L’International Rescue Committee (IRC) intervient face aux pires crises humanitaires au monde, en aidant à rétablir la santé, la sécurité, l’éducation, le bien-être économique et l’électricité des personnes dévastées par les conflits et les catastrophes.
Fondé en 1933 à l’appel d’Albert Einstein, l’IRC est l’une des plus grandes organisations non gouvernementales humanitaires (ONGI) internationales au monde, à l’œuvre dans plus de 40 pays et 29 villes américaines pour aider les gens à survivre, à reprendre le contrôle de leur avenir et à renforcer leurs communautés.
Une force pour l’humanité, les employés d’IRC ont un impact durable en restaurant la sécurité, la dignité et l’espoir pour des millions de personnes. Si vous êtes un acteur du changement passionné et motivé par les solutions, rejoignez-nous pour avoir un impact positif sur la vie de millions de personnes dans le monde entier pour un avenir meilleur.
Poste 1: Gestionnaire, Chaîne d’approvisionnement – NIGER
Sous la supervision directe du Coordinateur Supply Chain, le ou la Supply Chain Manager aura pour tâches :
Généralités :
- Encadrement, gestion, de l’équipe de la chaine d’approvisionnement (Officier Procurement, Warehouse/Asset et Fleet
- Organiser, structurer et former le personnel sous sa responsabilité ainsi qu’à l’évaluation continue des performances de chaque membre de l’équipe.
- S’assurer que la séparation des tâches préconisée par IRC est respectée.
- S’assurer de la mise en place des Procédures Standards Opérationnelles et les faire respecter.
- Faire des One to One régulier avec les supervisés du Procurement Manager adjoint, Warehouse/asset Officer et Fleet Officer.
Activités de la chaîne d’approvisionnement :
Il /elle devra :
- Se familiariser avec les Procédures Standards Opérationnelles de la chaîne d’approvisionnement de IRC et de se conformer aux règles et procédures y énoncées
- Veiller à ce que tous les approvisionnements soient conformes aux procédures et règles de IRC.
- S’assurer que les performances de l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement soient satisfaisantes et contribuent efficacement à la mise en œuvre du programme dans son ensemble avec un accent particulier sur l’impartialité, l’intégrité, la célérité et la qualité.
- Produire et soumettre à temps différents rapports requis en y mettant les soins et la qualité.
- Conduire l’analyse des données du Power BI sur une base mensuelle.
- S’assurer que la situation hebdomadaire des achats est partagée chaque vendredi par le procurement officer et des attentes vis-à-vis des programmes
- Faire l’évaluation à mi-parcours et annuelle des staffs sous sa supervision
Les achats de biens et services :
- Veiller à ce que les achats de biens et services soient effectués conformément aux procédures de l’IRC, en veillant à la qualité et au juste prix du marché.
- Accompagner l’équipe a la mise en place des contrats cadres en collaboration avec la Manager Passation de marche en respectant les procédures IRC en vigueur.
- S’assurer de la mise en place des Item Forecast et les Master Procurement Plans.
- S’assurer que les dossiers de paiements des fournisseurs soient soumis à la finance dans les délais et faire le suivi avec la finance.
Mouvements et transport :
- TransportS’assurer de la bonne gestion et à la sécurité des engins (Véhicules, motos et générateurs)
- S’assurer à ce que les services de transport soient rentables et fiables.
- S’assurer à la bonne gestion de la consommation de carburant
- Faire un contrôle inopiné sur la consommation du carburant et autres pièces liées aux véhicules
- Produire un rapport mensuel de justification de carburant
- Produire un rapport mensuel de maintenance et de réparation des véhicules, motos et générateurs.
- S’assurer à ce que tous les documents administratifs des véhicules soient à jour.
- S’assurer que les véhicules de location respectent les exigences de la qualité.
- S’assurer à ce que tout véhicule loué fasse l’objet d’une inspection technique avant son utilisation par l’IRC
- Veiller à ce que les entreprises de location fournissent des documents attestant qu’elles sont les propriétaires des véhicules mis à disposition
- Veiller à ce que le Fleet Officer fasse une affectation équitable pour une utilisation rationnelle des véhicules
- Suivre scrupuleusement la consommation du carburant, la qualité, la fiabilité et la maintenance des véhicules.
- Veiller à ce que les conducteurs et utilisateurs des véhicules respectent des protocoles en matière de transport et de mouvements préconisés par IRC.
- Optimiser les coûts d’entretiens et de réparations du charroi automobile et des générateurs.
