Première Urgence Internationale (PUI) est une organisation humanitaire internationale non gouvernementale, à but non lucratif, apolitique et non confessionnelle. Nos équipes s’engagent à soutenir les populations civiles victimes de marginalisation et d’exclusion, ou touchées par des catastrophes naturelles, des guerres et des crises économiques, en répondant à leurs besoins fondamentaux.
Lieu : Gusau, Zamfara.
Type d’emploi : Temps partiel.
Objectif général / Résumé
- Le responsable RH et administratif de la base est chargé de gérer le département administratif de la base sous la supervision directe du coordinateur de terrain et avec le soutien technique du coordinateur financier et du coordinateur RH.
- Il/Elle est responsable du bon fonctionnement des services administratifs de la base, conformément aux procédures de PUI et des donateurs.
Principales responsabilités et tâches
: Assurer la gestion des ressources humaines de la base
- Il/Elle travaille en collaboration avec le coordinateur de terrain et le coordinateur RH pour mettre en place les procédures et les outils de gestion des ressources humaines (RH) conformément à la réglementation du travail du pays d’intervention, au règlement intérieur du personnel (RIS) ainsi qu’aux directives RH, et surveille les risques associés aux questions RH au sein de la base. Il/Elle travaille, sous la responsabilité du coordinateur de terrain et en lien avec les chefs des autres départements, à l’examen et à l’optimisation de la structure RH de la base.
- Il/Elle met en œuvre les règles, procédures et outils RH au sein de la base concernant : les nouvelles réglementations RH, les contrats de travail nationaux, les procédures de recrutement, les opérations de paie, la mise en place de conditions de travail appropriées, les dossiers RH électroniques et physiques.
- Il/Elle assure la gestion administrative du personnel national, notamment les opérations de paie, le suivi des absences, la constitution, la mise à jour et l’archivage des dossiers du personnel.
- Il/Elle assume ou délègue la responsabilité de l’intégration de tout nouvel employé sur la base, et veille notamment à ce que les procédures logistiques, administratives, RH et financières, ainsi que les procédures d’utilisation des moyens de communication et de transport soient expliquées et comprises.
- Il/Elle suggère des mises à jour possibles de l’ISR en termes de règles, de procédures et d’outils relatifs au recrutement, à la rémunération, à la gestion administrative, aux aspects disciplinaires et à la gestion du développement de carrière individuel au sein de l’organisation.
- Il/Elle contrôle et supervise la mise en œuvre des outils et des procédures et fournit le soutien nécessaire à la réalisation du service.
- Il/Elle contribue à l’organisation du recrutement (planification provisoire, publicité, candidatures et entretiens) pour tous les départements.
- Il/Elle participe au processus d’embauche, ainsi qu’à toute décision relative à la rupture des contrats de travail des employés nationaux au niveau de base.
- Il/Elle veille au respect du règlement intérieur de PUI au niveau de la base.
- Il/Elle veille à ce que tous les employés nationaux fassent l’objet d’une évaluation écrite conformément aux directives internes de PUI Nigeria.
- Il/Elle dispense des formations au personnel national (aspects administratifs et logistiques relatifs aux procédures) en fonction des besoins.
- Il/Elle gère les conflits interpersonnels qui surviennent sur sa base et en réfère au coordinateur de terrain s’il/elle n’est pas en mesure de résoudre le différend.
- Il/Elle assure le suivi des carrières des employés du personnel national, en collaboration avec les chefs de projet, le logisticien et le coordinateur de terrain.
- Il/Elle est le/la garant(e) de l’image de PUI dans sa zone d’intervention et, à ce titre, veille à ce que l’ensemble du personnel placé sous son autorité adopte un comportement conforme aux valeurs défendues par l’organisation et dans le plein respect de la culture locale.
Assurer la gestion financière, budgétaire, comptable et administrative de la base :
- Il/Elle travaille en collaboration avec le coordinateur financier pour mettre en place les aspects liés aux finances, notamment les éléments budgétaires, comptables et de trésorerie de la base.
- Il/Elle assure la mise en place et la bonne utilisation des outils et procédures de gestion financière, comptable et budgétaire de la base : procédures comptables, enregistrements comptables, SAGA, suivi des budgets, tableaux d’affectation, projections budgétaires, prévisions de trésorerie, gestion de trésorerie et sécurité de la trésorerie.
- Il/Elle est responsable de l’optimisation des coûts et utilise le suivi budgétaire à cette fin ; il/elle veille à ce que la base dispose de ressources financières adéquates pour son fonctionnement.
