Le Conseil danois pour les réfugiés (DRC) vient en aide aux réfugiés et aux personnes déplacées à l’intérieur du pays dans le monde entier : nous leur apportons une aide d’urgence, nous luttons pour leurs droits et renforçons leurs chances d’un avenir meilleur. Nous travaillons dans les zones touchées par les conflits, le long des routes de déplacement et dans les pays où les réfugiés s’installent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons de trouver des solutions responsables et durables. Nous œuvrons à une intégration réussie et, dans la mesure du possible, à la réalisation du souhait de rentrer chez soi.
Le Conseil danois pour les réfugiés (DRC) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale comptant plus de 7 000 employés et 8 000 bénévoles. Basé à Copenhague (Danemark) et présent dans une quarantaine de pays, le Danish Refugee Council (DRC) est une organisation de secours à but non lucratif, politiquement indépendante, non gouvernementale et non confessionnelle.
Notre vision est une vie digne pour toutes les personnes déplacées. Tous nos efforts sont basés sur notre boussole de valeurs : l’humanité, le respect, l’indépendance et la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.
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Contexte
La RDC opère en Afrique de l’Ouest depuis 1998 et en Amérique latine et dans les Caraïbes depuis 2011. Le Bureau régional de la RDC pour l’Afrique de l’Ouest, du Nord et l’Amérique latine (WANALA) est basé à Dakar, au Sénégal, et couvre plusieurs pays. Le Fonds Régional pour le Sahel (FRS) est un fonds régional d’ONG humanitaires, hébergé par la RDC, résidant dans l’OR de la RDC pour WANALA, et régi par un Conseil d’administration composé d’ONG (i)ONG de premier plan et du FCDO. Il s’efforce de fournir une protection et une aide humanitaire de haute qualité, d’un bon rapport qualité-prix, fondée sur des principes et dans les points chauds du Sahel pour les personnes les plus vulnérables, en particulier les femmes, les filles, les personnes âgées et les personnes handicapées qui sont parmi les personnes les plus vulnérables touchées par la crise.
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Objet
Travaillant en tant que partie intégrante de l’Unité de gestion du Fonds à Dakar, au Sénégal, la personne soutiendra l’ensemble des fonctions de gestion des subventions, de financement, de conformité et de partenariat du Fonds régional pour le Sahel hébergé par la RDC. Vos principales responsabilités engloberont le soutien à la gestion financière et des subventions au sein de la FRS, l’aide à la préparation et à la soumission en temps opportun de rapports de donateurs de haute qualité, les processus internes et la garantie de la conformité avec tous les processus de subventions et les exigences des donateurs. Pour plus d’informations sur le FRS (Fonds Régional Sahel) et ses fonctions, veuillez consulter notre site web www.sahelregionalfund.org.
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Devoirs et responsabilités
Responsabilités:
Gestion financière des sous-subventions du FRU
- En collaboration avec le Chef des Finances et des Opérations, renforcer les procédures et systèmes existants de gestion financière conformément aux normes de la DRC, au Manuel opérationnel de la FRS et aux exigences des bailleurs de fonds
- Assurer la collecte en temps opportun des rapports financiers des partenaires et leur vérification préliminaire, y compris la rédaction d’un premier retour d’information pour les partenaires
- Soutenir la livraison en temps opportun de rapports financiers et de données de qualité aux donateurs et aux contrôles internes, au besoin.
- Superviser la préparation des audits et la communication avec les sous-lauréats, aider au suivi des audits externes
- Soutenir l’évaluation financière du projet au besoin
- Élaborer et mettre à jour des modèles et des directives pour les rapports financiers des partenaires et soutenir l’élaboration de tableaux de bord internes
- Fournir une formation externe aux partenaires si nécessaire.
Appui financier des coûts de l’UFA RO et des coûts de l’UFF dans les LE.
- Diriger et gérer l’équipe des subventions et des finances du FRS.
- Soutenir les réunions de suivi du budget avec le FRS pour chaque ML impliqué
- Coordonner la collecte des commentaires des diverses parties prenantes pour les mises à jour régulières du budget.
