Le Bureau des Nations Unies pour l’Afrique de l’Ouest et le Sahel (UNOWAS) est chargé du mandat global visant à renforcer la contribution des Nations Unies à la réalisation de la paix et de la sécurité en Afrique de l’Ouest et au Sahel. Il mène des activités de diplomatie préventive, de bons offices ainsi que de médiation et de facilitation politiques dans les pays d’Afrique de l’Ouest et du Sahel.
Ce poste est situé au sein de la Section du soutien à la mission. L’Assistant(e) aux voyages et au protocole relèvera du/de la Chef(fe) des ressources humaines.
TRAVEL ASSISTANT, G6
Vacance de poste
Référence de l’avis de vacance : 276683
Réseau d’emplois : Gestion et administration
Famille d’emplois : Administration
Catégorie et classe : Catégorie des services généraux et catégories apparentées, G-6
Lieu d’affectation : DAKAR
Département/Bureau : Office of Human Resources Management
Date de publication : Apr 29, 2026
Date limite de candidature : May 13, 2026
Responsabilités
Sous la direction et la supervision du/de la Chef(fe) des ressources humaines, le/la titulaire du poste est responsable des fonctions suivantes :
Administration des voyages
- Examiner et approuver toutes les autorisations de voyage non commercial de la mission, appuyer les transactions de voyages officiels soumises par le personnel de la mission, ainsi que les expéditions officielles des effets personnels, conformément aux règles et politiques applicables ;
- Examiner les rapports de dépenses acheminés dans Umoja vers l’Unité des voyages afin de déterminer les montants remboursables au titre des droits aux prestations officielles, conformément aux règles des Nations Unies, avant de les transmettre au gestionnaire des demandes de remboursement de voyages (TCP) dans Umoja ;
- Coordonner avec les partenaires commerciaux concernés ou d’autres parties le remboursement des voyages effectués après la clôture de la période financière ; préparer les modifications des demandes de voyage existantes lorsque nécessaire ;
- Examiner les problèmes liés aux voyages dans Umoja signalés par le TSA, le TCP ou tout utilisateur/approbateur du module ESS des voyages, et veiller à ce qu’aucune demande ne soit dupliquée ;
- Assister les membres du personnel sur Umoja ESS, résoudre les problèmes techniques, identifier les difficultés rencontrées par le personnel d’UNOWAS dans le traitement des demandes et transactions liées aux voyages ;
- Suivre le traitement des demandes soumises au Bureau des voyages du RSCE, vérifier les billets fournis au personnel d’UNOWAS et s’assurer que les services rendus sont conformes à l’accord de niveau de service (SLA) ;
- Agir en tant que point focal des voyages pour UNOWAS et officier de permanence, en assurant un suivi continu avec le Bureau des voyages du RSCE, en surveillant les demandes en attente ou mal traitées, et en restant prêt à intervenir rapidement en cas de situations exceptionnelles telles que les annulations, modifications d’itinéraires ou demandes de dernière minute.
Services aux clients
- Fournir un appui continu aux clients et les assister pour toute question relative à leurs voyages officiels ainsi qu’à la soumission ou à l’approbation de leurs demandes de voyage ou rapports de dépenses par le RSCE ;
- Assurer, si nécessaire, la formation du personnel sur la solution de voyage Umoja ;
- Fournir aux membres du personnel des informations sur leurs droits en matière de voyage, les politiques et procédures applicables aux voyages officiels, au déménagement des effets personnels, aux arrangements logistiques ainsi qu’aux exigences en matière de passeports et de visas, conformément aux règles en vigueur.
Services de protocole
Assurer un appui au/à la Responsable du protocole et garantir la continuité des services de protocole en son absence :
- Aider à coordonner les dispositions relatives aux salons VIP à l’aéroport pour le/la RSSG et le/la DRSSG, y compris la facilitation des formalités d’immigration, le traitement des visas, ainsi que l’appui protocolaire et logistique aux points d’entrée ; veiller à l’accès aux installations VIP pour le personnel des Nations Unies éligible en visite au Sénégal, en coordination avec les autorités compétentes ;
- Aider au traitement des visas d’entrée et de leurs prolongations pour le personnel non statutaire, y compris le personnel militaire, la police des Nations Unies (UNPOL), les Volontaires des Nations Unies et les contractants internationaux, en veillant au respect des exigences du pays hôte ;
- Appuyer la délivrance et le renouvellement des cartes d’identification diplomatiques pour le personnel et les personnes à charge éligibles, y compris le traitement des visas de courtoisie et des formalités d’entrée et de sortie, et veiller à la gestion rapide et précise de toute la documentation connexe ;
- Fournir un appui aux processus administratifs liés au protocole pour les véhicules officiels des Nations Unies, notamment l’admission temporaire, le dédouanement et l’immatriculation diplomatique, en veillant au respect des réglementations nationales et des procédures établies des Nations Unies ;
- Faciliter la mise en œuvre des privilèges et immunités de la mission et de son personnel, dans la mesure où ils ne sont pas contraires aux lois locales, afin de protéger les intérêts des Nations Unies ;
- Aider à coordonner avec les autorités locales les aspects protocolaires liés aux évacuations sanitaires (MEDEVAC), selon les besoins.
