Adventist Development and Relief Agency (ADRA) est une organisation humanitaire mondiale dont la devise est Justice, Compassion et Amour. Sa mission est de travailler avec les gens pauvres et en détresse pour créer un changement positif et juste à travers le renforcement de partenariat et une action responsable. ADRA intervient principalement dans l’éducation, la santé, les moyens de subsistance durables et la gestion des urgences.
ADRA recrute (03) HR/Administrator Assistant
RESUMÉ DU POSTE
Sous la supervision directe du de chef de sous bureau et en lien technique avec le HR Coordinator et Adminsitror Officer, le rôle principal de l’HR/Administrator Assistant est de fournir un soutien nécessaire sur la gestion des ressources humaines et sur le plan administratif en général de bureau incluant l’appui nécessaire aux différents départements du projet. Il/elle travaillera très étroitement avec l’équipe de la logistique, procurement et la finance.
Le soutien administratif& HR fourni dans son rôle au sein de l’équipe devra assurer un bon environnement de travail efficace, productif et sûr pour le bien – être du personnel, les visiteurs, les prestataires de services, les fournisseurs, ainsi que les partenaires du projet.
RESPONSABILITÉS
HR/Admin Assistant supervisera et participera aux tâches suivantes :
3.1. Ressources Humaines & Administration
- Tenue à jour et complet de tous les dossiers du personnel de la zone
- Vérifier régulièrement et systématiquement les documents à mettre dans le dossier de chaque employé
- Rappeler aux employés concernés les documents manquants et les documents qu’il faut mettre à jour.
- Réception et organisation de tous les documents relatifs aux ressources humaines
- Recevoir tous les documents déposés par le personnel
- Vérifier que les documents sont complets, correctement remplis et dans le cas échéant disposent des justifications nécessaires
- Organiser les documents reçus afin de préparer leur traitement et renvoi à la coordination.
- Traitement informatique et manuel de différentes données RH
- Saisir toutes les demandes de congés, autorisations d’absence et confirmations de retour
- Saisir toutes les demandes d’emploi dans la base de données spécifique
- Tenir à jour le Registre de l’Employeur
- Vérifier des fiches de présence mensuelles
- Afficher les notes internes concernant relatives aux ressources humaines.
- Classement de tous les documents
- Classer tous les documents reçus et traités dans les classeurs correspondants
- Classer les documents personnels des employés dans les dossiers du personnel
- Archiver régulièrement les documents qui ne sont plus d’actualité
- Assurer que le système de classement est logique et facile à utiliser.
- Participation au processus de recrutement
- Participation à la rédaction et affichage des offres d’emploi
- Réception et triage des dossiers de candidature
- Convocation par téléphone des candidatures
- Surveillance des candidatures pendant le test et prise de note des interviews.
- Participation à l’évaluation du personnel
- Rappeler les manager/Superviseur de faire les évaluations en temps (évaluation de la période d’essai, mi-parcours et annuelle)
- Participer activement en cas de sous performance du personnel en proposant le plan d’amélioration individuelle.
3.2. Administration
- Support administratif général :
- Apporter de manière professionnelle un soutien administratif en général au bureau terrain (soit Kamonia, Kamuesha, Tshikapa/Kanzala),
- Gérer les courriers de services (entrant et sortant) en accusant réception et les rediriger vers les départements intéressés ; et soutenir le classement, la saisie des données et la rédaction des correspondances suivant les instructions données, (maintenir à jour le classement des documents et les archives)
- Assister à la bonne gestion des services du bureau (service de gardiennage et de ménagerie, cuisinière, gestion système de l’électricité/ de l’eau, système des heures de service etc.)
- Assurer une relation continue avec les services de l’administration publique de la zone.