- En matière de suivi budgétaire, il/elle participe à l’analyse en équipe (ainsi qu’à la gestion technique, administrative et logistique) et est responsable de la détection des anomalies et de la proposition d’ajustements au coordinateur de terrain et au coordinateur financier.
- Il/Elle veille à ce que les écritures comptables soient effectuées conformément aux règles internes et communiquées au coordonnateur financier selon le calendrier convenu, après approbation du coordonnateur de terrain.
- En collaboration avec le coordonnateur financier et le coordonnateur de terrain, il/elle suit les flux de trésorerie de sa base et supervise les décaissements.
- En collaboration avec le coordonnateur financier et le coordonnateur de terrain, il/elle veille à la mise en place d’un système de contrôle interne au sein de la base. Il/Elle assure le respect des procédures relatives aux engagements de dépenses et participe au processus d’approbation des bons de commande.
- Il/Elle est le/la garant(e) de la comptabilité et, à ce titre, veille à ce que les soldes de trésorerie et les comptes bancaires (le cas échéant) soient absolument et définitivement justifiés par des documents comptables appropriés.
- Il/Elle organise et dispense des formations au personnel administratif national de la base sur ces outils et procédures.
- Il/Elle veille à ce que ces outils et procédures soient compris et appliqués par le personnel national.
- Il/Elle contrôle et supervise la mise en œuvre des outils et des procédures et fournit le soutien nécessaire à la réalisation du service.
- Il/Elle apporte un soutien technique à la base en matière d’outils financiers.
- Il/Elle développe des outils pour mettre en œuvre les services administratifs au sein de la base.
- Il/Elle organise la préparation des audits au niveau de base, sous la supervision du coordinateur financier.
- Il/Elle contribue à la préparation des demandes de subvention et rédige les budgets de la base.
- Sous la supervision directe du coordonnateur de terrain et avec le soutien du coordonnateur financier et/ou du coordonnateur des ressources humaines, il/elle assure le suivi de la mise en œuvre des réglementations administratives nigérianes au niveau local et interagit avec les administrations locales.
Assurer le signalement et la diffusion des informations
- Il/Elle assure une circulation efficace de l’information vers le coordinateur de terrain, le coordinateur financier et le coordinateur RH, et, si nécessaire, vers l’équipe de programme, l’équipe logistique et le chef de mission.
- Il/Elle rédige ou participe à la rédaction de rapports sur les opérations internes dans tous les domaines relevant de son champ d’action en matière de gestion financière, budgétaire, comptable et des ressources humaines de la mission.
- Il/Elle assiste le(s) responsable(s) de la base dans l’exécution de leurs activités administratives, dans une relation fonctionnelle et non hiérarchique.
- Il/Elle envoie les rapports internes et externes à son supérieur hiérarchique direct, tout en respectant les délais internes d’approbation (rapports logistiques mensuels / comptabilité / rapports sur le suivi budgétaire / estimations de trésorerie).
- Il/Elle assiste aux réunions de coordination interne et y participe activement.
- Si nécessaire et par délégation du coordinateur de terrain, du coordinateur financier ou du coordinateur RH, il/elle représente l’association auprès des partenaires, des autorités locales et des différents acteurs impliqués dans les aspects financiers, administratifs, juridiques et de ressources humaines de la mission.
Assurer la gestion du service administratif :
- Il/Elle assure la supervision et la gestion directes du responsable financier, du responsable des ressources humaines et de l’assistant administratif.
- Il/Elle assure la définition des objectifs à atteindre par le département administratif et suit leur réalisation, et dirige l’évaluation à mi-parcours et finale du personnel.
- Il/Elle contribue au processus décisionnel relatif à toute rupture de contrat de travail.
- Il/Elle assure ou délègue la responsabilité de l’intégration des nouveaux employés au sein du service administratif, en veillant à ce que les outils et procédures pertinents, ainsi que les politiques de PUI, soient bien compris.
- Il/Elle établit les profils de poste du personnel local placé sous sa supervision directe.
Priorités du département :
- Mise en œuvre des principaux outils et processus PUI dans les domaines des RH et des finances (FFU, paie, etc.)
- Renforcement des capacités de l’équipe administrative et de l’ensemble du personnel en général en matière de processus et de procédures financières/RH (y compris la finalisation des recrutements en cours au sein de son équipe).
- Appuyer et guider les gestionnaires dans le recrutement des équipes pour les départements de la logistique et des programmes.
Salaire
1 060 667 N par mois.
Date limite de dépôt des candidatures :
16 février 2026.
Comment postuler
Les candidats intéressés et qualifiés doivent :
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