- Superviser la vérification mensuelle des coûts facturés pour les dépenses courantes de l’UFF.
- Soutenir le chef des finances et des opérations dans l’orientation technique et la formation fournies au personnel des subventions et des finances de la FRS.
Processus de demande de subvention des partenaires
- Élaborer et gérer les processus de demande de subvention, y compris les lignes directrices, les modèles de subventions, les échéanciers et les critères d’évaluation liés à la conformité interne et externe et à la gestion des risques.
- Coordonner l’équipe pour s’assurer que les demandes des partenaires sont soumises à temps et répondent aux exigences spécifiques de l’appel de propositions/déclarations d’intérêt.
- Coordonner l’administration des processus de diligence raisonnable et de vérification préalables à l’attribution avec tous les partenaires de la SRF.
- Mener des sections du processus de diligence raisonnable et évaluer la capacité des partenaires en matière de conformité interne et externe et de gestion des risques, sur demande, et coordonner le processus en cours de finalisation
- Diriger la préparation administrative des accords de subventions et de subventions de partenariat nécessaires et de toute modification à ceux-ci.
- Diriger des réunions d’information des partenaires sélectionnés sur des questions liées aux manuels d’opérations de la SRF et aux exigences générales de conformité.
- Soutenir les chefs de FRS dans les LE, le processus d’évaluation des capacités de partenariat, au besoin.
- Administrer le lancement de l’appel de propositions, le processus de sélection des propositions et le processus de co-conception.
Développement de la gestion des subventions
- Soutenir le responsable des finances et des opérations dans le développement et le déploiement du système de gestion des subventions et du processus connexe
- Suggérer des révisions et coordonner la mise à jour régulière du Manuel des opérations du FRS sur la gestion des subventions (si nécessaire) sous supervision et sous réserve de l’approbation finale du Chef des finances et des opérations et du Directeur du Fonds
- Vérification de la conformité avec les conditions de subvention et le manuel d’opérations de la FRS en communication avec les partenaires
- Assurer la mise à jour du registre des risques du FRU et l’information en temps utile sur l’évolution fournie à la direction du FRU.
Partenariats quotidiens, gestion et conformité des subventions et soutien technique administratif
- Diriger le processus de demande de modifications et assurer la conformité concernant les extensions (sans frais), les modifications, les recharges, les réallocations demandées par les bénéficiaires de la SRF.
- Coordonner le téléchargement/la sauvegarde de tous les documents liés aux subventions sur SP et/ou dans le système GMS développé
- Coordonner avec les bénéficiaires de subventions pour suivre les progrès et s’assurer que les fonds sont utilisés conformément aux conditions de la subvention et au manuel des opérations de la FRS.
- Assurer l’organisation des réunions d’examen Subvention-Programme-Partenaire
- Assurer le suivi de la mise en œuvre des points d’action convenus lors de ces réunions et documentés lors de l’examen des rapports et du processus de rétroaction, le cas échéant
- Soutenir la gestion des versements échelonnés en veillant à ce que les demandes de paiement soient soumises en temps opportun, conformément au calendrier des versements dans DYN, et en soutenant le suivi des versements non alloués ou non réglés.
- Soulever les risques liés aux subventions et à la gestion des contrats auprès du Chef des finances et des opérations et du Directeur du Fonds et fournir des contributions au traitement des dossiers.
- Examinez le plan d’approvisionnement des partenaires, le registre des risques, les plans de renforcement des capacités et les plans de dotation pour chaque projet et signalez les écarts au gestionnaire du fonds et au responsable des finances et des opérations.
- Faciliter la communication interdépartementale impliquée dans la supervision des projets de subvention, au besoin.
- Documenter et veiller à ce que les notes pour les dossiers et les dérogations soient remplies de manière adéquate (y compris les formulaires e-CT).
- S’assurer que les produits de communication et de plaidoyer sont conformes aux exigences des donateurs et du FRS.