- Gestion logistique :
- Prendre les dispositions avec le service logistique pour les voyages de terrain (titres de voyage, ordre de mission, pick up aéroport), et pour les réunions internes (invitations, réservation de salles de conférence, repas, fournitures, liste de présences, etc.) en assurant le suivi d’exécution des bons de commandes avec les fournisseurs sélectionnés ;
- Procéder aux différentes réservations (booking) des hôtels pour les différents visiteurs au niveau de la zone
- Assurer le suivi avec la logistique des travaux exécutés par les prestataires des travaux de maintenance du bureau, l’approvisionnement permanent en eau potable et d’usage commun, ainsi que l’ordre du bureau ;
- Suivre la consommation de l’eau aux bureaux et alerter en cas de diminution du stock en vue du réapprovisionnement à temps ;
- Assurer la disponibilité et la gestion des stocks des consommables du bureau
- Faire des demandes de besoin (réquisition) dans le cadre des activités rentrant dans les termes de l’Administration.
- Gestion administrative et financière :
- Gérer efficacement au niveau de la zone le tableau de bord de suivi des différents contrats de bail et de services (nettoyage et entretien bureaux, gardiennage, ….), prévenir leurs dates d’expiration et préparer leur renouvèlement
- Préparer les déclarations de l’IRL, les faire signer et les déposer auprès de l’administration fiscale provinciale pour les notes de perception à présenter au service des finances pour le paiement. Et une fois payées, les faire apurer et ensuite, classer les éléments dans le dossier y afférent ;
- Coordonner avec le service des finances la soumission des déclarations trimestrielles des sommes versées aux tiers du bureau ;
- Suivre de soins médicaux du personnel de la zone,
- Effectuer toute autre tâche assignée par la hiérarchie.
Profil recherché :
EXPÉRIENCES MINIMALE, COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES :
- Diplôme minimum de Licence (BAC+3) en Sciences de Gestion et de l’Administration, Ressources humaines ou Droit ou une science similaire
- Minimum 1 ans d’expérience en gestion administrative, préférable dans les ONG internationales
- Compréhension approfondie des procédures HR de gestion du bureau,
- Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles ; capacité à respecter la confidentialité et à fournir et recevoir des retours constructifs
- Connaissances informatiques avec des compétences préférables dans Microsoft Word, Excel, Outlook et PowerPoint
- Excellente compétence en analyse et résolution de problèmes ;
- Capacité à maintenir un haut niveau d’exactitude et de confidentialité concernant les dossiers de l’organisation
- Capacité à fonctionner de manière autonome ; axé sur les résultats ; soucieux des détails
- Solides compétences organisationnelles et analytiques, bonne attention aux détails
- Compétences très organisées et efficaces en matière de gestion du temps et des tâches
- Flexible, honnête et digne de confiance avec une solide éthique de travail
- Doit être proactif, efficace et assidu dans le travail
- Avoir une attitude professionnelle positive et à l’intérieur et même à l’extérieur de son lieu de travail afin de valoriser la mission, la vision et les valeurs du programme
- Excellente capacité en français et bon niveau d’anglais (parlé et écrit).
QUALITÉS ET COMPETENCES
- Méthodique
- Leadership et capacité de management
- Sens d’organisation et de responsabilité
- Rigoureux
- Esprit d’équipe et d’initiative
- Capacité à gérer une équipe
- Proactif et Challenger
- Capable de travailler avec un minimum de supervision et avec des deadlines stricts.
COMMENT POSTULER ?
Le dossier doit contenir :
- Lettre de motivation adressée au Responsable des Ressources Humaines
- Curriculum Vitae
- Copies des diplômes et attestations des formations et études
- Copies des certificats de travail
- Copie des pièces d’identité et carte ONEM pour le chômeur.
Les candidats intéressés et qualifiés doivent soumettre leur dossier à l’une des adresses suivantes :
- Au Bureau d’ADRA/Tshikapa : Quartier Kamalenga, Blv Lumumba (Réf à 200m du parquet de Tshikapa)
- Au Bureau d’ADRA/Kamonia
- Au Bureau d’ADRA/Kamuesha.
Tous les candidats DOIVENT indiquer sur l’enveloppe de leur dossier le numéro de l’avis de vacance pour lequel ils soumettent leur candidature.
Ex. HR/Administrator Assistant/11/RH/07-25.