Gestion de Stock et équipements :
Assets (Actifs) IRC :
- Mise en œuvre des politiques sur les actifs de l’IRC
- Veiller à la bonne gestion des actifs et des matériels de propriété par le responsible en charge
- Produire un rapport d’analyse mensuel des actifs fonctionnel et non-fonctionnel
- Produire un rapport de fin d’année fiscale
- Veiller à ce qu’un rapport de fin de subvention soit produit automatiquement à la fin de chaque Grant
- Faire un contrôle inopiné sur les actifs chaque mois
- Veiller à ce que la Maintenance et suivi des mouvements des actifs soient faits régulièrement. Produire la liste des actifs hors-service et superviser le processus de cession des équipements et propriétés de l’IRC Stock
- Veiller à la bonne tenue de l’inventaire du stock.
- S’assurer de la mise à jour quotidienne des bin cards, les fiches de stock et registre de stock au moment des sorties et des entrées des matériels est faite par le/la gestionnaire.
- Faire des contrôles inopinés Warehouse une fois dans le mois
- S’assurer qu’un inventaire est fait à la fin de chaque subvention.
- S’assurer de la mise à jour des documents de suivi tels que : La liste des personnes autorisées à signer la sortie des matériels en stock
La liste des personnes autorisées à participer à la réception du matériel programme
Le personnel SC autorisé à réceptionner du matériel qui arrive au magasin.
- S’assurer que le rapport d’inventaire est partagé au programme à deux mois de la fin de chaque subvention.
- Veiller à ce que les procédures et documentation de stockage et déstockage soient scrupuleusement respectées.
- Faire un suivi des équipements avec un accent sur la conformité des procédures et de la documentationVeiller à ce que l’état de stock (Non-stock et stock) soit partage
- Veiller à collecter les plans et preuves de distributions auprès des programmes
- Veiller à ce que l’inventaire tournant soit fait tous les trimestres et soumettre les rapports au Coordinateur de la Chaîne d’Approvisionnement.
- Veiller à ce que le décompte de stock soit fait deux mois avant la fin du Grant.
Gestion Intégrale :
- Faire une extraction des demandes d’achat en ligne et analyser le niveau d’exécution
- Initier des tickets pour des cas de réclamation et soumettre à l’équipe technique
- Faire la demande de création de vendor s’assurer que la documentation est au complet
- Extraire la liste de stock et analyser les différents statuts et identifier les anomalies
- Créer les mouvements des journaux de décompte (Cycle Count, fin subvention et fin d’année fiscale
- Extraire la liste des immobilisations et faire une analyse
- Veiller à ce que la mise à jour de la liste des immobilisations soit faite en ligne (en cas de mouvement de l’asset)Extraire la liste des fournisseurs pour anticiper sur les ATC
- Veiller à ce que tous les documents d’achats soient joints sur le bon de commande avant son approbation.
Divers
Promouvoir un esprit d’équipe au sein de la chaîne d’approvisionnement et concourir à avoir une atmosphère de coopération, de complémentarité, entraide de soutien mutuel pour l’ensemble des départements et secteurs de IRC Cameroun.
Mener à bien toutes les fonctions de façon responsable et d’agir de façon professionnelle en tout temps. Représenter IRC à différents niveaux auprès de partenaires. Sur les questions relatives à la chaîne de l’approvisionnement General S’engage à respecter l’IRC Way (Déontologie IRC). S’engage à s’assurer de la mise en œuvre optimale de ces Politiques dans son cadre de travail. Est disponible pour effectuer toute autre tâche ponctuelle jugée utile par son supérieur direct ou par l’IRC. Produire les rapports des activités programmatiques à la fin du mois.
Autres fonctions
- Assurer que toutes les activités seront mises en place en accord avec les politiques opérationnelles de l’IRC. Autres tâches additionnelles affectées par le superviseur.
- Être de nationalité nigérienne
- Diplôme universitaire, en logistique, gestion, sciences sociales ou toute autre qualification ou expérience équivalentes ;
- Au moins 3 ans d’expérience à un poste de gestionnaire ou d’encadrement similaire
- Solides compétences en gestion, y compris l’élaboration, l’évaluation, la planification, le suivi de budget et d’actifs.
- Avoir une connaissance de l’outil informatique et des logiciels courants Word, Excel, PowerPoint… Aptitude avérée pour gérer, diriger, motiver et former le personnel
- Avoir une excellente qualité relationnelle, capacité à travailler de manière organisée et indépendante. Avoir un degré très élevé de probité et d’intégrité.
- Bonnes compétences organisationnelles, en communication et relations interpersonnelles,
- Bonne disposition et compétences pour la rédaction de rapports.
- Bonne connaissance de la province de l’extrême nord et des langues locales.
- Aptitude démontrée à travailler et à gérer une équipe multi- culturelle
- Expérience de travail avec une ONG internationale humanitaire sera un avantage.