Lorsque cela est gérable, le responsable des subventions et des finances peut être appelé à s’acquitter d’autres tâches demandées par le chef des finances et des opérations ou le directeur du fonds SRF.
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Qualifications requises
Traduction:
- Anglais – maîtrise totale, oral et écrit
- Français – maîtrise totale, oral et écrit.
Obligatoire:
- Minimum de 5 ans d’expérience professionnelle pertinente dans un poste lié à la finance et/ou à la gestion des subventions au sein d’une ONG/iONG ou au sein de structures de donateurs
- Expérience de travail avec de grands donateurs institutionnels, tels que le FCDO, l’UE, ECHO, l’USAID, le HCR et d’autres agences des Nations Unies.
- Connaissance des règles et règlements des donateurs
- Capacité démontrée à prioriser les charges de travail importantes, à respecter constamment les délais et à s’adapter dans un environnement de travail complexe et stimulant.
- Capacité à travailler efficacement et de manière autonome, en équipe.
Souhaitable:
- Expérience de travail antérieure dans une mission en RDC
- Expérience antérieure de travail avec Dynamics ou un autre système ERP robuste tel que SAP, Oracle, etc.
- Connaissance de base de Power Querry, Power Apps, Power BI ou expérience du développement de systèmes de subventions internes
- Une expérience antérieure de travail avec des partenaires locaux est un avantage certain
- Expérience antérieure dans la région du Sahel.
Éducation:
- Diplôme universitaire en sciences politiques, en développement international, en économie, en administration des affaires ou dans un autre domaine pertinent
- Tout certificat professionnel dans le cadre global de subventions ou de coopérations de partenariat démontrant un intérêt pour le domaine serait un avantage.
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Compétences et qualités requises
- Compétences clés de la DRC :
- Viser l’excellence
- Collaboration
- Prendre les devants
- Communication
- Faire preuve d’intégrité
- Capacité à travailler dans un environnement multinational et multiculturel
- La proactivité, avec un engagement solide dans le travail d’équipe et un esprit de collaboration authentique
- D’excellentes compétences en communication, ainsi que de la patience et de la politesse sont requises
- Des compétences multitâches et organisationnelles sont nécessaires
- Adaptable et flexible
- Compétences avérées en matière d’analyse et de pensée critique
- Sens exemplaire de l’éthique au travail
- Esprit d’équipe et bon sens de l’humour.
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Règlement général
- L’employé doit suivre les instructions de la DRC en matière de sécurité, de confidentialité et de directives éthiques, y compris le Code de conduite et le Cadre de responsabilité humanitaire
- L’employé ne doit pas s’engager dans d’autres activités rémunérées pendant la période du contrat DRC sans autorisation préalable
- L’employé ne doit pas s’engager dans une activité qui pourrait nuire à la DRC ou à la mise en œuvre d’un projet pendant la durée du contrat de la DRC.
- L’employé ne doit pas donner d’entrevues aux médias ou publier des photos ou d’autres documents liés au projet sans autorisation préalable
- L’employé doit retourner tout l’équipement emprunté pour le projet à la DRC après la fin de la période du contrat ou sur demande.
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Processus de demande
Tous les candidats doivent envoyer une lettre de motivation et un CV à jour (ne dépassant pas quatre pages) sur le site Web de la DRC. Les deux doivent être en anglais.
La DRC garantit l’égalité des chances en matière d’emploi et interdit la discrimination en matière d’emploi fondée sur la race, le sexe, la couleur, la religion, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état matrimonial ou le handicap.
La DRC encourage tous les candidats à postuler et ne pratique aucune discrimination dans tout processus de recrutement.
Cependant, tous les candidats doivent prendre en considération le fait que la RDC ne peut pas offrir un contrat de travail international à un citoyen du pays d’affectation (dans ce cas précis, le Sénégal).
La date limite de dépôt des candidatures est le 19 mai 2025 à 23h59 (heure GMT). Les demandes soumises après cette date ne seront pas prises en considération.
En raison de l’urgence du poste, DRC a le droit de recruter un candidat qui correspond au profil requis avant la date limite ci-dessus.
