Handicap International / Humanity & Inclusion (HI) est une association de solidarité internationale indépendante et impartiale, qui intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes.
Le poste de chargé(e) de reporting Tchad vient en appui spécifiquement au Chargé des FI Tchad sur la gestion du reporting bailleur et l’appui au développement de nouveaux projets.
Il/Elle sera amené selon les besoins et possibilités à se mobiliser en appui aux autres pays du périmètre.
VOTRE MISSION :
Le périmètre du poste est susceptible d’évoluer. Le/la chargé(e) de reporting interviendra spécifiquement en appui sur les projets du Tchad, mais également selon les besoins pourra être mobilisé en appui aux autres pays de la région Sahel Afrique de l’Ouest, à savoir : le Burkina Faso, le Niger, le Togo, le Sénégal, et le Bénin. La localisation au Tchad reste fixe.
Responsabilité 1 : contribuer à la rédaction des propositions de projets et rapports.
- Contribuer à l’élaboration de propositions et de notes conceptuelles, conformément aux règlements des bailleurs et aux processus techniques internes, en collaboration avec les chefs de projet, le chargé(e) de développement du programme, le directeur des opérations et les départements Finances/RH/Logistique et l’IPO
- Coordonner les phases de reporting du projet :
Elaborer des rétro-plannings pour chaque rapport, en collaborant avec les différents départements impliqués (opérations, finances, logistique, unité technique, sécurité, RH et MEAL, siège et association nationale)
– Contribuer à la bonne coordination entre les chefs de projet, les responsables de zone, les responsables d’opérations et les responsables de pays, les global specialist et le responsable des opérations pour la compilation des contributions aux rapports narratifs et dans le suivi des contrats bailleur (un outil de suivi, utilisé au niveau de la direction géographique, doit être adapté).
– Assurer la coordination avec les services partagés pour garantir la cohérence globale des rapports narratifs et financiers et l’exhaustivité des annexes.
- Assurer la compilation des versions narratives pour les projets régionaux et les projets de consortium sélectionnés.
- Garantir le contrôle de la qualité et la conformité des notes conceptuelles, des propositions de projet et des rapports narratifs aux exigences et procédures des donateurs.
- Régulièrement mettre à jour les informations relatives aux subventions et à la relation avec les bailleurs sur la plateforme de gestion de la relation client (CRM) (plateforme CRM en cours de développement)
Responsabilité 2 : Donor Compliance
- Soutenir l’équipe sur les questions contractuelles et faire le lien avec le siège / les partenaires : processus contractuel avec les partenaires et questions sur les règles des donateurs, en accord avec le responsable compliance et risque du siège et les IPO et IPSO (le cas échéant).
- Organiser des réunions d’ouverture et de clôture de projet pour tous les membres du personnel / départements concernés afin d’assurer la cohérence dans la compréhension de la conception de la subvention entre les départements et les bases, ainsi que pour promouvoir le partage des réalisations et des leçons apprises.
- Assurer une communication et une coordination régulières avec les IPSO et IPO des Associations Nationales, les opérations et le responsable compliance et risque du siège pour toutes les mises à jour sur les règles, règlements et stratégies des donateurs ou les éventuels cas de fraude ou de violation des directives des donateurs.
- Sous la direction du DP, gérer tout litige avec le donateur concernant les subventions accordées, en mobilisant l’unité concernée du siège (contrôleur financier, responsable compliance et des risques des financements institutionnels, IPO).
Responsabilité 3 : Renforcement des capacités en reporting et rédaction de projet
- Organiser des formations et soutenir le renforcement des capacités pour tous les membres du personnel de terrain de l’organisation et pour le personnel des partenaires de HI sur le développement et le rapportage des programmes, ainsi que sur la documentation spécifique aux programmes de HI.
- Faciliter la connaissance du personnel de terrain des espaces DFI Hinside
- Se rendre régulièrement sur le terrain afin de travailler directement avec le staff chargé de la mise en œuvre du projet et maintenir une compréhension approfondie des activités du programme de HI et du contexte opérationnel.
- Soulever les problèmes de conformité de manière proactive avec le personnel du programme et les chefs de département.
- Archiver le feedback des bailleurs et adapter les rapports en conséquence.
Responsabilité 4 : Renforcement des capacités
- Soutenir l’élaboration de supports de communication interne et externe – Proposer des canaux et des outils d’information internes
- Structurer et partager l’information pour la diffuser au HQ, aux partenaires, aux forums de coordination (newsletters, présentations, vidéos…)
- Soutenir le spécialiste du développement de programme dans l’analyse des changements de stratégies des bailleurs de fonds suivis par le programme (stratégies de financement, zones de financement, notes de positionnement, etc.)
- Répertorier tous les partenaires financiers (institutionnels ou privés) dans le pays.
- Appuyer le responsable de l’unité technique dans l’organisation des visites de terrain et accompagner les visites de terrain si nécessaire
SPECIFICITES/PARTICULARITES DU POSTE :
N’Djamena est une capitale sécurisée (peu d’incidents, forte présence des forces de sécurité) où il fait bon vivre (restaurants, bars, supermarchés, boulangeries, complexes hôteliers, etc.). N’Djamena rassemble une forte communauté expatriée. De nombreux sports y sont praticables (tennis, boxe, yoga, golf…). Le risque majeur est celui d’attaque terroriste comme celles survenues en 2015, même si aucun incident de ce type n’a eu lieu depuis Des règles de sécurité sont donc en place pour minimiser l’exposition aux risques mais ces mesures restent limitées aux lieux les plus à risques afin de permettre de mener une vie quasi-normale.
Profil
- Vous êtes titulaire d’un master en études humanitaires et de développement
- Vous avez 3 ans d’expérience dans le développement de projets humanitaires et la relations avec les donateurs (expérience consortium aussi)
- Vous maîtrisez les règles relatives aux bailleurs, la planification et la coordination interne.
- Vous avez de très bonnes capacités rédactionnelles en français et en anglais
- Vous avez le sens de l’analyse et une pensée synthétique.
- Vous êtes diplomate, responsable et coopératif.