Compétences
- Professionnalisme : Connaissance des politiques, procédures et pratiques relatives au traitement des voyages et du protocole, et capacité à les appliquer dans un cadre organisationnel. Fait preuve d’initiative, établit des liens pertinents dans les exigences du travail et anticipe les étapes suivantes. Connaissance des procédures de réservation aérienne et des structures tarifaires associées. Capacité à utiliser des systèmes de réservation électroniques. Connaissance des services liés au protocole, y compris des compétences en négociation. Bonne connaissance et expérience dans l’application du Règlement et des règles du personnel des Nations Unies. Fait preuve de fierté dans son travail et ses réalisations ; démontre une compétence professionnelle et une maîtrise du domaine ; est consciencieux(se) et efficace dans le respect des engagements, des délais et dans l’atteinte des résultats ; est motivé(e) par des considérations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face aux problèmes ou défis difficiles ; reste calme dans les situations de stress. Assume la responsabilité d’intégrer la dimension de genre et de garantir la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
- Planification et organisation : Définit des objectifs clairs en cohérence avec les stratégies convenues ; identifie les activités et tâches prioritaires ; ajuste les priorités selon les besoins ; alloue le temps et les ressources nécessaires à l’accomplissement du travail ; anticipe les risques et prévoit des mesures de contingence lors de la planification ; suit et ajuste les plans et actions si nécessaire ; utilise le temps de manière efficace.
- Orientation client : Considère toutes les personnes bénéficiant des services comme des « clients » et s’efforce de comprendre leur point de vue ; établit et maintient des relations de partenariat productives en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et y répond par des solutions appropriées ; suit l’évolution de l’environnement interne et externe des clients afin d’anticiper les problèmes ; tient les clients informés de l’avancement ou des difficultés des projets ; respecte les délais de livraison des produits ou services aux clients.
Formation
Un diplôme de fin d’études secondaires ou un diplôme équivalent est requis.
Job – Specific Qualification
Un diplôme technique ou professionnel en gestion des voyages, en logistique ou dans un domaine connexe est souhaitable.
Une formation en services de protocole ou dans un domaine connexe est souhaitable.
Expérience professionnelle
Connaissances linguistiques
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour cet avis de vacance de poste, le français et l’anglais sont requis. Le tableau ci-dessous indique le niveau minimal exigé pour chaque compétence dans ces langues, selon le Cadre des Nations Unies pour les langues (merci de consulter https://languages.un.org pour plus d’information).
Langues requises
Langue | Lire | Écrire | Écouter | Parler
English | Niveau ONU III | Niveau ONU III | Niveau ONU III | Niveau ONU III
French | Niveau ONU III | Niveau ONU III | Niveau ONU III | Niveau ONU III
Méthode d’évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation, qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.
Notice spéciale
Ce poste est soumis au recrutement local conformément à l’article 4.4 du Règlement du personnel des Nations Unies. Les candidats aux postes de la catégorie des services généraux et des catégories apparentées doivent être autorisés à travailler pour les Nations Unies dans le lieu d’affectation où se trouve le poste. Les candidats éligibles sélectionnés en dehors du lieu d’affectation sont responsables de tous les frais liés à leur installation sur le lieu d’affectation. Les fonctionnaires soumis au recrutement local ne sont pas éligibles aux indemnités ou avantages réservés au recrutement international.
Aux Nations Unies, la considération primordiale dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité, en tenant dûment compte de la diversité géographique. Toutes les décisions en matière d’emploi sont prises sur la base des qualifications et des besoins de l’organisation. Les Nations Unies s’engagent à créer un environnement diversifié et inclusif fondé sur le respect mutuel. Elles recrutent et emploient leur personnel sans distinction d’identité de genre, d’orientation sexuelle, de race, d’origine religieuse, culturelle ou ethnique, ni de handicap. Des aménagements raisonnables peuvent être accordés aux candidats en situation de handicap afin de faciliter leur participation au processus de recrutement, sur demande et lorsque cela est indiqué dans la candidature.
Le Secrétariat des Nations Unies s’engage à atteindre un équilibre de 50/50 entre les femmes et les hommes au sein de son personnel. Les candidates sont vivement encouragées à postuler à ce poste.
Charte des Nations Unies
Aucun frais de dossier
L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.
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