accomplir toutes autres tâches qui pourraient vous être confiées.
Qualifications
Qualifications et expérience requises
Éducation
- Maîtrise en ressources humaines, administration des affaires, psychologie industrielle et organisationnelle, sciences sociales ou dans un domaine connexe, obtenue auprès d’un établissement d’enseignement supérieur agréé, et cinq années d’expérience professionnelle pertinente ; ou
- Diplôme universitaire dans les domaines susmentionnés et sept années d’expérience professionnelle pertinente.
Les universités accréditées sont celles qui figurent dans la base de données mondiale de l’UNESCO sur l’enseignement supérieur.
Expérience
- Expérience professionnelle en administration et dans tous les aspects des RH, acquisition de talents, gestion des talents, administration des contrats et des droits du personnel, interprétation et mise en œuvre des règles et règlements du personnel et élaboration de directives RH ;
- Une expérience professionnelle antérieure au sein d’une organisation internationale est un atout ;
- Une expérience professionnelle antérieure en Afrique et/ou dans les pays en développement constitue un atout ; et,
- La connaissance du système commun des Nations Unies ou de systèmes similaires est un atout.
Compétences
- Capacité à rédiger des rapports clairs et concis ; et,
- Un niveau élevé de compétences informatiques est requis ; une bonne connaissance de la suite MS Office et de SAP est essentielle.
Langues
Tous les membres du personnel de l’OIM, toutes catégories confondues, doivent maîtriser l’une des langues officielles de l’OIM (anglais, français, espagnol).
Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais et du français (oral et écrit) est requise.
La connaissance pratique d’une autre langue officielle de l’ONU (arabe, chinois, russe et espagnol) est un atout.
Les compétences linguistiques requises seront spécifiquement évaluées au cours du processus de sélection, qui peut comprendre des évaluations écrites et/ou orales.
